Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України

Відповідно до статті 13 Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та з метою удосконалення роботи зі зверненнями громадян

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України, що додається.

2. Першому заступнику Міністра, заступнику Міністра, заступнику Міністра - керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів Мінпромполітики України забезпечити додержання вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України.

3. Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв’язків з громадськістю (патронатна служба) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян" , Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348, та визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві промислової політики України (далі - Мінпромполітики України).

1.2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

1.3. Діловодство за зверненнями громадян у Мінпромполітики України ведеться окремо від інших видів діловодства та здійснюється відповідно до цієї Інструкції.

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах Мінпромполітики України (далі - структурні підрозділи) покладається на осіб, відповідальних за ведення діловодства.

1.4. Розгляд звернень громадян (пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг) проводиться відповідно до статей 14 - 16 Закону України "Про звернення громадян".

1.5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами.

2.1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне), або надіслане поштою.

2.2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених частинами другою, третьою та п’ятою статті 5 Закону України "Про звернення громадян" .

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

2.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, де пропущені строки їх подання, що передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Міністр промислової політики, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

2.4. Усі звернення громадян, що надходять до Мінпромполітики України, підлягають обов'язковій класифікації за видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян" , а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.

2.5. Усі звернення громадян, що надходять до Мінпромполітики України, централізовано реєструються у відділі забезпечення роботи Міністра та звернень громадян Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв’язків з громадськістю (патронатна служба) (далі - Відділ) за формою реєстраційно-контрольної картки, придатної для оброблення персональними комп'ютерами (додаток 1). Реєстраційно-контрольна картка заповнюється відповідно до вказівок щодо заповнення реєстраційно-контрольної картки (додаток 2).

Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.

2.6. Реєстрація звернень громадян у Мінпромполітики України проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

2.7. Спеціалісти Відділу щодня формують реєстр зареєстрованих звернень, відповідно до якого звернення передаються на виконання до структурних підрозділів під підпис особи, відповідальної за ведення діловодства в структурному підрозділі (навпроти кожного звернення - окремий підпис), із зазначенням дати отримання.

2.8. Керівники структурних підрозділів Мінпромполітики України, до компетенції яких належать питання, зазначені у зверненнях, здійснюють подальший розгляд звернень громадян і визначають виконавців кожного з них.

2.9. Звернення громадян передаються особами, відповідальними за ведення діловодства, виконавцям під підпис у журналах обліку звернень громадян, що ведуться у структурних підрозділах за встановленою формою (додаток 3).

2.10. Облік особистого прийому громадян у Мінпромполітики України ведеться в журналі обліку особистого прийому громадян (додаток 4).

Усі звернення громадян, подані на особистому прийомі, у тому числі усні, реєструються централізовано. До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера "П".

2.11. Після реєстрації документа проставляється реєстраційний індекс. Реєстраційний індекс звернення зазначається у реєстраційному штампі (додаток 5). Штамп ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення (наприклад, "К-103"). Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання пропозицій, заяв і скарг.

На вимогу громадянина, який подав звернення до Мінпромполітики України, на першому аркуші копії звернення проставляється реєстраційний штамп із зазначенням дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

Реєстраційний індекс колективних звернень складається з літер "Ко" та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшли (наприклад, "Ко-104").

2.12. У випадках надходження повторних звернень громадян до Мінпромполітики України їм надається черговий реєстраційний індекс, а на відповідному полі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторних звернень праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка "ПОВТОРНО" і додається все попереднє листування.

Звернення громадянина з того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінпромполітики України, обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, "К-103/1", "К-103/2", "К-103/3").

2.13. У разі якщо про результати розгляду письмового звернення необхідно повідомити іншу організацію, усі примірники реєстраційно-контрольних форм та перший аркуш оригіналу звернення позначаються словом "КОНТРОЛЬ" або літерою "К".

2.14. Керівники та працівники структурних підрозділів Мінпромполітики України при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.

2.15. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, що підписані керівництвом Мінпромполітики України, та їх відправка здійснюються централізовано відділом обліку вихідної та внутрішньої кореспонденції Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв’язків з громадськістю (патронатна служба).

3.1. Звернення громадян розглядаються в строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян" .

3.2. Строк розгляду звернень громадян обчислюється в календарних днях з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, до дня присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді.

3.3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в строки, встановлені контролюючим органом або керівництвом Мінпромполітики України.

3.4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Мінпромполітики України, відповідальний за розгляд структурний підрозділ Мінпромполітики України у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянин, який подав звернення.

3.5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

4.1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів Мінпромполітики України, які зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень у встановлені законодавством строки.

4.2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.

4.3. Звернення громадян знімаються з контролю працівниками Відділу шляхом внесення дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень, що відображаються в реєстраційно-контрольних картках документів.

5.1. Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копією листа-відповіді повертаються до Відділу для централізованого формування справ, картотек, банку даних та зберігання.

Формувати та зберігати справи у виконавців забороняється.

5.2. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вкладається у м'яку обкладинку (додаток 6). У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони додаються до цієї групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність.

Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформлюється за встановленою формою (додаток 7).

5.3. Звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях зберігаються протягом часу, визначеного зведеною номенклатурою справ Мінпромполітики України.

5.4. У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян їх передача особі, відповідальній за ведення архівної справи у Мінпромполітики України, а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації , затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

6.1. Керівники структурних підрозділів Мінпромполітики України або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.

6.2. Працівник Відділу, відповідальний за ведення діловодства за зверненнями громадян, щокварталу до 07 числа місяця, наступного за звітним періодом, готує та подає керівнику Департаменту забезпечення роботи Міністра, документообігу та зв’язків з громадськістю (патронатна служба) звіт про роботу зі зверненнями громадян, що надійшли до Мінпромполітики України, проведення особистих прийомів громадян та про результати вирішення порушених питань (додаток 8).

6.3. Щороку до 15 січня Відділ готує та подає Міністру довідку про роботу зі зверненнями громадян у Мінпромполітики України за звітний рік. Аналітичні довідки поточного характеру складаються за потреби.

1. Колективних. 2. Повторних. 3. Від героїв, інвалідів Великої Вітчизняної війни. 4. Від ветеранів війни та праці, багатодітних сімей та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки. 5. Пропозиції. 6. Заяви, клопотання. 7. Скарги. 8. Вирішено позитивно. 9. Відмовлено у задоволенні. 10. Надано роз'яснення. 11. Звернення, що повернуто авторові відповідно до статей 5 і 7 Закону України "Про звернення громадян" . 12. Звернення, що пересилається за належністю відповідно до статті 7 Закону України "Про звернення громадян". 13. Звернення, що не підлягає розгляду відповідно до статей 8 і 17 Закону України "Про звернення громадян". 14. Розглянуто, надано відповідь з порушенням термінів. 15. У стадії розгляду.