Про затвердження Вимог до організації ведення консульського обліку в електронній формі

Відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85,

1. Затвердити Вимоги до організації ведення консульського обліку в електронній формі, що додаються.

2. Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра закордонних справ України відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1. Ці Вимоги розроблено відповідно до абзацу першого пункту 5 Порядку ведення обліку громадян України, які проживають за межами України , затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 січня 2020 року № 85 (далі - Порядок).

2. Терміни, що вживаються у цих Вимогах, мають таке значення:

адреса електронної пошти користувача - вказана користувачем при реєстрації особистого кабінету користувача адреса електронної пошти;

ведення консульського обліку в електронній формі (е-Облік) - спосіб пересилання заяв та документів, передбачених Порядком, в електронній формі он-лайн засобами Інтернету та відомчої інформаційної системи МЗС (далі - ВІС МЗС);

інформаційне повідомлення - автоматично сформоване ВІС МЗС повідомлення щодо підтвердження факту вчинення дії з питань консульського обліку в електронній формі, що надсилається он-лайн на адресу електронної пошти користувача;

користувач - особа щодо якої вчиняються дії, пов’язані з обліком, або її законний представник;

особистий кабінет користувача - складова частина системи електронної взаємодії користувача та уповноваженої посадової особи, яка дає змогу користувачу та уповноваженій посадовій особі вчиняти дії щодо е-Обліку;

уповноважена посадова особа - уповноважена посадова особа закордонної дипломатичної установи України.

Інші терміни в цих Вимогах вживаються у значеннях, визначених Порядком, а також Законами України "Про телекомунікації", "Про інформацію" "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг".

3. Вимоги встановлюють процедуру організації ведення е-Обліку дистанційно з використанням технічних і програмних засобів ВІС МЗС та Інтернету для забезпечення пересилання передбачених Порядком заяв та документів в електронній формі.

4. Організація ведення е-Обліку забезпечується шляхом запровадження системи особистих кабінетів користувачів, яка є складовою ВІС МЗС та функціонує на платформі веб-сайту МЗС.

5. Уповноважена посадова особа здійснює операційні дії у ВІС МЗС з використанням кваліфікованого електронного підпису.

6. Департамент консульської служби МЗС надає авторизований доступ до інформації щодо консульського обліку громадян України Адміністрації Державної прикордонної служби України, Державній міграційній службі України, Державній митній службі України, Службі зовнішньої розвідки України та Службі безпеки України шляхом автоматизованої взаємодії інформаційно-телекомунікаційних систем у форматі "запит-відповідь" в режимі реального часу (онлайн).

Перелік відомостей, структура та формат інформаційних файлів, що передаються і приймаються шляхом автоматизованої взаємодії інформаційно-телекомунікаційних систем, а також процедури взаємодії систем визначаються суб’єктами інформаційних відносин спільно та відповідно до цих Вимог оформлюються окремими протоколами.

1. Подання передбачених Порядком заяв і документів в електронній формі користувачем відповідній закордонній дипломатичній установі України здійснюється з використанням функціоналу особистого кабінету користувача.

2. Подання заяви передбачає:

1) вхід до особистого кабінету із забезпеченням електронної ідентифікації та автентифікації користувача;

2) заповнення користувачем облікової картки за формою згідно з додатком 3 до Порядку та завантаження фотокартки (для взяття на постійний консульський облік, тимчасовий консульський облік, консульський облік усиновлених дітей);

3) заповнення користувачем відповідної заяви, передбаченої Порядком (для взяття на постійний консульський облік, тимчасовий консульський облік, консульський облік усиновлених дітей; актуалізацію даних, що містяться в обліковій картці; внесення змін до облікової картки; зняття з консульського обліку);

4) завантаження користувачем сканованих копій документів, передбачених Порядком для відповідної дії;

5) сплату користувачем консульського збору відповідно до розділу V цих Вимог.

3. Після здійснення операцій, передбачених пунктом 2 цього розділу, заява вважається поданою. На адресу електронної пошти користувача надсилається інформаційне повідомлення про завершення процедури подання заяви.

1. Розгляд заяви здійснюється уповноваженою посадовою особою протягом строку, визначеного пунктами 9 та 10 Порядку .

2. Розгляд заяви включає:

1) ідентифікацію користувача та перевірку даних ВІС МЗС щодо перебування на консульському обліку;

2) перевірку якості завантажених користувачем графічних даних;

3) звірку даних ВІС МЗС та/або завантажених користувачем документів з даними, внесеними ним до заяви та/або облікової картки;

4) визначення строку, на який особа приймається на консульський облік - у разі взяття на консульський облік;

5) вчинення засобами ВІС МЗС операційних дій з метою підготовки до формування відповідних інформаційних повідомлень та/або довідок, передбачених Порядком та цими Вимогами.

1. За результатами розгляду заяви уповноважена посадова особа приймає одне з рішень щодо:

1) взяття на консульський облік (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення та довідки про перебування на консульському обліку за формою згідно з додатком 1 до Порядку );

2) актуалізації даних про особу, що містяться в обліковій картці, передбаченої абзацом другим пункту 16 Порядку (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення про актуалізацію даних);

3) внесення змін до облікової картки (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення про зміни в обліковій картці та оновленої довідки про перебування на консульському обліку за формою згідно з додатком 1 до Порядку );

4) зняття з консульського обліку (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення та довідки про зняття з консульського обліку за формою згідно з додатком 2 до Порядку );

5) відмови у взятті на консульський облік (з одночасним надсиланням інформаційного повідомлення із зазначенням причини відмови відповідно до пункту 21 Порядку );

6) повернення заяви на доопрацювання. У разі подання користувачем неякісної фотокартки, копій документів або виявлення інших недоліків технічного характеру уповноваженою посадовою особою формується інформаційне повідомлення з переліком виявлених недоліків, яке надсилається на адресу електронної пошти користувача разом із поданою ним заявою для її редагування та повторного подання на розгляд.

1. За взяття на постійний і тимчасовий консульський облік засобами е-Обліку справляється консульський збір відповідно до пункту 7 Порядку .

2. Консульський збір, сплачений в іноземній валюті з використанням електронних платіжних засобів через особистий кабінет користувача, перераховується в національній валюті України за курсом, визначеним відповідно до умов договору між МЗС та банком-еквайром, до державного бюджету на бюджетний рахунок, відкритий в Державній казначейській службі України за кодом класифікації доходів бюджету 22060000 "Кошти, отримані за вчинення консульських дій".