Про затвердження Інструкції по оформленню, зберіганню та знищенню дипломатичного та службового паспортів України

1. Затвердити Інструкцію по оформленню, зберіганню та знищенню дипломатичного та службового паспортів України, а також зразки листа-заяви і картки з відомостями на виїжджаючого за кордон, які додаються до Інструкції.

2. Ввести в дію Інструкцію з 20 квітня 1995 року.

3. Консульському управлінню МЗС України вжити необхідних заходів для виконання положень цієї Інструкції.

4. Вважати таким, що втратив чинність Наказ Міністра Закордонних Справ України від 12 серпня 1992 року N 536 "Про затвердження Інструкції по оформленню, зберіганню та знищенню дипломатичних та службових паспортів України".

1. Інструкція регулює порядок оформлення, видачі, зберігання та знищення дипломатичних та службових паспортів в МЗС України, а також визначає дії міністерств, відомств, підприємств і організацій при отриманні та заберіганні дипломатичних та службових паспортів України.

2. Дипломатичні та службові паспорти України видаються Міністерством закордонних справ України громадянам України відповідно до Положень про дипломатичні та службові паспорти, затверджених Указом Президента України від 27.10.92 року N 515/92.

3. Оформлення дипломатичного та службового паспортів проводиться на підставі заяви міністерств, відомств та організацій (додаток N 1), картки з відомостями на виїжджаючого за кордон (додаток N 2) та паспорта громадянина України особи, що виїжджає.

Дипломатичні паспорти колишнім Президентам України, Прем'єр-міністрам України та особам, що мають ранг Надзвичайного і Повноважного Посла, Надзвичайного і Повноважного Посланника 1 і 2 класу у відставці видаються на підставі особистої заяви цих осіб.

4. В заявах вказується:

а) прізвище, ім'я та по батькові;

б) країна в'їзду;

в) дата і мета виїзду;

г) установа, що буде фінансувати поїздку;

д) маршрут і вид транспорту, що буде використовуватися;

е) погодження виконавчих комітетів Рад народних депутатів.

5. В картці з відомостями на виїжджаючого за кордон вказується:

а) прізвище, ім'я та по батькові;

б) дата і місце проживання;

в) сімейний стан;

г) серія і номер паспорта громадянина України;

д) імена і дати народження виїжджаючих членів сім'ї;

є) посада та місце роботи;

ж) країна в'їзду;

з) строк, на який відряджається особа;

и) установа, яка відряджає особу за кордон.

6. Заява має бути підписана керівником установи або особою, що замінює його, зареєстрована в канцелярії установи. Картка з відомостями на виїжджаючого має бути підписана начальником відділу кадрів і завірена печаткою установи.

7. Для подання заяви і одержання дипломатичного чи службового паспортів особа, що уповноважена на це повинна мати доручення установи на такі дії, завірену в установленому порядку.

8. Заповнення дипломатичних та службових паспортів здійснюється згідно з Положенням про дипломатичний і службовий паспорти України, затвердженими Указом Президента України від 27 жовтня 1992 року N 515/92.

9. Дипломатичний і службовий паспорти заповнюються українською та англійською мовами і тільки друкованим способом.

10. В дипломатичний чи службовий паспорти осіб, які вирушають за кордон у довгострокове відрядження, можуть бути вписані діти віком до 16 років.

11. Облік виданих дипломатичних та службових паспортів ведеться МЗС України в журналах обліку (додаток N 3), в яких зазначається:

а) дата видачі паспорта;

б) серія, номер паспорта;

в) прізвище, ім'я та по батькові особи, якій виписано паспорт;

г) вхідний номер заяви.

12. Дипломатичні та службові паспорти зберігаються в організації, яка здійснює відрядження, як документи суворої звітності, за винятком дипломатичних паспортів, виданих на строк виїзду за кордон згідно п.10 Положення про дипломатичний паспорт України. Ці паспорти повертаються в МЗС України після закінчення поїздки. Персональна відповідальність за їх збереження покладається на керівника управління або відділу кадрів міністерства, відомства, підприємства, чи організації. В разі порушення порядку видачі та збереження паспортів службові особи несуть відповідальність згідно чинного законодавства.

13. У випадку звільнення власника паспорта, або втрати цією особою права на дипломатичний чи службовий паспорт, а також при непридатності паспортів для використання, організація, що його оформлювала, має здати цей паспорт в 10-денний строк до МЗС України, а за кордоном - у дипломатичну (консульську) установу.

14. Співробітники посольств і консульств, які знаходяться у довгостроковому відрядженні за кордоном, повинні здати на зберігання свої дипломатичні чи службові паспорти у дипломатичну (консульську) установу України.

15. При втраті дипломатичного чи службового паспорта, особа, що втратила його, повинна негайно, але не пізніше 10-денного строку, сповістити про це організацію, яка видала йому паспорт для наступного інформування МЗС України. В разі втрати паспорта за кордоном, особа повинна терміново оповістити дипломатичну (консульську) установу України.

16. Видача нового дипломатичного чи службового паспорта замість втраченого проводиться після з'ясування обставин його втрати. По факту втрати паспорта МЗС України повідомляє Держкомкордон України.

17. Знищення дипломатичного і службового паспортів проводиться тільки МЗС України за встановленим порядком про знищення паспортів.

18. Знищення дипломатичного чи службового паспорта проводиться у випадку:

а) непридатності для використання;

б) закінчення строку дії;

в) втрати особою права на дипломатичний чи службовий паспорт;

г) смерті особи, що мала дипломатичний чи службовий паспорт.

19. Бланки дипломатичних і службових паспортів зберігаються у МЗС, як документи суворої звітності.