Про затвердження Порядку обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство у справах ветеранів України

Відповідно до статті 6 Закону України "Про захист персональних даних", пункту 1.2. розділу 1 Типового порядку обробки персональних даних, затвердженого наказом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 , пункту 9 Положення про Міністерство у справах ветеранів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2018 року № 1175 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 15 квітня 2020 року № 276), НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Порядок обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Міністерство у справах ветеранів України, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства соціальної політики України від 20 липня 2015 року № 746 "Про затвердження Порядку обробки персональних даних у базі персональних даних - Єдиному реєстрі учасників антитерористичної операції", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 вересня 2015 року за № 1110/27555.

3. Директорату цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації (Тадевосян Р.С.) забезпечити подання цього наказу в установленому законодавством порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

1. Цей Порядок встановлює загальні вимоги до організаційних і технічних заходів обробки та захисту персональних даних, володільцем яких є Мінветеранів, під час їх обробки в інформаційних системах Мінветеранів та на паперових носіях.

2. Порядок розроблено на підставі Закону України "Про захист персональних даних", наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року № 1/02-14 "Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних", Положення про Міністерство у справах ветеранів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27 грудня 2018 року № 1175 (в редакції постанови Кабінету Міністрів України від 15 квітня 2020 року № 276), Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, електронних комунікаційних та інформаційно-комунікаційних системах, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 березня 2006 року № 373, постанов Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 413 "Про затвердження Порядку надання та позбавлення статусу учасника бойових дій осіб, які захищали незалежність, суверенітет та територіальну цілісність України і брали безпосередню участь в антитерористичній операції, забезпеченні її проведення чи у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення", від 29 квітня 2016 року № 336 "Деякі питання соціального захисту ветеранів війни та членів сімей Захисників і Захисниць України", від 25 квітня 2018 року № 306 "Деякі питання встановлення зв’язку інвалідності з пораненнями чи іншими ушкодженнями здоров’я", від 14 серпня 2019 року № 700 "Про Єдиний державний реєстр ветеранів війни" та від 28 грудня 2020 року № 1343 "Про затвердження Положення про інформаційну систему управління людськими ресурсами в державних органах".

3. Терміни у цьому Порядку вживаються у значенні, наведеному в Законах України "Про захист персональних даних" та "Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах".

4. До персональних даних належать будь-які відомості чи сукупність відомостей про особу, за якими вона ідентифікується чи може бути конкретно ідентифікованою.

5. Персональні дані, що обробляються, є інформацією з обмеженим доступом, крім випадків, передбачених статтею 5 Закону України "Про захист персональних даних".

6. Персональні дані в інформаційних системах Мінветеранів обробляються автоматизовано в електронному вигляді за допомогою програмних засобів та у паперовому вигляді (зберігання звернень, запитів на доступ до публічної інформації, які надійшли в паперовому вигляді; документів, що містять персональні дані працівників Мінветеранів або кандидатів на зайняття вакантних посад).

7. Володільцем персональних даних є Мінветеранів.

8. Організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних кожної категорії суб’єктів персональних даних, обробку яких здійснює Мінветеранів, забезпечує відповідальна особа з питань захисту персональних даних (далі - відповідальна особа), яка визначається наказом Мінветеранів.

9. Обробка персональних даних, щодо яких встановлені особливі вимоги, та/або яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, здійснюється відповідно до статей 7 та 9 Закону України "Про захист персональних даних".

1. Обробка персональних даних, володільцем яких є Мінветеранів, здійснюється виключно:

1) для працівників Мінветеранів та кандидатів на зайняття вакантних посад з метою забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, управління персоналом, військового та податкового обліків;

2) для інших категорій суб’єктів персональних даних з метою виконання обов’язку Мінветеранів як володільця персональних даних, який передбачений законом, а саме:

ведення обліку осіб, які брали безпосередню участь в антитерористичній операції, забезпеченні її проведення чи у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення;

ведення обліку ветеранів війни, осіб, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, постраждалих учасників Революції Гідності, членів сімей таких осіб та членів сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членів сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України, реалізації ними пільг та інших соціальних гарантій, передбачених законодавчими актами, координації діяльності центральних та місцевих органів виконавчої влади та у випадках, передбачених законом, органів місцевого самоврядування з питань їх соціального захисту;

підготовки статистичної, адміністративної та іншої інформації.

2. Підставами для обробки персональних даних, зазначених в пункті 1 цього розділу, є:

дозвіл на обробку персональних даних, наданий володільцю персональних даних відповідно до закону виключно для здійснення його повноважень;

необхідність виконання обов’язку володільця персональних даних, який передбачений законом.

Обробка персональних даних фізичних осіб, які надають Мінветеранів послуги за цивільно-правовими договорами, здійснюється на підставі правочину, стороною якого є суб’єкт персональних даних або який укладено на користь суб’єкта персональних даних чи для здійснення заходів, що передують укладенню правочину на вимогу суб’єкта персональних даних.

3. Обробка персональних даних здійснюється на підставі та відповідно до Конституції України, Законів України "Про захист персональних даних", "Про Кабінет Міністрів України", "Про центральні органи виконавчої влади", "Про адміністративні послуги", "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту" та інших законів України з метою здійснення повноважень Мінветеранів.

1. Мінветеранів здійснює обробку персональних даних таких категорій суб’єктів:

працівників Мінветеранів та кандидатів на зайняття вакантних посад;

осіб, які звертаються до Мінветеранів в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу" та "Про доступ до публічної інформації";

осіб, які звертаються до Мінветеранів відповідно до Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту" для встановлення статусу учасника бойових дій, призначення одноразової грошової допомоги та встановлення зв’язку інвалідності з пораненнями чи іншими ушкодженнями здоров’я;

осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного реєстру учасників антитерористичної операції та осіб, які брали участь у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення (далі - Реєстр АТО/ООС);

осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру ветеранів війни.

2. Склад персональних даних, які обробляються Мінветеранів, залежить від категорії суб’єкта персональних даних.

3. Мінветеранів здійснює обробку таких персональних даних працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад:

паспортні дані;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

військово-облікові дані;

відомості про стан здоров’я (в обсязі, необхідному для реалізації трудових відносин, і для забезпечення вимог законодавства у сфері охорони праці);

біографічні дані;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про зареєстроване та фактичне місце проживання;

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення.

4. Мінветеранів здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу" та "Про доступ до публічної інформації":

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

місце проживання;

наявність пільг, які є підставою для першочергового розгляду звернення;

відомості про засоби зв’язку;

інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе.

5. Мінветеранів здійснює обробку таких персональних даних осіб, які звертаються відповідно до Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту" для встановлення статусу учасника бойових дій, призначення одноразової грошової допомоги та встановлення зв’язку інвалідності з пораненнями чи іншими ушкодженнями здоров’я:

прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

дата народження;

серія та номер паспорта особи або номер паспорта, виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

місце проживання (область, район, населений пункт, вулиця, будинок, квартира);

номер контактного телефону;

військове (спеціальне) звання;

місцеперебування у районах проведення антитерористичної операції чи здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації та період перебування в них;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

група та причина інвалідності;

повний діагноз.

6. Мінветеранів здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Реєстру АТО/ООС:

прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності);

стать;

дата народження;

серія та номер паспорта особи або номер паспорта, виготовленого у формі картки, що містить безконтактний електронний носій;

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

категорія особи, визначеної у пунктах 2 Порядку надання та позбавлення статусу учасника бойових дій осіб, які захищали незалежність, суверенітет та територіальну цілісність України і брали безпосередню участь в антитерористичній операції, забезпеченні її проведення чи у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року № 413;

місце проживання (область, район, населений пункт, вулиця, будинок, квартира);

номер контактного телефону;

військове (спеціальне) звання;

місцеперебування у районах проведення антитерористичної операції чи здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації та період перебування в них;

дата і номер рішення про надання/позбавлення статусу учасника бойових дій.

7. Мінветеранів здійснює обробку таких персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру ветеранів війни:

1) інформація про особу (прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), число, місяць, рік народження, місце народження, стать, адресу місця проживання (адресу зареєстрованого місця проживання), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію (за наявності), номер паспорта громадянина України (для фізичної особи, яка через свої релігійні переконання в установленому порядку відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і має відповідну відмітку в паспорті), унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі;

2) реквізити документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України (паспорт громадянина України, тимчасове посвідчення громадянина України), документа, що посвідчує особу та підтверджує її спеціальний статус (посвідка на постійне проживання в Україні, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту), інформація, що міститься у свідоцтві про народження (для дитини віком до 14 років);

3) інформація про смерть особи на підставі даних про смерть з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, отриманих у порядку взаємодії інформаційних систем;

4) вид та реквізити документів, що підтверджують право на пільгу, та строк дії таких документів;

5) інформація про:

перебування особи на обліку громадян, які потребують поліпшення житлових умов;

виплату грошової компенсації за належні для отримання жилі приміщення;

житло, придбане за рахунок коштів грошової компенсації;

забезпечення житлом (зокрема забезпечення центральними органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування на умовах співфінансування з державного, місцевих бюджетів, за власний рахунок тощо);

пільги, житлові субсидії, грошову допомогу та інші соціальні гарантії, передбачені законами та іншими нормативно-правовими актами, на які особа має право;

фактичне користування пільгами та іншими соціальними гарантіями, передбаченими законами та іншими нормативно-правовими актами, строк і обсяг їх отримання особою;

підстави (реквізити рішення) та дату надання (позбавлення) статусу ветерана війни, особи, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною, постраждалого учасника Революції Гідності, члена сім’ї загиблого (померлого) ветерана війни, члена сім’ї загиблого (померлого) Захисника чи Захисниці України;

групу інвалідності, дату встановлення інвалідності, дату зняття інвалідності, причину інвалідності на основі даних, отриманих з централізованого банку даних з проблем інвалідності та/або Єдиної інформаційної системи соціальної сфери;

дані про захворювання на основі даних, отриманих з централізованого банку даних з проблем інвалідності та/або Єдиної інформаційної системи соціальної сфери;

індивідуальну програму реабілітації на основі даних, отриманих з централізованого банку даних з проблем інвалідності та/або Єдиної інформаційної системи соціальної сфери;

дані щодо забезпечення технічними та іншими засобами реабілітації (дата отримання таких виробів, строк експлуатації та найменування підприємства), направлення на протезування/ортезування (дата видачі направлення, назва технічного та іншого засобу реабілітації, строк експлуатації) на основі даних, отриманих з централізованого банку даних з проблем інвалідності та/або Єдиної інформаційної системи соціальної сфери;

направлення на психологічну реабілітацію та проходження психологічної реабілітації, компенсацію вартості проїзду до суб’єкта, що надає послуги із психологічної реабілітації, та назад;

направлення на санаторно-курортне лікування, отримання санаторно-курортного лікування, виплату грошової компенсації замість путівки на санаторно-курортне лікування, компенсацію вартості проїзду до санаторно-курортного закладу та назад;

забезпечення особи з інвалідністю автомобілем структурними підрозділами з питань соціального захисту населення обласних і Київської міської державних адміністрацій або управліннями виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України в Автономній Республіці Крим, областях, мм. Києві та Севастополі;

належність до кількох категорій осіб згідно із Законом України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту";

надання матеріальної допомоги, отримання земельної ділянки, отримання інших пільг згідно із законодавством;

серію, номер, ким і коли виданий документ про освіту (науковий ступінь) особи, дані про здобуті нею рівень (освітньо-кваліфікаційний (кваліфікаційний), ступінь освіти, професію, спеціальність та спеціалізацію; серію, номер, ким і коли виданий документ про вчене звання, повне найменування закладу вищої освіти (наукової установи), рішенням вченої ради якого (якої) присвоєно вчене звання із зазначенням якого саме звання;

перебування на обліку в Державному центрі зайнятості;

стан зайнятості;

проходження професійного навчання, перепідготовки та підвищення кваліфікації;

отримання ваучерів для підтримання конкурентоспроможності осіб на ринку праці;

отримання одноразової виплати для організації безробітним підприємницької діяльності за рахунок коштів Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття;

підприємницьку діяльність на основі інформації з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;

уповноважений орган, в якому особа перебуває на обліку в Єдиному державному автоматизованому реєстрі осіб, які мають право на пільги;

6) відцифрований образ обличчя особи, отриманий, зокрема, з Єдиного державного демографічного реєстру;

7) контактні дані особи (адреса електронної пошти, номер телефону);

8) інформація про обставини, дату і місце смерті/загибелі особи, дату і місце поховання, пам’ятні знаки, які встановлені на честь особи, адреси встановлення пам’ятних знаків, отримані від місцевих державних адміністрацій;

9) інформація про речові права особи на нерухоме майно, обтяження таких прав на основі відомостей, що містяться у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно, в обсязі, визначеному законодавством у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень;

10) інформація про транспортні засоби, які перебувають у власності або користуванні особи (тип транспортного засобу, назва транспортного засобу, об’єм двигуна, тип палива або джерела енергії, рік випуску, дата реєстрації транспортного засобу, серія та номер свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу) на основі даних, що містяться в Єдиному державному реєстрі транспортних засобів;

11) серія та номер посвідчення водія та категорії посвідчення водія особи на основі даних, що містяться в Єдиному державному реєстрі транспортних засобів;

12) інформація про перебування особи на обліку в органах Пенсійного фонду України як одержувача пенсії (щомісячного довічного грошового утримання) на основі даних, одержаних в порядку інформаційної взаємодії Мінветеранів з Пенсійним фондом України;

13) інформація про державні нагороди особи;

14) інформація про соціальну діяльність особи, керівництво в громадських об’єднаннях, участь у спортивних змаганнях, знання мов, хобі;

15) належність особи до категорії бездомних осіб, дані про яких містяться в Єдиній інформаційній системі соціальної сфери;

16) статус внутрішньо-переміщеної особи на основі даних, що містяться в Єдиній інформаційній базі даних про внутрішньо переміщених осіб та/або в Єдиній інформаційній системі соціальної сфери.

1. Збирання персональних даних працівників Мінветеранів та кандидатів на зайняття вакантних посад здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема, про державну службу, працю.

Накопичення таких персональних даних здійснюється згідно з вимогами законодавства, зокрема, про державну службу, працю.

Накопичення персональних даних працівників здійснюється за допомогою інформаційної системи управління людськими ресурсами та нарахування заробітної плати Implementation of Human Resources and Payroll Management Information System (HRMIS).

2. Персональні дані осіб, які звертаються до Мінветеранів в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу" та "Про доступ до публічної інформації", збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у зверненнях та запитах на інформацію.

Накопичення персональних даних вказаної категорії суб’єктів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

3. Персональні дані осіб, які звертаються до Мінветеранів відповідно до Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту" для встановлення статусу учасника бойових дій, призначення одноразової грошової допомоги та встановлення зв’язку інвалідності з пораненнями чи іншими ушкодженнями здоров’я, збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у зверненнях, та інформації в паперовій та/або електронній формах, що надходить від підприємств, установ та організацій, у відповідь на подані відповідно до чинного законодавства запити.

Накопичення персональних даних вказаної категорії суб’єктів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу.

4. Персональні дані осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Реєстру АТО/ООС, накопичуються на підставі інформації в паперовій та/або електронній формах, яка надсилається Мінветеранів відповідно до пункту 7 Порядку ведення Єдиного реєстру учасників антитерористичної операції та осіб, які брали участь у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, затвердженого наказом Міністерства у справах ветеранів України від 20 жовтня 2020 року № 208, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 21 грудня 2020 року за № 1265/35548.

Персональні дані обробляються за допомогою автоматизованої системи та зберігаються на серверах Мінветеранів.

5. Збирання персональних даних осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру ветеранів війни, здійснюється шляхом отримання інформації в паперовій та/або електронній формах від суб’єктів, визначених пунктом 6 Положення про Єдиний державний реєстр ветеранів війни, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 серпня 2019 року № 700.

Персональні дані обробляються за допомогою автоматизованої системи та зберігаються на серверах Мінветеранів.

6. Суб’єкт персональних даних повідомляється про володільця персональних даних, склад та зміст зібраних персональних даних, свої права, визначені Законом України "Про захист персональних даних", мету збору персональних даних та про осіб, яким передаються його персональні дані, а також про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, місцезнаходження володільця чи розпорядника персональних даних, у письмовій (електронній або паперовій) формі у повідомленні про обробку персональних даних.

1. Персональні дані обробляються у формі, що допускає ідентифікацію фізичної особи, якої вони стосуються, у строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.

2. Персональні дані працівників Мінветеранів та кандидатів на зайняття вакантних посад зберігаються у строк, визначений законодавством, зокрема, про державну службу, працю.

3. Персональні дані осіб, які звертаються до Мінветеранів в порядку, визначеному Законами України "Про звернення громадян", "Про безоплатну правову допомогу" та "Про доступ до публічної інформації", зберігаються протягом 5 років з моменту звернення.

4. Персональні дані осіб, відомості про яких підлягають внесенню до Реєстру АТО/ООС або Єдиного державного реєстру ветеранів війни зберігаються не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.

5. Забезпечення збереженості та цілісності персональних даних здійснюється відповідно до вимогрозділу V цього Порядку.

1. Працівники структурних підрозділів Мінветеранів, які здійснюють обробку персональних даних в обсягах, визначених їх посадовими інструкціями, переглядають персональні дані на предмет їх актуальності та достовірності відповідно до законодавства.

2. Зміни до персональних даних вносяться на підставі:

вмотивованої письмової вимоги суб’єкта персональних даних;

припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

рішення суду.

3. Персональні дані видаляються або знищуються у спосіб, що виключає подальшу можливість поновлення таких персональних даних.

4. У разі виявлення відомостей про особу, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.

5. Персональні дані підлягають видаленню або знищенню у разі:

закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та Мінветеранів, якщо інше не передбачено законом;

видання відповідного припису Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;

набрання законної сили рішенням суду щодо видалення або знищення персональних даних.

6. Персональні дані, зібрані з порушенням вимог Закону України "Про захист персональних даних", підлягають видаленню або знищенню у встановленому законодавством порядку.

7. Суб’єкт персональних даних має право пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними.

8. Якщо за результатами розгляду такої вимоги виявлено, що персональні дані суб’єкта обробляються незаконно або є недостовірними Мінветеранів або підприємства, установи і організації, що належать до сфери його управління, припиняють обробку персональних даних суб’єкта та інформують про це суб’єкта персональних даних.

1. Працівники, які обробляють персональні дані, мають бути ознайомлені з вимогами Закону України "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів у сфері захисту персональних даних.

2. Працівники, які обробляють персональні дані, зобов’язані:

запобігати втраті персональних даних та їх неправомірному використанню;

не розголошувати персональні дані, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків (таке зобов’язання залишається чинним після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених Законом України "Про захист персональних даних").

3. Відповідальна особа веде облік працівників, які мають доступ до персональних даних, обробку яких здійснює Мінветеранів. Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частин) суб’єктів, які необхідні у зв’язку з виконанням ними своїх професійних чи службових або трудових обов’язків. Такі працівники надають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних (додаток 1), яке зберігається в особовій справі.

4. Відомості про працівників Мінветеранів, які надали письмове зобов’язання про нерозголошення відомостей, що належать до персональних даних, заносяться до Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних (додаток 2), який ведеться відповідальною особою в електронному вигляді.

5. Датою надання права доступу до персональних даних вважається дата надання зобов’язання відповідним працівником.

6. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення на посаду, виконання обов’язків на якій не пов’язане з обробкою персональних даних.

7. Суб’єкт персональних даних має право на одержання від Мінветеранів будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

1. Передача персональних даних третім особам здійснюється відповідно до вимог законодавства.

2. Передача персональних даних іноземним суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними, здійснюється відповідальною особою лише за умови забезпечення відповідною державою належного захисту персональних даних у випадках, встановлених законом або міжнародними договорами України.

3. Суб’єкт персональних даних завчасно інформується про передачу його персональних даних іноземним суб’єктам відносин, пов’язаних із персональними даними.

4. Не є конфіденційною інформацією передбачені законом персональні дані, що стосуються здійснення особою, яка займає посаду, пов’язану з виконанням функцій держави або органів місцевого самоврядування, посадових або службових повноважень.

5. Не належать до інформації з обмеженим доступом:

відомості, зазначені у деклараціях осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, оформлених за формою і в порядку, що встановлені Законом України "Про запобігання корупції", крім відомостей, визначених абзацом четвертим частини першої статті 47 цього Закону;

інформація про отримання у будь-якій формі фізичною особою бюджетних коштів, державного чи комунального майна, крім випадків, передбачених статтею 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації";

інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

1. Обробка персональних даних в структурних підрозділах Мінветеранів здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту персональних даних.

2. Обробка персональних даних здійснюється у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Працівники, які відповідно до посадових обов’язків здійснюють обробку персональних даних, допускаються до обробки лише після їх авторизації.

3. Обробка персональних даних в інформаційних системах Мінветеранів здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних вживаються спеціальні технічні заходи захисту, у тому числі щодо виключення несанкціонованого доступу до персональних даних, що обробляються та роботі технічного та програмного комплексу, за допомогою якого здійснюється обробка персональних даних.

4. Облік операцій, пов’язаних із обробкою персональних даних суб’єкта та доступом до них, здійснюється Мінветеранів відповідно до законодавства.

5. Під час обробки персональних даних повинен забезпечуватися їхній захист від несанкціонованого та неконтрольованого ознайомлення, модифікації, знищення, копіювання, поширення.

6. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних підлягають документальній фіксації відповідальною особою.

Така документальна фіксація, а також опис дій працівників на випадок несанкціонованого доступу до персональних даних, пошкодження технічного обладнання, надзвичайних ситуацій здійснюється Мінветеранів відповідно до законодавства.

7. Відповідальна особа, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці:

1) інформує та консультує володільця або розпорядника персональних даних з питань додержання законодавства про захист персональних даних;

2) взаємодіє з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини та визначеними ним посадовими особами його секретаріату з питань запобігання та усунення порушень законодавства про захист персональних даних;

3) здійснює заходи, спрямовані на підвищення обізнаності працівників із законодавством у сфері захисту персональних даних, у тому числі проводить систематичні навчання.