Щодо застосування окремих норм Положення про ліцензування банків № 149 (загальні питання та питання погодження керівників)

Національний банк України (далі - Національний банк), керуючись пунктом 8 частини першої статті 7 Закону України "Про Національний банк України", з метою роз'яснення окремих норм Положення про ліцензування банків, затвердженого постановою Правління Національного банку від 22 грудня 2018 року № 149 (далі - Положення), повідомляє таке.

1.1. Щодо подання документів, які не мають визначеного строку дії

Пунктом 29 глави 2 розділу І Положення визначено строки, впродовж яких до Національного банку може бути подано документ, що не має визначеного строку дії, а саме передбачено, що такий документ може подаватися:

1) впродовж одного місяця з дати його видачі (для документів, виданих в Україні);

2) впродовж трьох місяців з дати його видачі (для документів, виданих в іноземній країні).

Відповідно, банкам та іншим заявникам під час підготовки пакетів документів необхідно неухильно дотримуватися зазначених вимог та подавати до Національного банку документи, строк дії яких не визначено, виключно в межах передбачених Положенням допустимих строків подання.

1.2. Щодо плати за розгляд поданого пакета документів

Відповідно до пункту 47 глави 3 розділу I Положення за розгляд Національним банком поданих заявниками пакетів документів справляється плата.

Стосовно процедурних аспектів здійснення такої плати звертаємо увагу банків та інших заявників на таке:

1) Розміри плати (тарифи) за розгляд пакетів документів в рамках передбачених Положенням процедур визначаються постановою Правління Національного банку від 12 серпня 2003 року № 333 "Про затвердження тарифів на послуги (операції), що надаються (здійснюються) Національним банком України".

Інформація про діючі тарифи та реквізити для їх оплати розміщена на сторінці офіційного Інтернет-представництва Національного банку-1(Головна - Банківський нагляд - Реєстрація та ліцензування - Тарифи з питань реєстрації та ліцензування банків та небанківських установ).

2) Плата за розгляд пакета документів має бути здійснена до його подання до Національного банку (для підтвердження чого у складі такого пакету до Національного банку подається копія відповідного платіжного документа).

3) Зазначена плата справляється саме за розгляд Національним банком отриманого від заявника пакета документів (що може включати, зокрема перегляд поданих документів для перевірки їх комплектності та/або аналіз/перевірку поданих документів на предмет їх відповідності вимогам законодавства/наявності в них необхідної інформації тощо), а не за прийняття за таким пакетом відповідного рішення в рамках передбаченої Положенням процедури.

Відповідно, у разі подання до Національного банку пакету документів, за розгляд якого внесено плату, така плата не підлягає поверненню заявникові як у разі прийняття Національним банком рішення за пакетом по суті, так і у випадку повернення заявникові пакета документів без прийняття за ним рішення (незалежно від того, чи було таке повернення здійснене за ініціативою Національного банку, чи на клопотання самого заявника).

Водночас, пункт 48 глави 3 розділу I Положення передбачає можливість повторного подання заявником пакета документів, повернутого Національним банком з підстав його невідповідності вимогам законодавства, без здійснення повторної оплати, проте виключно протягом трьох місяців з дня повернення такого пакету.

Таким чином, повторне подання до Національного банку пакету документів після завершення зазначеного вище тримісячного строку має бути оплачене заявником повторно.

2.1. Щодо подання документів для погодження на посаді відповідального працівника

Пунктом 134 розділу IX Положення про здійснення банками фінансового моніторингу, затвердженого постановою Правління Національного банку від 26 червня 2015 року № 417 (далі - Положення 417), передбачено, що погодження кандидатури відповідального за здійснення фінансового моніторингу працівника, який за посадою є членом правління банку (далі - відповідальний працівник), здійснюється одночасно з погодженням Національним банком його кандидатури на посаду члена правління банку (крім випадків, коли на момент подання банком пакета документів, передбаченого пунктом 130 розділу IX Положення 417, Національний банк вже підтвердив відповідність ділової репутації та професійної придатності особи як члена правління цього банку). Таке погодження оформляється єдиним рішенням Комітету з питань нагляду та регулювання діяльності банків, нагляду (оверсайта) платіжних систем Національного банку.

При цьому, процедуру погодження на посаді відповідального працівника умовно можливо розділити на два процеси:

- перевірка відповідності відповідального працівника вимогам до керівників банків, установленим устатті 42 Закону про банки та Положенні (погодження особи на посаду члена правління банку);

- перевірка відповідності відповідального працівника вимогам, визначеним в Законі України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" та Положенні 417 (погодження особи у якості відповідального працівника).

Зазначені процеси регулюються різними нормативно-правовими актами Національного банку та забезпечується різними підрозділами пруденційного блоку Національного банку.

Так, процес погодження особи на посаду члена правління банку, включно з вимогами до документів, що мають бути подані до Національного банку з цією метою, визначається розділом VI Положенням та забезпечується Департаментом ліцензування.

В свою чергу процес погодження особи у якості відповідального працівника, включаючи перелік документів, необхідних для такого погодження, визначається розділом IX Положення 417 та забезпечується Департаментом фінансового моніторингу.

Враховуючи вищевикладене та зважаючи на наявні у вказаних нормативно-правових актах випадки дублювання вимог щодо подання окремих документів, з метою спрощення для заявників процесу подання пакетів документів, а також забезпечення оперативного прийняття в роботу пакетів документів відповідальними підрозділами в межах їх компетенції (що позитивно впливатиме на ефективність процесу погодження на посаді відповідальних працівників в цілому), просимо банки:

- одночасно формувати з метою подання до Національного банку два пакети документів: перший - відповідно до вимог пункту 331 глави 40 розділу VI Положення (окрім підпунктів 7, 8, 10), а другий - відповідно до пункту 130 розділу IX Положення 417;

- у разі якщо один і той самий документ має подаватися у складі обох пакетів документів, оригінал такого документа подається у складі пакету документів, що готується відповідно до Положення 417, а в пакет документів, що подається згідно з Положенням, включається засвідчена заявником копія такого документа із відміткою про те, що оригінал міститься в пакеті, що подається відповідно до Положення 417;

- при поданні до Національного банку сформованих пакетів документів адресатами у клопотаннях (листах) вказуються: Департамент ліцензування - щодо пакету документів, що подається згідно з Положенням, та Департамент фінансового моніторингу -щодо пакету документів, що подається згідно з Положенням 417;

- пакет документів, що подається до Департаменту ліцензування, має включати інформацію про те, що відповідний член правління також підлягає погодженню у якості відповідального працівника, та містити реквізити клопотання (листа), яким другий пакет документів подано до Департаменту фінансового моніторингу.

2.2. Щодо повідомлення Національного банку про зміну/перерозподіл повноважень і сфер відповідальності керівників банку

Згідно з вимогами статті 42 Закону про банки керівники банку протягом усього часу обіймання відповідних посад повинні відповідати кваліфікаційним вимогам щодо професійної придатності.

Професійна придатність керівника банку визначається як сукупність знань, професійного та управлінського досвіду особи, необхідних для належного виконання посадових обов'язків керівника банку з урахуванням бізнес-плану та стратегії банку, а також функціонального навантаження та сфери відповідальності конкретного керівника банку.

Банк повинен самостійно перевіряти відповідність керівників банку кваліфікаційним вимогам та забезпечувати контроль такої відповідності на постійній основі.

Відповідно до пункту 362 глави 43 розділу VI Положення банки зобов'язані повідомляти Національний банк у визначеному пунктом 337 глави 41 розділу VI Положення порядку про зміни/перерозподіл повноважень і сфер відповідальності керівників банку, що відбулися або відбуватимуться внаслідок:

- суттєвих змін у напрямах діяльності банку та/або структурі управління, уключаючи зміну стратегії банку, його бізнес-моделі, політики управління ризиками банку, початку нового виду діяльності;

- змін у складі органу управління банку.

З огляду на отримання запитів від банків стосовно критеріїв, якими банки мають керуватися при визначенні суттєвості змін у напрямах діяльності банку та/або його структурі управління, повідомляємо таке.

Мінімальний перелік змін у діяльності банку/його структурі управління, які можуть вважатися суттєвими, зазначається в підпункті 1 пункту 362 глави 43 розділу VI Положення, відповідно до якого до таких змін відноситься зміна стратегії банку, його бізнес-моделі, політики управління ризиками банку, початок банком нового виду діяльності.

Разом з тим, зазначений вище перелік не є вичерпним. Відповідно, кожен банк за потреби може самостійно визначити перелік інших змін, які він вважатиме суттєвими змінами в напрямах діяльності банку та/або його структурі управління з урахуванням розміру, особливостей діяльності банку, характеру й обсягів банківських та інших фінансових послуг, що ним надаються, профілю ризику банку, власного досвіду управлінського персоналу тощо.

До суттєвих змін в структурі управління банку, на нашу думку, може відноситися концептуальний перегляд моделі управління банком, який може передбачати, наприклад, зміну ролі/ступеня впливу власника, окремих керівників та/або колегіальних органів на процес управління банком; зміну критеріїв, на підставі яких здійснено верхньорівневий розподіл сфер відповідальності між керівниками, побудовано лінії підпорядкування та підзвітності, визначено рівні прийняття управлінських рішень, ступінь централізації/децентралізації окремих функцій тощо; впровадження інноваційних рішень, що змінюють обсяги/напрямки інформаційних потоків в банку, логіку/процедури прийняття управлінських рішень; суттєва зміна кадрової політики банку і т.д. Суттєвими можуть також бути зміни менш глобального характеру, в результаті яких при незмінності моделі управління банком та її концептуальних засад здійснюється істотна перебудова внутрішньої управлінської архітектури. До таких змін можуть відноситись істотні зміни в організаційній структурі банку, пов'язані, наприклад, зі створенням нових комітетів та інших колегіальних органів при наглядовій раді та правлінні банку, перепідпорядкування та/або створення окремих підрозділів, істотний перерозподіл функцій між підрозділами банку тощо.

Разом з тим, окремо наголошуємо та звертаємо особливу увагу банків на те, що визначений пунктом 362 глави 43 розділу VI Положення обов'язок подання до Національного банку передбаченої Положенням інформації виникає саме за фактом зміни/перерозподілу повноважень і сфер відповідальності керівників банку, що може зумовлюватись як суттєвими змінами в діяльності або структурі управління банком, так і іншими обставинами, які передбачені пунктом 362 глави 43 розділу VI Положення.

При цьому, комплексний аналіз норм Положення дає підстави для висновку про те, що вирішальним фактором, який обумовлює необхідність подання до Національного банку документів стосовно керівника банку, у повноваженнях/сфері відповідальності якого відбулися зміни/перерозподіл, є необхідність перевірки відповідності такого керівника вимогам щодо професійної придатності з урахуванням змін у його функціональному навантаженні/повноваженнях.

Відповідно, з метою забезпечення дотримання вимог пунктів 362, 363 глави 43 розділу VI Положення, банк у разі настання тих чи інших змін в його діяльності має перевірити:

- чи мають такі зміни наслідком зміну/перерозподіл повноважень та сфер відповідальності керівника банку; та

- чи вимагається перевірка відповідності такого керівника вимогам щодо професійної придатності з урахуванням його оновлених повноважень та/або сфер відповідальності.

Вочевидь така перевірка буде вимагатися тільки у разі, якщо коло функціональних обов'язків/обсяг повноважень керівника доповнилися новим функціоналом/повноваженнями, та/або у разі зміни повноважень/сфери діяльності керівника, та, відповідно, не буде вимагатися у разі, якщо обсяг його функціоналу/повноважень зменшився без настання будь -яких інших змін.

Якщо відповідь за наслідками такої перевірки є позитивною (тобто зміна/перерозподіл повноважень та/або функціоналу відбувається або вже відбулась і вона вимагає здійснення додаткової перевірки особи на відповідність вимогам щодо професійної придатності) у банку виникає передбачений пунктом 362 глави 43 розділу VI Положення обов'язок повідомити про цей факт Національний банк та надати протягом 10 днів після настання відповідних змін передбачені пунктом 363 глави 43 розділу VI Положення документи.

2.3. Щодо затвердження організаційної структури банку та подання такої організаційної структури до Національного банку у випадках, передбачених Положенням

Положенням передбачено низку випадків, у яких банки мають подати до Національного банку організаційну структуру банку за формою згідно з додатком 3 до Положення та рішення уповноваженого органу банку про її затвердження. Зокрема, це стосується випадків погодження керівників банку, керівника підрозділу внутрішнього аудиту, повідомлення про початок банком нового виду діяльності або надання нового виду фінансових послуг, отримання банківської ліцензії, зміни/перерозподілу повноважень і сфер відповідальності керівників банку, що відбулися внаслідок суттєвих змін або змін у складі органу управління банку. При цьому, відповідно до положень додатку 3 до Положення організаційна структура банку має містити прізвище, ім'я та по батькові осіб, визначених в зразку її оформлення.

Разом з тим, звертаємо увагу банків на те, що вимоги додатку 3 до Положення стосовно зазначення в організаційній структурі банку інформації щодо конкретних працівників поширюються на випадки оформлення структури виключно для цілей її подання до Національного банку, і не стосуються затвердження самої організаційної структури банку, яка має відображати органи управління банку, розподіл сфер відповідальності структурні підрозділи, їх функціональні зв'язки та підпорядкованість, тощо, а не посилання на конкретних осіб.

З огляду на це:

організаційна структура банку, яка затверджується його уповноваженим органом час від часу, може містити лише схематичне зображення ієрархічної побудови органів управління, підрозділів, напрямків, тощо;

організаційна структура банку, яка подається до Національного банку у визначених Положенням випадках, має містити інформацію, визначену додатком 3 до Положення (ПІБ осіб, які на момент подання структури до Національного банку очолюють відповідні підрозділи, входять до складу органів управління та його комітетів, напрямів/блоків, які очолюють керівники, тощо).

2.4. Щодо деяких документів, які подаються для оцінки відповідності керівника банку, керівника підрозділу внутрішнього аудиту банку вимогам щодо професійної придатності

Підпунктом 4 пункту 331 глави 40 Розділу VI Положення передбачено, що серед документів для оцінки відповідності керівника банку, керівника підрозділу внутрішнього аудиту вимогам щодо професійної придатності, подаються, зокрема:

- обґрунтування банку стосовно відповідності особи вимогам щодо професійної придатності з урахуванням основних напрямів діяльності, стратегії та бізнес-плану банку, а також функціонального навантаження та сфери відповідальності особи, та

- запевнення особи про її відповідність вимогам щодо професійної придатності з урахуванням основних напрямів діяльності, стратегії та бізнес-плану банку, а також функціонального навантаження та сфери відповідальності особи.

Звертаємо увагу, що зазначені документи мають містити розгорнуту та достатню аргументацію на підтвердження факту відповідності особи вимогам щодо професійної придатності, з урахуванням особливостей діяльності банку та особистого функціоналу такої особи.

Так, банк/особа мають довести, що професійна придатність особи проаналізована на предмет її відповідності вимогам передбаченим пунктам 312 та 313 глави 38 Розділу VI Положення. При цьому, банк/особа мають зазначити, як саме професійна придатність особи відповідає особливостям діяльності банку та її функціональним обов'язкам, в розрізі основних напрямів діяльності, стратегії та бізнес-плану банку, а також функціонального навантаження та сфери відповідальності особи.

У підсумку, передбачені підпунктом 4 пункту 331 глави 40 Розділу VI Положення обґрунтування та запевнення мають надавати вичерпну відповідь на питання, чому саме ця особа (в контексті її професійної придатності) може зайняти таку посаду та на належному рівні виконувати покладені на неї обов'язки.