Щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обовязків і завдань

На виконання постанови КМУ від 28 грудня 2000 р. N 1922 "Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців", з метою підвищення ефективності діяльності державних службовців та відповідальності за доручену справу і сприяння покращанню добору, розстановці кадрів, розвитку їх ініціативи і творчої активності

1. Затвердити Порядок проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (додаток N 1).

2. Управлінню кадрів та кадрової політики (Челобітченко В.А.):

2.1. Проводити організаційне, методичне забезпечення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

2.2. Проаналізувати та узагальнити результати щорічної оцінки та підготувати проекти наказів з питань кадрового менеджменту.

3. Державному секретарю з питань оборонно-промислового комплексу і машинобудування, заступникам Державного секретаря, керівникам структурних підрозділів:

3.1. Щорічно забезпечувати проведення оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

3.2. Першу щорічну оцінку провести у лютому 2003 року за результатами роботи 2002 року згідно з графіком проведення і подання результатів оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань.

3.3. Результати оцінки (заповнені форми бланка щорічної оцінки) подати до Управління кадрів та кадрової політики у визначені графіком терміни.

4. Контроль залишаю за собою.

Запровадження системи оцінок під час підбиття підсумків виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань з метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців передбачено Стратегією реформування системи державної служби, затвердженою Указом Президента України від 14 квітня 2000 р. N 599.

На виконання Заходів зазначеної Стратегії Кабінет Міністрів України постановою від 28 грудня 2000 р. N 1922 затвердив нову редакцію Положення про проведення атестації державних службовців. Цим Положенням визначено, що у період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків.

Відповідно до цього Порядку за підсумками роботи за звітний рік протягом січня - лютого наступного року проводиться щорічна оцінка безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів).

У випадку відсутності (хвороба, довготривале відрядження тощо) безпосереднього керівника структурного підрозділу або якщо безпосередній керівник працює не повний звітній рік, щорічну оцінку проводить заступник керівника структурного підрозділу, на якого тимчасово покладено виконання функцій керівника, у разі відсутності такої посади - керівник вищого рівня.

Не підлягають щорічному оцінюванню керівництво міністерства, вагітні жінки, державні службовці патронатної служби, державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді, та працівники (військовослужбовці Збройних Сил, інших військових формувань, особи складу органів внутрішніх справ, органів і установ виконання покарань), відряджені до міністерства.

Перша щорічна оцінка проводиться за підсумками роботи у 2002 році.

При оцінюванні виконання державними службовцями обов'язків (згідно з посадовими інструкціями) та покладених на них планових і позапланових завдань (відповідно до плану діяльності Міністерства промислової політики України, доручень, які отримані в оперативному порядку певним структурним підрозділом) необхідно використовувати особисті плани державних службовців. Цей план є робочим документом, який формується державним службовцем за дорученими (резолюціями) безпосереднього керівника. Протягом року до особистого плану можуть вноситися зміни і доповнення на підставі документів, за якими міністерству, підрозділу спрямовуються позапланові завдання (доручення органу вищого рівня, накази (розпорядження) керівника міністерства, рішення колегії тощо).

Оцінювання виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків - є процедурою перевірки діяльності державних службовців відповідно до посадових інструкцій, особистих планів роботи та порівняння якості їх роботи із визначеними критеріями і показниками, що здійснюється безпосереднім керівником шляхом спостереження та контролю.

Критерії та показники якості роботи державних службовців пов'язуються з конкретною діяльністю та очікуваними результатами (якість, кількість, своєчасність результатів роботи; продемонстровані державними службовцями поведінка, вміння, навички та компетентність, рівень знань, етичні стандарти або інтегровані показники діяльності).

Щорічна оцінка повинна здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

До проведення щорічної оцінки мають попередньо готуватися як державний службовець, так і його безпосередній керівник. У цей період аналізується виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, особистих планах, а також наданих окремими дорученнями у звітний період; встановлюється дата проведення співбесіди. Державні службовці ознайомлюються з планом роботи підрозділу (органу) на наступний рік, у відповідності з яким готують пропозиції до особистого плану.

Щорічна оцінка здійснюється державним службовцем (через самооцінювання) і безпосереднім керівником, результати якого заносяться до Форми бланка щорічної оцінки і додатка до неї. При цьому розділи 1, 2, 3 Форми і додаток 1 до неї заповнюються державним службовцем, який має її передати безпосередньому керівнику протягом 2 днів з дати отримання завдання.

Самоооцінка забезпечує активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. У державних службовців є можливість висловити свою точку зору і самим визначити проблемні області, а також встановити для себе конкретні цілі для удосконалення професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, особистого плану, визначеного на початку звітного періоду (виконання усіх завдань, своєчасність, якість, результативність, а також чи були: переноси термінів та їх причини, зміни до плану, додаткові завдання), заповнюючи розділ 4 Форми бланка щорічної оцінки, додатки 1, 2 до неї. Оцінка має бути обгрунтованою, базуватися на конкретних прикладах. Безпосередній керівник має відмітити хороші показники роботи державного службовця, рівень знань, вмінь, професійні та ділові якості державного службовця, які він використав при виконанні службових обов'язків, тобто його сильні сторони. Одночасно у своїх коментарях безпосередній керівник недвозначно вказує на недоліки в роботі державного службовця та шляхи їх подолання.

Заповнену Форму бланка щорічної оцінки безпосередній працівник передає у встановлений Порядком проведення щорічної оцінки термін державному службовцю для ознайомлення з оцінкою:

- співбесіда та підписання результатів обговорення проводиться безпосереднім керівником з державним службовцем з метою обговорення результатів оцінки роботи державного службовця за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

У ході співбесіди обговорюються результативність у контексті посадових обов'язків та запланованих завдань, успіхи і причини невдач, заходи щодо подолання перешкод, які виникають у роботі, прагнення і потреби розвитку, особисті плани на майбутній період у світлі пріоритету структурного підрозділу або міністерства.

Обговорення не може бути формальним, а конструктивним, коли воно носить рекомендаційний і наставницький характер. Необхідно стимулювати державних службовців висловлювати власні думки. Проблеми виносяться на обговорення для того, щоб спільними зусиллями знайти їх вирішення, а не для взаємних докорів і звинувачень. При обговоренні коментарі безпосереднього керівника щодо результатів роботи повинні враховувати самооцінку державного службовця. Необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів (усьому має бути підтвердження). Доцільно підбиття підсумків виконання державними службовцем обов'язків та завдань завершувати на позитивній і конструктивній ноті.

Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем Форми бланка щорічної оцінки (розділ 5);

- затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення із результатами оцінювання. Керівник вищого рівня може висловити свої зауваження та пропозиції, а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди;

- заключний етап. Повноту заповнення Форми бланка щорічної оцінки перевіряє Управління кадрів та кадрової політики Мінпромполітики України і долучає її до особової справи державного службовця. Управлінням кадрів та кадрової політики також аналізуються та узагальнюються результати щорічної оцінки і готуються проекти наказів з питань кадрового менеджменту. Зазначені висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначення щорічної оцінки та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, планування їх кар'єри.

Результати щорічної оцінки враховуються при атестації державних службовців, а також при розгляді питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, премій або їх зміни розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формування кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

У випадку, коли державні службовці отримують "низьку" оцінку виконання покладених обов'язків і завдань, до них можуть застосовуватись заходи впливу: встановлення певного терміну для покращання показників роботи, проведення додаткових співбесід з безпосереднім керівником, виключення з кадрового резерву. У разі необхідності можуть застосовуватися заходи дисциплінарного впливу, передбачені чинним законодавством, у порядку, визначеному статтями 148, 149 Кодексу законів про працю України.

У разі незгоди з оцінкою, отриманою від безпосереднього керівника, державний службовець у десятиденний термін оформлює свої зауваження та обгрунтування, з якими звертається до Державного секретаря. Якщо державний службовець залишився невдоволений рішенням керівників, він може оскаржити ці рішення Державному секретарю або керівникові органу вищого рівня у такий же термін.