Про першочергові заходи з впровадження електронного документообігу у Верховній Раді України

З метою долучення до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ ОВВ) комітетів Верховної Ради України, депутатських фракцій і груп та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України започаткувати на базі діючої "Автоматизованої системи документообігу" (далі - АСД) такі першочергові заходи з впровадження електронного документообігу у Верховній Раді України:

1. Головам комітетів Верховної Ради України, голові Спеціальної контрольної комісії Верховної Ради України з питань приватизації, головам депутатських фракцій і груп, керівникам структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України забезпечити створення, проходження, опрацювання текстових файлів та сканованих версій документів з їх обов'язковим внесенням до АСД.

2. Головному управлінню документального забезпечення Апарату Верховної Ради України у місячний термін:

визначити перелік вхідних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, що підлягають скануванню та внесенню до АСД у першочерговому порядку;

визначити перелік вихідних документів комітетів Верховної Ради України, Спеціальної контрольної комісії Верховної Ради України з питань приватизації, депутатських фракцій і груп, структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, що підлягають скануванню та внесенню до АСД у першочерговому порядку;

розробити механізм проходження електронних версій вихідних та внутрішніх документів із внесенням їх до АСД;

запровадити використання електронних бланків документів;

довести вимоги щодо використання електронних документів у роботі з АСД до відповідальних посадових осіб секретаріатів комітетів Верховної Ради України, секретаріату Спеціальної контрольної комісії Верховної Ради України з питань приватизації, секретаріатів депутатських фракцій і груп та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України.

3. Визначити адміністратором АСД Управління комп'ютеризованих систем Апарату Верховної Ради України, що здійснює заходи із створення та супроводження програмного забезпечення, відповідає за технічне і технологічне забезпечення, збереження та захист даних, що містяться в АСД.

4. Управлінню комп'ютеризованих систем Апарату Верховної Ради України відповідно до вимог застосування автоматизованого обміну електронними документами забезпечити:

перевірку наявності та відповідності програмного забезпечення і технічних засобів вимогам, що забезпечують сканування паперових версій документів і конвертації файлів;

внесення змін до програмного забезпечення АСД з метою розширення функціональних можливостей електронного документообігу;

доступ керівництва Верховної Ради України, керівництва Апарату Верховної Ради України, керівників структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України та інших відповідальних працівників до АСД.

5. Управлінню кадрів Апарату Верховної Ради України забезпечити організацію проведення навчань та консультацій з питань впровадження електронного документообігу у Верховній Раді України за пропозиціями керівників структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України.

6. Відділу з питань звернень громадян Апарату Верховної Ради України з 1 липня 2015 року забезпечити створення електронних копій звернень громадян, внесення їх до системи "Листи та звернення громадян" та до АСД для опрацювання виконавцями.

7. У рамках проведення тестових робіт з 1 липня 2015 року установити обмеження на проходження паперових копій внутрішніх документів за переліком, визначеним Головним управлінням документального забезпечення.

8. Головам комітетів Верховної Ради України, голові Спеціальної контрольної комісії Верховної Ради України з питань приватизації, головам депутатських фракцій і груп, керівникам структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України забезпечити виконання цього Розпорядження.

9. Контроль за виконанням цього Розпорядження покласти на Керівника Апарату Верховної Ради України.