РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Голови Верховної Ради України
| м. Київ № 555 21.04.2025 |
Про внесення змін до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України
Внести до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 8 лютого 2021 року № 19 "Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах" із наступними змінами, такі зміни:
1. У пункті 2 слова "Про електронні довірчі послуги" замінити словами "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", слова "в засобах масової інформації" - словами "у медіа", а цифри "2732:2004" - цифрами "2732:2023".
2. Пункти 25, 85, 116, 137, 139, 140, 271, 365, 372, 374 і 375 викласти в такій редакції:
"25. Для засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа використовуються штампи. Засвідчення паперової копії оригіналу електронного документа здійснюється:
1) структурним підрозділом з документального забезпечення - документів народних депутатів України, документів тимчасових спеціальних, тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, документів структурних підрозділів Апарату, крім випадків, передбачених підпунктами 2-4 цього пункту;
2) структурними підрозділами з питань звернень громадян, з управління кадрами, з управління справами, з виконання функцій контролю - документів, створених відповідними підрозділами;
3) секретаріатом комітету - документів, створених у відповідному комітеті (засвідчуються керівником секретаріату комітету), а також документів постійного зберігання, сформованих у справи секретаріатом відповідного комітету (засвідчуються діловодом секретаріату комітету);
4) секретаріатом депутатської фракції (депутатської групи) у Верховній Раді України - документів, створених у відповідній депутатській фракції (депутатській групі), а також документів постійного зберігання, сформованих у справи секретаріатом відповідної депутатської фракції (депутатської групи)";
"85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.
Документи формуються у справи діловодом (у паперовій формі - діловодом та відповідальним виконавцем) структурного підрозділу протягом діловодного року після завершення їх опрацювання керівником підрозділу або уповноваженою ним особою";
"116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.
Електронний документ може бути видалений з ЄАС у разі його помилкової реєстрації за поданням підписувача електронного документа згідно з актом у встановленому порядку";
"137. Документи у паперовій формі постійного і тривалого зберігання зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу, забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу після закінчення діловодного року (за потреби) та після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання";
"139. Документи у паперовій формі тимчасового зберігання відповідно до номенклатури справ зберігаються у структурному підрозділі до моменту їх вилучення для знищення згідно з актом (додаток 11 до цього Положення) після спливу строку зберігання.
Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.
140. Документи тимчасової слідчої комісії, тимчасової спеціальної комісії тимчасового і постійного зберігання формуються у справи відповідальним працівником секретаріату комісії, який забезпечує тимчасове зберігання справ і передавання їх до архівного підрозділу до закінчення строку, на який утворено відповідну тимчасову комісію. У разі направлення матеріалів тимчасової слідчої комісії до Офісу Генерального прокурора до архівного підрозділу передаються копії відповідних документів, засвідчені структурним підрозділом з документального забезпечення";
"271. Структурний підрозділ Апарату та секретаріат головного комітету згідно із статтями 97 та 140 Регламенту Верховної Ради України ведуть відповідно справу законопроекту щодо кожного законопроекту, включеного до порядку денного сесії Верховної Ради України, і справу закону після набрання чинності законом України";
"365. Архів документів створюється відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів:
1) документів постійного і тривалого зберігання - у паперовій та електронній (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву) формах;
2) документів тимчасового зберігання - в електронній формі (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву)";
"372. Строки зберігання документів зазначаються у номенклатурі справ на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі - Перелік типових документів).
Для документів, не передбачених Переліком типових документів, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією";
"374. Формування справи - це групування виконаних документів у справу відповідно до затвердженої номенклатури справ з дотриманням таких вимог:
1) у справу групуються документи, виконані протягом одного календарного року, крім:
документів, передбачених Регламентом Верховної Ради України;
особових справ (формуються протягом періоду роботи особи в Апараті);
документів депутатських фракцій (депутатських груп) у Верховній Раді України (формуються за період скликання);
перехідних справ, що ведуться протягом кількох років;
2) справа формується лише з оригіналів, примірників оригіналів документів;
3) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи тимчасового зберігання, не обмежується кількістю електронних документів;
4) обсяг електронної справи (кількість документів), що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, повинен відповідати обсягу справи, сформованої у паперовій формі;
5) справа постійного зберігання у паперовій формі не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). За наявності більшого обсягу аркушів справа формується з кількох томів, що нумеруються;
6) до справи включаються документи лише з одного предмета або групи споріднених предметів, що становлять єдиний тематичний комплекс;
7) не допускається включення до справи постійного зберігання чернеток, особистих документів, розтиражованих копій і документів, що підлягають поверненню;
8) у разі формування справ з оригіналів документів у паперовій формі опис справ складається також у системі, що забезпечує ведення електронного архіву.
375. Документи, що включаються до справи законопроекту, закону, формуються у справи в паперовій та електронній формах.
Для всіх електронних документів справи законопроекту, закону виготовляється паперова копія документа, що засвідчується відповідно до пункту 25 цього Положення.
Справи законопроектів, знятих з розгляду, зберігаються лише в електронній формі (у системі, що забезпечує ведення електронного архіву) постійно, а документи, подані у паперовій формі, відносяться до документів тимчасового зберігання.
Справи законопроектів, розгляд яких не завершено протягом діяльності Верховної Ради України чергового скликання, відповідно до статті 106 Регламенту Верховної Ради України подаються Верховній Раді України нового скликання.
Закони, ухвалені Верховною Радою України, підписані Головою Верховної Ради України, але не підписані Президентом України, формуються у справи після закінчення календарного року, в якому вони ухвалені. У разі їх підписання Президентом України уточнена інформація вноситься до відповідних описів та справ після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання".
3. Абзац другий пункту 377 виключити.
4. Підрозділ 31 "Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання" викласти в такій редакції:
"Підрозділ 31. Порядок підготовки справ до передавання для архівного зберігання
379. Діловод з метою формування документів у справи створює електронний опис справи в системі, що забезпечує ведення електронного архіву, для проведення попередньої перевірки працівниками архівного підрозділу.
380. Справи, що формуються в електронній формі, складаються в системі, що забезпечує ведення електронного архіву, відповідно до справи у паперовій формі.
381. Опис справ, що формується в електронній формі, візується діловодом та підписується керівником структурного підрозділу шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису.
Глава 1. Особливості оформлення справи, складеної у паперовій формі
382. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію сторінок у справі, складання внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки справи.
383. З метою забезпечення збереженості та закріплення порядку розташування документів у справі всі її аркуші, крім аркушів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються простим олівцем арабськими цифрами у правому верхньому куті.
Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі окремо.
Дата справи повинна відповідати року початку і закінчення справи (додаток 12 до цього Положення). У справі, що включає документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за __ роки".
На титульних аркушах справи, що складається з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини).
На титульному аркуші та обкладинці справи за погодженням з архівним підрозділом проставляється чорною пастою номер опису і фонду. Номер справи за зведеним описом проставляється архівним підрозділом.
384. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, що охоплює документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на титульному аркуші справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки.
385. Документи у паперовій формі тимчасового зберігання, сформовані у паперову справу, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення титульного аркуша не проводиться (крім первинної бухгалтерської документації).
386. Діловод структурного підрозділу готує для передавання до архівного підрозділу справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема:
1) здійснює оформлення справ;
2) складає опис справ, погоджений працівником архівного підрозділу.
Після закінчення діловодного року до написів на титульних аркушах справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справи на титульному аркуші змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості.
Після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання діловод секретаріату комітету Верховної Ради України, секретаріату депутатської фракції (депутатської групи) у Верховній Раді України передає до архівного підрозділу не передані раніше справи та остаточні описи справ.
387. Засвідчувальний напис справи складається за формою згідно з додатком 13 до цього Положення на окремому аркуші, що розміщується в кінці справи і включає інформацію про кількість аркушів у справі, що зазначається цифрами і словами.
Засвідчувальний напис складається і підписується діловодом.
Глава 2. Передавання справ до архівного підрозділу
388. Передавання справ до архівного підрозділу здійснюється за графіком, затвердженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення та погодженим з керівниками структурних підрозділів.
389. Передавання електронних справ у системі, що забезпечує ведення електронного архіву, здійснюється шляхом надання доступу працівнику архівного підрозділу до електронних справ відповідного структурного підрозділу.
390. Секретаріат комітету Верховної Ради України передає справи до архівного підрозділу щороку відповідно до графіка, передбаченого пунктом 388 цього Положення, а також передає не передані раніше справи та остаточні описи справ після завершення роботи Верховної Ради України чергового скликання.
391. Під час приймання електронних справ працівник архівного підрозділу проводить перевірку електронних документів кожної справи на наявність кваліфікованих електронних підписів, електронних позначок часу та цілісність даних. Перевірка проводиться в автоматизованому режимі за внутрішнім описом електронної справи.
392. Після прийняття електронної справи працівником архівного підрозділу доступ до такої електронної справи в системі, що забезпечує ведення електронного архіву, надається працівникам Апарату лише в режимі перегляду.
393. Приймання-передавання справ, сформованих у паперовій формі, проводиться працівником архівного підрозділу у присутності діловода структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
На останньому аркуші кожного примірника опису справ, сформованих у паперовій формі, зазначається цифрами і словами кількість справ, переданих до архівного підрозділу, проставляються підписи працівників, який здав та який прийняв справи.
Глава 3. Експертиза цінності документів
394. Експертиза цінності документів проводиться відповідно до законодавства у сфері архівної справи та діловодства.
395. Для проведення експертизи цінності документів у порядку , встановленому Постановою Кабінету Міністрів України "Про проведення експертизи цінності документів" від 8 серпня 2007 року № 1004, утворюється експертна комісія. Положення про експертну комісію Апарату і персональний склад комісії затверджуються Керівником Апарату.
396. Експертиза цінності документа в електронній формі проводиться за правилами, принципами та критеріями, що застосовуються до аналогічного документа в паперовій формі.
Глава 4. Користування архівними документами
397. Працівник Апарату може користуватися архівними документами з дозволу керівництва Апарату.
398. Працівник Апарату отримує архівний документ у паперовій формі в архівному підрозділі під розписку з архівосховища та опрацьовує його у спеціально відведеному для цього місці.
Працівник Апарату, який отримав архівний документ для роботи в архівному підрозділі, забезпечує його збереження.
399. В архівному документі забороняється робити будь-які позначки.
У разі виявлення нестачі документів або їх пошкодження керівник архівного підрозділу складає відповідний акт та інформує про це керівника структурного підрозділу з документального забезпечення для подальшого інформування керівництва Апарату.
400. Вилучення документа із справи постійного зберігання забороняється, крім випадку, передбаченого абзацом другим цього пункту.
Вилучення службових документів у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України та Апараті здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду відповідно до вимог закону.
На місце вилученого документа підшивається засвідчена копія цього документа. Протокол вилучення додається до архівної справи.
401. Документи зберігаються в архівному підрозділі протягом 15 років, після чого передаються до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України та Центрального державного електронного архіву України, крім особових справ, розрахунково-платіжних відомостей (особових рахунків), відомостей нарахування заробітної плати, які зберігаються в архівному підрозділі протягом 75 років".
| Голова Верховної Ради України | Р. СТЕФАНЧУК |