РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Голови Верховної Ради України
м. Київ
№ 433
09.05.2024
Про внесення змін до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України
Внести до Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 8 лютого 2021 року № 19, такі зміни:
1. Пункт 75-1 викласти в такій редакції:
"75-1. Розгляд та надання відповіді на адвокатський запит, адресований Верховній Раді України, Апарату Верховної Ради України або їх керівництву (як посадовим особам), забезпечується Апаратом. Електронна резолюція до відповідного адвокатського запиту затверджується Керівником Апарату.
Адвокатський запит, що стосується надання інформації та/або копій документів про діяльність Верховної Ради України, її органів чи народних депутатів України попередніх скликань, розглядається Апаратом в частині наявних у його розпорядженні архівних документів (щодо надання копій документів з наявних у його розпорядженні архівних матеріалів).
Адвокатський запит, адресований народному депутату України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії, комітету Верховної Ради України поточного скликання, надсилається для розгляду і надання відповіді відповідному суб’єкту.
У разі надходження до Верховної Ради України, органу Верховної Ради України, Апарату або їх керівництва (як посадовим особам), народного депутата України документа (листа), оформленого на бланку адвоката (адвокатського бюро чи адвокатського об’єднання) і підписаного адвокатом (уповноваженим суб’єктом адвокатського бюро чи адвокатського об’єднання) у встановленому порядку, але не визначеного адвокатом як адвокатський запит, такий документ (лист) приймається, попередньо розглядається та реєструється в ЄАС як адвокатський запит у порядку, передбаченому цим пунктом, і розглядається відповідно до Закону України "Про адвокатуру та адвокатську діяльність".
Приймання, попередній розгляд та реєстрація адвокатських запитів здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення у порядку, передбаченому підрозділом 6 розділу II цього Положення".
2. Підрозділ 6 розділу II доповнити пунктами 75-2 і 75-3 такого змісту:
"75-2. Структурний підрозділ Апарату, що володіє запитуваною інформацією та/або копіями документів і визначений в електронній резолюції співвиконавцем у підготовці відповіді на адвокатський запит, передбачений абзацами першим, другим і четвертим пункту 75-1 цього Положення, протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС повідомляє головного виконавця про обсяг і зміст інформації та/або копій документів, що готуються ним для надання, та не пізніше трьох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС належним чином оформлені копії документів разом із супровідним листом, а також додатково надає головному виконавцю належним чином оформлені копії запитуваних документів у паперовій формі. Відповідна інформація та/або копії документів надсилаються та надаються співвиконавцем (співвиконавцями) головному виконавцю із знеособленими персональними даними, які відповідно до закону за режимом доступу віднесені до конфіденційної інформації (крім персональних даних клієнта цього адвоката, що віднесені до конфіденційної інформації).
Якщо надання відповіді на адвокатський запит передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, адвокату разом із копіями запитуваних документів в обсязі 10 сторінок надсилається рахунок на відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за адвокатськими запитами. Решта виготовлених копій документів надсилається після отримання Апаратом документа, що підтверджує повну оплату адвокатом відповідних витрат.
У разі неможливості надання адвокату запитуваної ним інформації та/або копій документів співвиконавець протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС лист з відповідним обґрунтуванням.
Узагальнена відповідь на адвокатський запит готується головним виконавцем з урахуванням надісланої співвиконавцем (співвиконавцями) інформації та/або копій документів, а також інших відомостей, наявних у його розпорядженні, та підписується суб’єктом, визначеним в електронній резолюції, в ЄАС.
Узагальнена відповідь на адвокатський запит надається адвокату, як правило, у тій формі, в якій подано запит, якщо адвокат не просить надати відповідь в іншій формі, з урахуванням пункту 125 цього Положення.
75-3. Розгляд та надання відповіді на запит органу державної влади (державного органу), адресований Верховній Раді України, Апарату або їх керівництву (як посадовим особам) відповідно до вимог закону, забезпечується Апаратом у порядку, визначеному пунктами 75-1 і 75-2 цього Положення, з урахуванням особливостей, передбачених абзацом другим цього пункту.
Строк розгляду співвиконавцем (співвиконавцями) запиту органу державної влади (державного органу), підготовки інформації та/або копій документів у відповідь на нього, а також надсилання та надання їх головному виконавцю не може перевищувати половину строку, встановленого законом для розгляду та надання відповіді на такий запит. Копії документів, що надаються Апаратом у відповідь на передбачений законом запит органу державної влади (державного органу), надсилаються безоплатно, якщо інше не встановлено законом".
3. Пункти 172 і 188 викласти в такій редакції:
"172. Під час реєстрації працівник структурного підрозділу з питань звернень громадян визначає та вносить до ЕРКК звернення інформацію про вид звернення за класифікатором, стислий зміст та кількість сторінок звернення, додатки (за наявності), створює та вносить до ЄАС електронну копію звернення з усіма додатками.
Класифікатор звернень громадян розробляється структурним підрозділом з питань звернень громадян відповідно до вимог законодавства.
Під час реєстрації звернення, розгляд якого повністю або частково має здійснюватися відповідно до Закону України "Про адміністративну процедуру", до ЕРКК звернення вноситься відповідна позначка";
"188. Якщо предмет звернення не належить до повноважень Верховної Ради України, керівництва Верховної Ради України, Апарату, керівництва Апарату, комітетів Верховної Ради України, таке звернення протягом п’яти днів з дня надходження структурним підрозділом з питань звернень громадян пересилається за належністю відповідно до Закону України "Про звернення громадян" або Закону України "Про адміністративну процедуру" до відповідного органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявник.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом чи посадовою особою, воно в той самий строк структурним підрозділом з питань звернень громадян повертається заявникові з відповідним роз’ясненням".
4. Розділ XI викласти в такій редакції:
"Розділ XI. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ СЛУЖБОВУ ІНФОРМАЦІЮ
348. Робота з документами, що містять службову інформацію, у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України, Апараті здійснюється з дотриманням вимог законів України "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", Регламенту Верховної Ради України з урахуванням особливостей, передбачених цим Положенням.
В Апараті утворюється та постійно діє Комісія з питань роботи із службовою інформацією у Верховній Раді України, її органах та Апараті (далі - Комісія з питань роботи із службовою інформацією), положення про яку, склад та основні завдання якої затверджуються розпорядженням Керівника Апарату.
Комісія з питань роботи із службовою інформацією на підставі пропозицій структурних підрозділів Апарату складає Перелік відомостей, що становлять службову інформацію (далі - Перелік відомостей).
В умовах воєнного чи надзвичайного стану Перелік відомостей може складатися та уточнюватися з урахуванням тимчасових обмежень конституційних прав і свобод людини і громадянина, прав і законних інтересів юридичних осіб, встановлених Указом Президента України про введення воєнного чи надзвичайного стану в Україні, затвердженим Верховною Радою України.
349. Документу, що містить службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування" (далі - гриф ДСК), відповідна позначка проставляється без лапок у правому верхньому куті на першій сторінці документа, а також в ЕРКК документа в ЄАС. При цьому цифрова копія оригіналу паперового документа з грифом ДСК не створюється та не зберігається в ЄАС.
350. Питання щодо необхідності присвоєння грифа ДСК документу, створеному у Верховній Раді України, її органах або Апараті, вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до Переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 і статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
Документ з грифом ДСК створюється або опрацьовується виконавцем за дорученням Голови Верховної Ради України, його Першого заступника чи заступника, голови комітету Верховної Ради України, голови тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голови депутатської фракції (депутатської групи), Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, керівника відповідного структурного підрозділу чи осіб, які виконують їхні обов’язки.
Документи з грифом ДСК, що підписуються народним депутатом України, створюються таким народним депутатом України або його помічником-консультантом, який працює за строковим трудовим договором на постійній основі, на підставі листа-доручення (додаток 15 до цього Положення) відповідного народного депутата України, що подається Керівнику Апарату в електронній формі через ЄАС. За наявності такого листа-доручення та відповідної електронної резолюції Керівника Апарату помічник-консультант може створювати, опрацьовувати та отримувати у структурному підрозділі з документального забезпечення для ознайомлення документи з грифом ДСК, адресовані відповідному народному депутату України.
351. Оформлення, візування та підписання документів, що містять службову інформацію, здійснюються з дотриманням вимог, встановлених цим Положенням.
351-1. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на структурний підрозділ з документального забезпечення, який:
1) організовує умови для створення документів, що містять службову інформацію, у спеціальному приміщенні, із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства;
2) реєструє вхідні документи з грифом ДСК та надає їх адресатам і виконавцям під особистий підпис, здійснює ознайомлення з такими документами та контролює їх повернення;
3) реєструє вихідні та внутрішні документи з грифом ДСК та забезпечує їх направлення адресатам;
4) забезпечує облік, формування справ, зберігання та використання документів з грифом ДСК з моменту їх одержання до передачі на зберігання до архівного підрозділу або знищення, крім випадків, передбачених пунктом 351-2 цього Положення.
Перед початком роботи з документом з грифом ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення доводить до адресата чи виконавця порядок роботи з такими документами (відомостями).
351-2. Облік, формування справ, зберігання та використання мобілізаційних документів з грифом ДСК здійснюються підрозділом з мобілізаційних питань з дотриманням вимог цього Положення.
Облік документів з грифом ДСК, що стосуються охорони державної таємниці, ведеться режимно-секретним підрозділом. Реєстрація таких документів здійснюється разом із секретними документами та іншими матеріальними носіями секретної інформації у журналі обліку відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.
352. Вхідний документ з грифом ДСК приймається, опрацьовується та реєструється в ЄАС структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до цього Положення. Інформація про реєстрацію вхідного документа вноситься до журналу обліку вхідних документів з грифом ДСК (додаток 16 до цього Положення).
Документи, що мають відмітку "(без додатка - відкрита інформація)", реєструються як документи з грифом ДСК.
Після реєстрації документа з грифом ДСК на нього наносяться порядковий реєстраційний номер документа з позначкою "ДСК", електронна дата та номер запису в системі (системний номер), штрих-код та QR-код, присвоєний ЄАС, шляхом друку в нижньому полі лицьового боку останнього аркуша документа, а в разі відсутності місця - на зворотному боці останнього аркуша.
352-1. Інформація про додатки до вхідного документа, що містить службову інформацію, зазначається в ЕРКК документа з грифом ДСК.
На кожному додатку в паперовій формі проставляється реєстраційний номер вхідного документа у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша, а на додатках, що підлягають поверненню, - на зворотному боці останнього аркуша.
На зброшурованих додатках у паперовій формі (книги та інші видання) реєстраційний номер вхідного документа проставляється на титульному аркуші.
Після опрацювання додатки повертаються адресату, який їх надіслав (якщо про це зазначено у вхідному документі), централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення.
353. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться структурним підрозділом з документального забезпечення у відповідному журналі (додаток 17 до цього Положення).
Записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку, забороняється.
На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування".
Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами здійснюється у спосіб, що виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.
Гриф ДСК зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.
354. Документ, що містить службову інформацію, передається адресату, виконавцю з проставленням ним особистого підпису і дати отримання у картці, цифрова копія якої додається до ЕРКК документа.
Виконавець або особа, яка ознайомлюється з документом з грифом ДСК, проставляє у картці особистий підпис і дату ознайомлення під час отримання документа для опрацювання.
Особа, яка ознайомилася з документом з грифом ДСК, несе відповідальність за нерозголошення інформації, що міститься в такому документі.
354-1. Ознайомлення з документом з грифом ДСК в комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату здійснюється виключно після проставлення особою особистого підпису в листі ознайомлення (додаток 18 до цього Положення). До листа ознайомлення вноситься інформація про всіх осіб, які опрацьовували або ознайомлювалися з відповідним документом у комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату.
Представники Кабінету Міністрів України, міністерств, інших державних органів, громадських об’єднань, а також експерти, фахівці та інші особи, які беруть участь у роботі комітетів Верховної Ради України, тимчасових спеціальних, тимчасових слідчих комісій Верховної Ради України, депутатських фракцій (депутатських груп), можуть ознайомлюватися з документами, що містять службову інформацію, які виносяться на розгляд відповідного органу, на підставі письмового доручення керівника цього органу відповідному секретаріату. Такі особи беруть на себе письмове зобов’язання щодо нерозголошення службової інформації (додаток 19 до цього Положення) та в разі його порушення несуть відповідальність згідно із законом.
Голова комітету Верховної Ради України, голова тимчасової спеціальної, тимчасової слідчої комісії Верховної Ради України, голова депутатської фракції (депутатської групи), керівник структурного підрозділу Апарату здійснює контроль за дотриманням порядку опрацювання документів з грифом ДСК, за їх зберіганням та своєчасним поверненням до структурного підрозділу з документального забезпечення разом з листом ознайомлення та зобов’язаннями щодо нерозголошення службової інформації.
354-2. Після опрацювання документ з грифом ДСК для його подальшого зберігання і формування у справи у визначений строк (але не більше 30 календарних днів з дня надходження) повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення, про що робиться відмітка в журналі обліку з проставленням підпису працівником цього підрозділу, який прийняв документ.
За потреби подальшого опрацювання документа з грифом ДСК у комітеті Верховної Ради України, тимчасовій спеціальній, тимчасовій слідчій комісії Верховної Ради України, депутатській фракції (депутатській групі), структурному підрозділі Апарату строк опрацювання такого документа може бути продовжений на 30 календарних днів на підставі листа керівника відповідного органу Верховної Ради України або структурного підрозділу Апарату до керівника структурного підрозділу з документального забезпечення.
355. Виконавець, якому доручено створення документа з грифом ДСК, у встановлений строк/термін створює проект такого документа у спеціальному приміщенні структурного підрозділу з документального забезпечення із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки відповідно до законодавства.
Документи, підготовлені чи оформлені без дотримання вимог цього Положення, до реєстрації не приймаються.
Проекти внутрішніх документів, що містять службову інформацію, друкуються в одному примірнику.
Проекти вихідних документів, що містять службову інформацію, друкуються в кількості примірників, що відповідає кількості адресатів, плюс один примірник (з візами та підписом посадової особи), який залишається у структурному підрозділі з документального забезпечення (долучається до справи).
У правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша проекту вихідного документа, що містить службову інформацію, виконавець проставляє гриф "Для службового користування" та номер примірника під ним.
Наприклад:
"Для службового користування
Прим. № 3".
Якщо службова інформація міститься лише у додатку до документа з грифом ДСК, під таким грифом проставляється позначка "(без додатка - відкрита інформація)".
Наприклад:
"Для службового користування
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. № 3".
У разі встановлення заборони на копіювання документа з грифом ДСК за рішенням особи, яка підписала документ, у правому верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа після номера примірника проставляється відповідна позначка.
Наприклад:
"Для службового користування
Прим. № 3
Копіюванню не підлягає".
На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці останнього аркуша в нижньому лівому куті зазначаються прізвище, ініціали і номер телефону виконавця.
Наприклад:
"Петренко І.І. 255-55-55".
На зворотному боці останнього аркуша примірника документа з грифом ДСК, який залишається у структурному підрозділі з документального забезпечення (долучається до справи), у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників, перелік номерів примірників з найменуванням адресатів (не більше чотирьох), пункт Переліку відомостей, прізвище, ініціали і номер телефону виконавця.
Наприклад:
"Надруковано три примірники
Прим. № 1 - Офісу Президента України
Прим. № 2 - Секретаріату Кабінету Міністрів України
Прим. № 3 - до справи
Пункт 9-1 Переліку відомостей
Петренко І.І. 255-55-55".
У разі надсилання документа з грифом ДСК більше ніж чотирьом адресатам виконавець подає до структурного підрозділу з документального забезпечення розрахунок розсилання документа з грифом ДСК (додаток 20 до цього Положення), в якому наводиться перелік адресатів з номерами призначених їм примірників, а замість найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис.
Наприклад:
"Надруковано дев’ять примірників
Прим. № 1-8 - згідно з розрахунком розсилання
Прим. № 9 - до справи
Пункт 9-1 Переліку відомостей
Петренко І.І. 255-55-55".
356. Після підписання документ з грифом ДСК подається до структурного підрозділу з документального забезпечення для реєстрації, передачі виконавцю, надсилання адресату, а також для формування у справу, зберігання.
Реєстрація вихідного та внутрішнього документа з грифом ДСК здійснюється в ЄАС із внесенням відповідної позначки до ЕРКК документа. До вихідного номера кореспондента додається позначка "ДСК". На кожному примірнику документа друкуються системний номер у вигляді штрих-коду, вихідний номер кореспондента та дата реєстрації документа, прізвище підписанта у вигляді QR-коду.
Інформація про реєстрацію вихідних та внутрішніх документів з грифом ДСК вноситься до відповідного журналу обліку (додаток 21 до цього Положення).
Після реєстрації вихідного документа з грифом ДСК, створеного у Верховній Раді України, її органі або Апараті, всі його чернетки, роздруковані варіанти і копії знищуються шляхом подрібнення, про що зазначається на звороті примірника, який долучається до справи. Такий запис завіряється підписом працівника структурного підрозділу з документального забезпечення або виконавця документа.
Наприклад:
"Чернетки, непідписані варіанти і копії знищені шляхом невідновного подрібнення.
Головний консультант управління документообігу Петренко І.І.
01.01.2024".
357. Проекти розпоряджень, що містять службову інформацію, створюються виконавцем у спеціальному приміщенні структурного підрозділу з документального забезпечення із застосуванням захищеної комп’ютерної техніки у паперовій формі.
Проекти розпоряджень, що містять службову інформацію, створюються, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення, візуються, підписуються та реєструються у порядку та з дотриманням вимог, передбачених підрозділом 20 цього Положення.
358. Тиражування документів з грифом ДСК здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення відповідно до резолюції керівництва Верховної Ради України або керівництва Апарату (додаток 8 до цього Положення).
Документ з грифом ДСК, одержаний від іншої установи, для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах копіюється у визначеному цим пунктом порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його копіювання.
На кожному примірнику тиражованого документа від руки проставляється номер примірника.
Облік тиражованих документів з грифом ДСК ведеться у спеціальному журналі (додаток 9 до цього Положення). Передача документа з грифом ДСК народному депутату України, органу Верховної Ради України, структурному підрозділу, посадовій особі здійснюється під особистий підпис.
Друкування і тиражування в Апараті документів з грифом ДСК за допомогою комп’ютерної та копіювальної техніки здійснюються з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Робота з документами з грифом ДСК проводиться у службових приміщеннях з дотриманням вимог, що унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів третіх осіб.
359. Надсилання документа з грифом ДСК у межах України здійснюється централізовано структурним підрозділом з документального забезпечення фельд’єгерським зв’язком.
360. Опрацьовані документи з грифом ДСК групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ. Дозволяється долучати до справи з грифом ДСК документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань справи.
У разі створення значної кількості документів з грифом ДСК (понад 50 документів за рік одного виду: розпорядження, інструкції тощо) доцільно формувати їх в окремі справи.
На обкладинці справи, що містить документи з грифом ДСК, у правому верхньому куті проставляється гриф "Для службового користування".
У графі номенклатури до номера справи з документами, що мають гриф ДСК, проставляється позначка "ДСК".
360-1. Документи і справи з грифом ДСК зберігаються у шафі, сейфі, що розташовані у службовому приміщенні або сховищі архіву. Шафа, сейф, службове приміщення, сховище архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися особистою металевою печаткою.
Тимчасове зберігання документів з грифом ДСК виконавцем здійснюється з дотриманням вимог, передбачених абзацом першим цього пункту.
Особи, винні у порушенні вимог, передбачених цим розділом, втраті документів з грифом ДСК, розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягаються до дисциплінарної або іншої відповідальності, встановленої законом.
361. Перегляд документів з грифом ДСК проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності у таких документах відомостей, що містять службову інформацію, не менше одного разу на п’ять років.
Скасування грифа ДСК здійснюється у разі відсутності законних підстав для обмежень у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з метою можливого скасування грифа ДСК обов’язково здійснюється:
1) під час підготовки справ для їх передачі до архівного підрозділу та до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;
2) на підставі рішення суду;
3) відповідно до письмового повідомлення установи - розробника документа, надісланого до Верховної Ради України, її органів, Апарату.
Рішення про скасування грифа ДСК чи його підтвердження для документів, що створені в Апараті, приймається Комісією з питань роботи із службовою інформацією.
Рішення про скасування грифа ДСК для документів, що надійшли на адресу Верховної Ради України, її органів, Апарату, приймається установою - розробником документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.
Про скасування грифа ДСК письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ, протягом одного місяця з дня ухвалення Комісією з питань роботи із службовою інформацією відповідного рішення.
На документах гриф "Для службового користування" погашається працівником структурного підрозділу з документального забезпечення шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці номера і дати протоколу відповідного засідання Комісії з питань роботи із службовою інформацією. Інформація про скасування грифа ДСК вноситься до ЕРКК документа та до відповідного журналу обліку.
На підставі отриманого письмового повідомлення від іншої установи про скасування грифа ДСК працівник структурного підрозділу з документального забезпечення закреслює гриф обмеження доступу тонкою рискою та зазначає нижче на вільному від тексту місці номер і дату листа-повідомлення. Інформація про скасування грифа ДСК вноситься до ЕРКК документа та до відповідного журналу обліку.
362. Справа з грифом ДСК, що зберігається в архівному підрозділі, видається у тимчасове користування народному депутату України - члену комітету, тимчасової спеціальної комісії, тимчасової слідчої комісії для виконання письмового доручення відповідного комітету або комісії, а працівнику структурного підрозділу - на підставі письмового дозволу Керівника Апарату на строк, що не перевищує один місяць, з проставленням отримувачем особистого підпису в журналі видавання документів з грифом ДСК з архівосховища (додаток 22 до цього Положення).
За наявності письмового клопотання іншого органу чи установи або припису на проведення перевірки згідно з наданим законом повноваженням документ з грифом ДСК, його копія чи витяг з нього за письмовим дозволом Керівника Апарату можуть видаватися працівнику іншого органу чи установи.
363. Підготовка документів з грифом ДСК для передачі до архівного підрозділу включає проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складення описів справ та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, передавання справ з грифом ДСК.
У разі необхідності справи постійного та тривалого строків зберігання з грифом ДСК включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію.
Експертиза цінності документів з грифом ДСК проводиться щороку Комісією з питань роботи із службовою інформацією.
У разі встановлення у процесі експертизи факту нестачі документів чи справ з грифом ДСК, що внесені до номенклатури, Комісія з питань роботи із службовою інформацією організовує проведення службового розслідування та розшуку втраченого документа чи справи. У разі негативного результату розшуку довідка про причини відсутності документа чи справи з грифом ДСК, підписана головою, членами Комісії та керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу. На підставі довідки архівний підрозділ складає акт про нестачу документів (справ) з грифом ДСК (додаток 23 до цього Положення), який візує керівник архівного підрозділу, підписує керівник структурного підрозділу з документального забезпечення та затверджує Керівник Апарату або його заступник.
За результатами експертизи цінності документи з грифом ДСК, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про знищення документів з грифом ДСК (додаток 24 до цього Положення). Акт про знищення документів з грифом ДСК після підписання всіма членами Комісії з питань роботи із службовою інформацією затверджується Керівником Апарату.
Під час передачі справ з грифом ДСК на постійне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України структурний підрозділ з документального забезпечення подає лист за підписом Керівника Апарату або його заступника, в якому визначається порядок користування такими справами.
363-1. Перевірка наявності та фізичного стану всіх документів, взятих на облік, справ, видань, інших носіїв інформації з грифом ДСК та організації роботи з ними проводиться не менше одного разу на рік після завершення діловодного року та формування справ на підставі розпорядження Керівника Апарату. Результати перевірки оформлюються актом (додаток 25 до цього Положення) та доповідаються Керівнику Апарату.
У разі встановлення за результатами перевірки факту нестачі документа з грифом ДСК рішенням Керівника Апарату може утворюватися спеціальна комісія для його розслідування".
5. Абзац перший пункту 384 викласти в такій редакції:
"384. На підставі електронних описів справ структурного підрозділу та складених в електронній формі пропозицій до акта про вилучення для знищення документів після прийняття до архівного підрозділу документів структурних підрозділів складається в електронній формі акт про вилучення для знищення документів і справ, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення (додаток 11 до цього Положення). У такому акті обов’язково зазначається спосіб знищення документів, що виключає можливість їх прочитання або відновлення (невідновне подрібнення, спалювання, розплавлення або розчинення)".
6. Додатки 5 і 11 викласти в новій редакції, що додається.
7. Доповнити додатками 15-25, що додаються.
| Голова Верховної Ради України | Р. СТЕФАНЧУК |