Про затвердження Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України

На виконання Указу Президента України від 26 лютого 1998 р. N 153 "Про дипломатичний та службовий паспорти України" (із змінами, внесеними Указами Президента України від 14 квітня 1998 р. N 296 та від 18 травня 1998 р. N 481 Кабінет Міністрів України

1. Затвердити Порядок оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України (додається) і ввести його в дію починаючи з 15 грудня 1998 р., а оформлення паспортів запровадити з 4 січня 1999 року.

2. Міністерству закордонних справ виготовити необхідну кількість примірників Порядку оформлення, видачі, повернення, зберігання і знищення дипломатичних та службових паспортів України, зразків оформлення документів, що подаються державними органами, установами чи організаціями у разі необхідності оформлення дипломатичних та службових паспортів України і надіслати їх заінтересованим органам.

1. Цей Порядок регулює процедуру оформлення і видачі дипломатичних та службових паспортів України (далі - паспорти), їх повернення, зберігання і знищення, обліку і зберігання бланків цих документів, а також визначає дії державних органів, установ і організацій у разі подання клопотання щодо оформлення, отримання, використання та повернення до МЗС паспортів.

2. Бланки паспортів виготовляються Держзнаком Мінфіну на замовлення МЗС.

3. Для здійснення контролю за станом обліку, зберігання та використання бланків паспортів, зберіганням оформлених паспортів не рідше ніж раз на півріччя проводиться відповідна перевірка комісією, склад якої затверджується Кабінетом Міністрів України.

4. Бланки паспортів поставляються МЗС визначеним Держзнаком Мінфіну виготовлювачем з використанням фельд'єгерського зв'язку.

5. Номери бланків паспортів, що надійшли до МЗС, в день одержання заносяться до книги обліку бланків дипломатичних (службових) паспортів України за зразком додатка 1.

Оформлені паспорти заносяться до реєстру дипломатичних (службових) паспортів України за зразком додатка 2.

Книга обліку бланків дипломатичних (службових) паспортів України та реєстр дипломатичних (службових) паспортів України повинні бути прошнуровані, пронумеровані, скріплені печаткою та підписом начальника загального секретаріату МЗС. На останній сторінці книги та реєстру зазначається: "У цій книзі (реєстрі) пронумеровано та прошнуровано _______ аркушів". Цей напис засвідчується печаткою МЗС.

Порядок ведення книги та реєстру визначається МЗС.

Книги обліку бланків та реєстри дипломатичних (службових) паспортів України є документами постійного зберігання.

6. Бланки паспортів і оформлені паспорти зберігаються виключно у Департаменті консульської служби МЗС (за винятком дипломатичних паспортів України, що оформлені особам, зазначеним у пунктах 5 і 8 Положення про дипломатичний паспорт України, затвердженого Указом Президента України від 26 лютого 1998 р. N 153 окремо у металевих шафах (сейфах), установлених в окремих ізольованих приміщеннях, що обладнані надійними засобами захисту від стороннього проникнення. У цих приміщеннях повинен підтримуватися належний волого-температурний режим.

7. Оформлення паспортів проводиться МЗС на підставі письмового подання, що вноситься виключно керівником відповідного державного органу, установи чи організації за зразком додатка 3. До подання додаються відомості про особу, якій оформлюється дипломатичний (службовий) паспорт України, за зразком додатка 4, дві фотокартки та паспорт громадянина України цієї особи.

Зазначені документи підлягають реєстрації у системі автоматизації документообігу МЗС.

Наявність актів Президента України, Кабінету Міністрів України щодо утворення державних делегацій та делегацій Кабінету Міністрів України для участі у міжнародних конференціях і переговорах не дає права на оформлення паспортів без письмового подання керівника державного органу, установи чи організації, де працює від'їжджаючий за кордон.

Народним депутатам України дипломатичні паспорти України, а працівникам апарату Верховної Ради України паспорти оформляються за поданням керівника апарату Верховної Ради України, а у разі його довготривалої відсутності - посадової особи, що виконує його обов'язки, призначеної в установленому порядку.

Працівникам Адміністрації Президента України паспорти оформляються за поданням Глави Адміністрації Президента України, а у разі його довготривалої відсутності - посадової особи, що виконує його обов'язки, призначеної в установленому порядку.

Працівникам Секретаріату Кабінету Міністрів України паспорти оформляються за поданням Міністра Кабінету Міністрів України, а у разі його довготривалої відсутності - посадової особи, що виконує його обов'язки, призначеної в установленому порядку.

Працівникам дипломатичної служби, дружинам (чоловікам), неповнолітнім дітям, іншим членам родини працівників дипломатичної служби, які проходять дипломатичну службу за кордоном, якщо вони проживають з ними, і особам, яким присвоєно дипломатичний ранг Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу, але які не перебувають на дипломатичній службі, дипломатичні паспорти оформляються за письмовим клопотанням начальника Управління кадрів та учбових закладів МЗС.

При оформленні дипломатичного паспорта особам, яким присвоєно дипломатичний ранг Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу, Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу, на сторінці паспорта з позначкою "Особливі відмітки" вноситься запис: "Пред'явник цього паспорта має дипломатичний ранг Надзвичайного і Повноважного Посла/Надзвичайного і Повноважного Посланника першого класу/Надзвичайного і Повноважного Посланника другого класу.

Відповідальність за достовірність відомостей, наведених у письмовому поданні, та за дотримання існуючого порядку використання і повернення паспортів несе посадова особа, що звернулася до МЗС з проханням про оформлення паспорта (паспортів).

8. Рішення щодо оформлення паспорта приймається:

для осіб, зазначених у пунктах 5 - 7 і 9 Положення про дипломатичний паспорт України, та осіб, зазначених у пунктах 5 і 6 Положення про службовий паспорт України, затверджених Указом Президента України від 26 лютого 1998 р. N 153 (із змінами, внесеними Указами Президента України від 14 квітня 1998 р. N 296 та від 18 травня 1998 р. N 481 - начальником консульського управління МЗС, а у разі його відсутності - посадовою особою, що виконує його обов'язки, призначеною в установленому порядку;

для осіб, зазначених у пунктах 8 і 10 Положення про дипломатичний паспорт України, - виключно Міністром закордонних справ.

Рішення оформляється зазначеними особами шляхом власноручного накладення резолюції на письмовому поданні відповідного державного органу, установи чи організації. У разі прийняття рішення стосовно осіб, зазначених у третьому абзаці цього пункту, також видається в установленому порядку відповідне письмове розпорядження Міністра закордонних справ.

Облік видачі паспортів ведеться у журналі обліку видачі дипломатичних (службових) паспортів України за зразком додатка 5.

У разі необхідності паспорт може бути видано за розпискою за зразком додатка 6.

9. Документи на оформлення паспорта розглядаються протягом трьох робочих днів з дня реєстрації у загальному секретаріаті МЗС, а у разі необхідності - протягом одного дня.

При прийнятті рішення щодо оформлення паспорта у лівій верхній частині лицевого боку (зона 1) відомостей про особу, якій оформляється дипломатичний (службовий) паспорт України (додаток 4), ставиться спеціальна печатка консульського управління МЗС і підпис особи, якій надано право приймати рішення щодо оформлення паспорта.

10. Паспорти заповнюються українською та англійською мовами відповідно до вимог, викладених у рекомендаціях Міжнародної організації цивільної авіації (IKAO, Doc 9303/1).

Порядок заповнення паспорта визначається відповідно до зазначених у додатку 7 вимог.

11. Паспорти оформляються на період до п'яти років. За наявності відповідних підстав цей строк може бути продовжений, але не більше ніж на п'ять років, МЗС, дипломатичним представництвом (консульською установою) України за кордоном.

Рішення щодо продовження строку дії паспорта, у тому числі особам, які перебувають у довгостроковому відрядженні за кордоном, приймається на підставі письмового подання, що вноситься виключно керівником відповідного державного органу, установи чи організації або начальником управління кадрів та учбових закладів МЗС, начальником консульського управління МЗС, а у разі його відсутності - посадовою особою, що виконує його обов'язки, призначеною в установленому порядку.

12. Особи, яким видано паспорти (за винятком осіб, зазначених у пунктах 5 і 8 Положення про дипломатичний паспорт України), зобов'язані повернути їх до МЗС у десятиденний термін з дня повернення із службового відрядження.

13. У разі видачі паспорта уповноваженій особі ця особа повинна мати доручення відповідного державного органу, установи чи організації, оформлене в установленому порядку.

Персональну відповідальність за своєчасне повернення паспортів несуть керівники відповідних державних органів, установ чи організацій, за поданням яких оформлено і видано паспорти, та особи, на яких ці документи оформлено.

Раніше оформлені паспорти видаються особі, якій його оформлено, або уповноваженій особі на підставі письмового подання керівника відповідного державного органу, установи чи організації.

15. В окремих випадках одній особі може бути оформлено кілька дипломатичних і службових паспортів України, але видаватися для здійснення виїзду у службове відрядження за кордон може лише один такий документ. Особам, зазначеним у пункті 8 Положення про дипломатичний паспорт України, кілька дипломатичних паспортів не оформляється.

16. У разі втрати паспорта на території України відповідний державний орган, установа чи організація, які зверталися до МЗС з клопотанням щодо оформлення паспорта, повинні негайно сповістити письмово про це консульське управління МЗС, яке в той же день письмово інформує про цей факт Адміністрацію Держприкордонслужби.

У разі втрати паспорта за межами України його пред'явник повинен негайно сповістити про це дипломатичне представництво (консульську установу) України у країні перебування, яке надсилає в той же день письмову інформацію до МЗС та Адміністрації Держприкордонслужби.

17. Оформлення паспорта замість втраченого проводиться у порядку, передбачуваному для його оформлення, після з'ясування обставин його втрати.

18. Знищення паспортів проводиться у разі:

втрати особою підстав для користування паспортом;

закінчення терміну дії паспорта за відсутності підстав та можливості його продовження;

непридатності паспорта для використання;

смерті пред'явника паспорта.

19. Бланки паспортів, зіпсовані під час їх заповнення чи внаслідок неналежного зберігання, підлягають виключенню з обліку та знищенню із складенням акта один раз на квартал.

У журналі обліку видачі дипломатичних (службових) паспортів України напроти номера зіпсованого бланка робиться позначка "Зіпсований. Акт від "___"_______ ___ р. N ___". На внутрішньому лівому боці обкладинки, першій сторінці та захисній плівці зіпсованого бланка паспорта ставиться штамп "Анульовано".

20. Непридатні для використання бланки паспортів та паспорти, що зазначені у пункті 18 цього Порядку, знищуються шляхом їх спалювання один раз на квартал.

Частина першої сторінки паспорта, що знищується, із зазначенням перфорованого номера цього документа відокремлюється від паспорта і підлягає приклеюванню до відомостей про особу, якій оформляється (було оформлено) дипломатичний (службовий) паспорт України (додаток 4, ліва нижня частина лицевого боку - зона 2).

За фактом знищення бланків паспортів складається відповідний акт, в якому обов'язково зазначається також факт знищення листків захисної плівки, у трьох примірниках, який затверджується Міністром закордонних справ. Перший та другий примірники акта передаються в Департамент адміністративно-фінансових питань, документації та архіву МЗС, третій зберігається у відділі паспортної роботи консульського управління МЗС.

1. Паспорт заповнюється відповідно до зазначених у рекомендаціях Міжнародної організації цивільної авіації (IKAO, Doc 9303/1) друкованими літерами шрифту РОС-Б розміру 1 згідно з ГОСТ 16330-85.

Відомості про пред'явника паспорта виконуються українською і англійською мовами через косу лінію.

2. Заповнення внутрішнього лівого боку обкладинки паспорта:

3. Написання відомостей про прізвище та ім'я виконується українською мовою і через косу лінію латинськими літерами за відповідністю українському алфавіту, а саме:

Окремі правила написання визначаються МЗС.

4. Дати зазначаються таким чином:

дні - двома цифрами (від одиниці до дев'яти попереду проставляється нуль), за цими цифрами - пробіл;

рік - двома останніми цифрами, яким передує пробіл.

5. Позначення жіночої статі - "Ж/F", чоловічої - "Ч/M".

6. Відомості про місце народження (назва Автономної Республіки Крим, області - з написанням літер "обл.", назва обласного центру, міст Київ та Севастополь - із зазначенням літери "м.") наводяться українською мовою, а через косу лінію код держави - латинськими літерами. Коди держав зазначаються відповідно до міжнародного стандарту ДСТУ ISO 3166-95.

7. Для заповнення значення елемента даних "Особистий номер" використовуються цифрові знаки (0-9).

8. Елемент даних "Ідентифікатор власника документа" заповнюється відповідно до ДСТУ 1303-94.

9. Машинозчитувана зона паспорта заповнюється у порядку, визначеному постановою Кабінету Міністрів України від 28 червня 1997 р. N 636 "Про порядок заповнення машинозчитуваної зони документів, що посвідчують особу".

10. Заповнений внутрішній лівий бік обкладинки заклеюється захисною плівкою.

11. У разі продовження терміну дії паспорта на першій сторінці паспорта зазначаються число, місяць і рік, до якого продовжено паспорт відповідно до вимог, що зазначені у пункті 4 цього додатка. Цей напис засвідчується печаткою МЗС.

12. Порядок заповнення другої - п'ятої сторінок паспорта визначається МЗС. Написи виконуються у визначеному у пункті 1 цього додатка порядку.

Не допускається видача паспорта особі, якій його оформлено без зазначення на другій (третій) сторінці посади цієї особи. Такий паспорт вважається недійсним.

Примітки: 1. У дужках [ ] - номер поля, у дужках ( ) - максимальна або фіксована кількість знаків.

2. Діаграма виконана у довільному розмірі.