Щодо застосування у фінансово-господарській діяльності електронного документообігу

Державна фіскальна служба України керуючись статтею 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення ТОВ на отримання індивідуальної податкової консультації щодо застосування у фінансово-господарській діяльності електронного документообігу та в межах компетенції повідомляє.

Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів в Україні встановлені Законом України від 22 травня 2003 року N 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон N 851).

Відповідно до статті 3 Закону N 851 відносини, пов'язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом України, законами України "Про інформацію", "Про захист інформації в автоматизованих системах", "Про державну таємницю", "Про телекомунікації", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", цим Законом, а також іншими нормативно-правовими актами.

Згідно зі статтею 7 Закону N 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Умови та вимоги до процедури засвідчення електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 N 680.

Пунктом 2 статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року N 996-ХIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"(далі - Закон N 996) визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов'язкові реквізити, визначені цим пунктом.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Водночас статтею 6 Закону N 996 визначено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Пунктом 44.1 статті 44 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) передбачено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Враховуючи викладене, товариство у своїй господарський діяльності може використовувати електронний документообіг з урахуванням норм Закону N 996 та керуючись вимогами Закону N 851, водночас у визначених законодавством випадках, зокрема при проведенні перевірок, посадова (службова) особа контролюючого органу має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст. 85 Кодексу).

Разом з тим слід зазначити, що головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову та бюджетну політику, зокрема у сфері бухгалтерського обліку, є Міністерство фінансів України.

Регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється Міністерством фінансів України, яке затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (пункт 2 статті 6 Закону N 996).

Отже, за роз'ясненнями з питань ведення бухгалтерського обліку та первинних документів в електронному вигляді, які є підтвердженням здійснення господарських операцій, доцільно звернутись до Міністерства фінансів України.