2. Для друкування наказів по особовому складу використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище та власне ім'я виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів тощо. Текст друкується на одному боці аркуша на папері формату А4 (210 х 297 мм) через один міжрядковий інтервал.
3. Текст наказів по особовому складу друкується з такими вільними від тексту полями:
1) ліве - не менш як 30 мм;
2) праве - не менш як 10 мм;
3) верхнє і нижнє - не менш як 20 мм.
4. Під час оформлення наказу по особовому складу слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля:
1) 12,5 мм - для абзаців у тексті;
2) 104 мм - для реквізитів "Гриф обмеження доступу документа".
5. У разі оформлення наказу по особовому складу на двох і більше сторінках друга і наступні сторінки нумеруються (на першій сторінці номер не проставляється). Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь яких слів та розділових знаків.
Вписувати у віддрукований текст наказу по особовому складу окремі букви, цифри, слова не дозволяється.
6. В кінці наказу по особовому складу відтворюється реквізит "Підпис" особи, яка підписує даний наказ.
Реквізит "Підпис" складається з найменування посади особи, яка підписує наказ по особовому складу, військового звання, особистого підпису, власного імені та прізвища. Власне ім'я та прізвище особи, яка підписує наказ по особовому складу, друкуються на рівні військового звання з інтервалом для особистого підпису.
Найменування посади, військове звання та власне ім'я особи, яка підписує наказ по особовому складу, друкуються малими літерами, а прізвище цієї особи - великими.
7. У пунктах наказів по особовому складу великими літерами друкуються:
1) прізвища військовослужбовців;
2) посади, на які військовослужбовці призначаються;
3) військово-облікові спеціальності;
4) слова, які визначають головну дію кожного з пунктів (наприклад: "ЗВІЛЬНИТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "ПРОДОВЖИТИ", "НАПРАВИТИ", "ЗАРАХУВАТИ", "УКЛАСТИ", "ВИКЛЮЧИТИ", "СКАСУВАТИ", "ПОНОВИТИ", "ВВАЖАТИ", "ІМЕНУВАТИ", "У ЗАПАС" тощо).
8. Титульні аркуші наказів по особовому складу повинні мати такі реквізити:
1) Державний Герб України;
2) найменування органу військового управління;
3) назва документа;
4) дата і номер;
5) місце видання;
6) гриф обмеження доступу до наказу (за потреби);
7) заголовок до тексту;
8) текст;
9) підпис.
Для зручності в роботі спеціальні бланки титульних аркушів наказів по особовому складу можуть виготовлятися заздалегідь друкарським способом або під час друкування із використанням друкарського пристрою електронно-обчислювальної техніки. Зразок титульного аркушу наказу по особовому складу наведено в додатку 37 до цієї Інструкції.
9. Титульні аркуші наказів по особовому складу складаються від імені посадових осіб, яким відповідно до Положення надано право видавати накази по особовому складу. У наказах по особовому складу вказуються дійсні найменування військових частин. Зразок титульного аркуша наказу по особовому складу за дійсним найменуванням наведено в додатку 38 до цієї Інструкції.
10. Написання дійсних найменувань органів управління, військових частин, установ здійснюється з урахуванням Указу Президента України від 30 жовтня 2000 року № 1173 "Про впорядкування присвоєння почесних найменувань військовим частинам, установам, вузлам зв'язку, органам та підрозділам".
11. Під час призначення військовослужбовців у режимні (закриті) військові частини ці частини вказуються тільки за умовними найменуваннями, а їх посади - за скороченими найменуваннями, вказаними у штатах (штатних розписах). Титульні аркуші таких наказів по особовому складу складаються від імені командирів військових частин за умовним найменуванням. Зразок титульного аркуша наказу по особовому складу за умовним найменуванням наведено в додатку 39 до цієї Інструкції.
Під час призначення військовослужбовців у військові частини, у штатах яких встановлена умовна нумерація підрозділів, а їхні штатні найменування вказані в дужках, ці підрозділи вказуються тільки за умовною нумерацією. Наприклад: "НАЧАЛЬНИКОМ РОЗРАХУНКУ 1 ГРУПИ ВІЙСЬКОВОЇ ЧАСТИНИ А0215, ВОС - 4500004".
12. В пунктах наказів по особовому складу, які складаються в наказовій формі, без будь-яких скорочень вказуються відомості військовослужбовця у такій послідовності:
1) військове звання;
2) прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);
3) посада, яку військовослужбовець займає на час видання наказу (у разі перебування військовослужбовця у розпорядженні, - посадова особа, у розпорядженні якої військовослужбовець перебуває);
4) дійсне найменування військової частини, відповідно до штату (штатного розпису), командування, виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил, іншого органу військового управління, до яких ця військова частина входить.
13. У наказах по особовому складу про призначення (переміщення) на посади, крім того, вказуються:
1) посада, на яку військовослужбовець призначається;
2) номер військово-облікової спеціальності посади, передбаченої штатами (штатним розписом).
14. У наказах по особовому складу посади, на які призначаються військовослужбовці вказуються разом з дійсними найменуваннями військових частин відповідно до штату (штатного розпису), а також командувань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, яким вони підпорядковані, наприклад:
1) "КОМАНДИР ВЗВОДУ ОХОРОНИ РОТИ ОХОРОНИ БАТАЛЬЙОНУ ОХОРОНИ 000 ОКРЕМОЇ БРИГАДИ ТАКТИЧНОЇ АВІАЦІЇ ПОВІТРЯНОГО КОМАНДУВАННЯ "00000" ПОВІТРЯНИХ СИЛ ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ";
2) "КОМАНДИРОМ ТАНКОВОГО ВЗВОДУ ТАНКОВОЇ РОТИ ТАНКОВОГО БАТАЛЬЙОНУ 00 ОКРЕМОЇ МЕХАНІЗОВАНОЇ БРИГАДИ ІМЕНІ КОРОЛЯ ДАНИЛА ОПЕРАТИВНОГО КОМАНДУВАННЯ "0000" СУХОПУТНИХ ВІЙСЬК ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ";
3) "ОФІЦЕР ВІДДІЛУ РЕМОНТУ ЦЕНТРАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АВІАЦІЇ ТА ПРОТИПОВІТРЯНОЇ ОБОРОНИ ОЗБРОЄННЯ КОМАНДУВАННЯ СИЛ ЛОГІСТИКИ ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ".
15. Накази по особовому складу, як правило, складаються з декількох пунктів, крім випадків, коли наказ видається щодо одного військовослужбовця про:
1) призначення (переміщення) військовослужбовця, який не досяг граничного віку перебування на військовій службі і визнаний за станом здоров'я непридатним до виконання польотів, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатним до військової служби на посадах, не пов'язаних з виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях або роботою в спеціальних спорудах;
2) присвоєння чергового військового звання;
3) звільнення військовослужбовця у зв'язку з обвинувальним вироком суду, що набрав законної сили, яким призначено покарання у вигляді позбавлення волі, обмеження волі;
4) виключення із списків особового складу військовослужбовця, який помер (загинув), визнаний судом безвісно відсутнім або оголошений померлим у мирний час;
5) нагородження (заохочення) військовослужбовця (працівника).
16. У разі включення до наказу по особовому складу декількох пунктів однієї тематики вони об'єднуються спільною вступною частиною. Текст у вступній частині не повторюється у пунктах наказу.
Вступна частина наказу по особовому складу оформлюється коротко і повинна відображати зміст наказу. У разі, якщо пункти цього наказу видаються на підставі Положення або Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу", то вступна частина має містити посилання на відповідні пункти Положення або абзаци, підпункти, пункти та частини статей Закону.
Вступна частина наказу по особовому складу, пункт наказу і примітка до пункту наказу не переносяться на іншу сторінку. Зразок вступної частини наказу по особовому складу наведено у додатку 40 до цієї Інструкції.
За наявності в наказі по особовому складу декількох вступних частин вони відділяються одна від одної знаком параграфа.
Усі пункти наказу по особовому складу незалежно від кількості вступних частин повинні мати єдину порядкову нумерацію (в наказі, виданому на одну особу, пункту номер не надається).
Прізвища військовослужбовців у наказах по особовому складу (у пунктах та параграфах) розташовуються в алфавітному порядку.
17. Накази по особовому складу готуються з урахуванням документів персонального обліку військовослужбовців (особовою справою або послужною (скороченою послужною) карткою), а також інших документів, передбачених Інструкцією з організації виконання Положення.
18. У наказах по особовому складу про зарахування військовослужбовців слухачами військових навчальних закладів вказуються результати складання конкурсних вступних іспитів цими військовослужбовцями.
У наказах по особовому складу про закінчення військовослужбовцем курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказується оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.
19. У разі закінчення навчання заочної форми посади, які займають військовослужбовці, у пунктах наказів по особовому складу не вказуються.
20. Примітки до пунктів наказів по особовому складу розташовуються під відповідними пунктами. У цих примітках, залежно від змісту пункту наказу по особовому складу, вказуються:
1) у наказах про укладення (продовження) строку контракту - рік народження, особистий номер, строк, на який укладено (продовжено) контракт, підстави або умови укладання (продовження) контракту (за наявності);
2) у наказах про присвоєння первинних військових звань - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, з якого часу проходить військову службу, особистий номер;
3) у наказах про присвоєння чергових військових звань - рік народження, особистий номер, вислуга в попередньому військовому званні;
4) у наказах про присвоєння чергових військових звань достроково - рік народження, особистий номер, вислуга в попередньому військовому званні, військове звання за посадою, передбачене штатом;
5) у наказах про присвоєння первинних військових звань запасу - особистий номер;
6) у наказах про присвоєння первинних військових звань офіцерів запасу за результатами атестування осіб офіцерського складу особам, які проходили військову службу - рік народження, особистий номер, відповідний ТЦК та СП, в якому перебуває на обліку (у разі, якщо первинне військове звання офіцера запасу присвоюється військовозобов'язаним, які не проходили військову службу, або жінкам, які не перебували на військовому обліку, - особистий номер);
7) у наказах про присвоєння чергових військових звань запасу (резерву) - рік народження, особистий номер, вислуга у військовому званні, відповідний ТЦК та СП, в якому перебуває на обліку;
8) у наказах про призначення (переміщення) - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (якщо були перерви - вказуються всі періоди проходження військової служби, у тому числі й проходження військової служби в інших військових формуваннях);
9) у наказах про зарахування у розпорядження - рік народження, особистий номер;
10) у наказах про призначення (переміщення) військовослужбовців, які не досягли граничного віку перебування на військовій службі і визнані за станом здоров'я непридатними до виконання польотів, служби на підводних човнах, надводних кораблях або до роботи в спеціальних спорудах, але придатними до військової служби на посадах, не пов'язаних із виконанням польотних завдань, службою на підводних човнах, надводних кораблях або роботою в спеціальних спорудах - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (вислуга років у календарному і пільговому обчисленні), дата призначення на посаду, грошове забезпечення за останньою посадою до переміщення, причина переміщення, а також збереження за ним права на обчислення пенсії за вислугою років із посадового окладу грошового забезпечення до переміщення відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення осіб, звільнених з військової служби, та деяких інших осіб";
11) у наказах про продовження граничного строку перебування на посаді - рік народження, особистий номер;
12) у наказах про повернення з-за кордону і направлення за кордон - рік народження, освіта, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби, у тому числі й проходження військової служби в інших військових формуваннях), особистий номер;
13) у наказах про призов (прийняття) на військову службу - рік народження, освіта, рік закінчення навчального закладу, особистий номер, з якого і по який час проходив військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби), яким ТЦК та СП призваний (прийнятий) і дата призову (прийняття) на військову службу;
14) у наказах про прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, відрядження військовослужбовців до державних органів, установ і організацій, а також державних та комунальних навчальних закладів із залишенням на військовій службі, направлення військовослужбовців до інших військових формувань з виключенням із списків особового складу - число, місяць, рік народження, особистий номер і підстава для видання наказу;
15) у наказах про прийняття військовослужбовців з інших військових формувань із зарахуванням їх до списків особового складу - рік народження, особистий номер, з якого часу військовослужбовець проходить військову службу (якщо були перерви, вказуються всі періоди проходження військової служби, у тому числі й проходження військової служби в інших військових формуваннях);
16) у наказах про звільнення з військової служби в запас (відставку) - число, місяць, рік народження, вислуга років у календарному і пільговому обчисленні, відповідний ТЦК та СП, до якого направляється на військовий облік, особистий номер, право носіння військової форми одягу, номер і дата організаційної директиви (у разі скорочення штатів або проведення організаційних заходів). Військовослужбовцям, засудженим за скоєний злочин, у наказах по особовому складу про звільнення з військової служби додатково вказується, коли, де, яким судом, за що, за якою статтею Кримінального кодексу України засуджено та який вид покарання призначено;
17) у наказах про виключення із списків особового складу померлих (загиблих) - число, місяць, рік народження, з якого часу у Збройних Силах, особистий номер, дата смерті (хвороба (патологічні стани), що призвела до смерті, причина загибелі, чи пов'язана смерть із виконанням обов'язків військової служби (захисту Батьківщини)), де похований, прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), роки народження і місце проживання дружини, дітей (у тому числі на яких сплачувалися аліменти) або родичів, які мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), підстави для виключення зі списків особового складу. Запис про зв'язок смерті з виконанням обов'язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки хвороба (патологічні стани), що призвела до смерті. Під час вирішення питання про причину смерті (загибелі) і її зв'язок з виконанням обов'язків військової служби необхідно керуватися вимогами Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу" та матеріалами спеціального розслідування з приводу смерті (загибелі) військовослужбовця. На визнаних безвісно відсутніми та оголошених померлими: число, місяць, рік народження, з якого часу перебуває на військовій службі, особистий номер, дата, причина і обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання (перебування) сім'ї, яка знаходиться на утриманні, місце поховання;
18) у наказах про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), - рік народження, особистий номер і підстава внесення зміни (зазначаються документи, видані органами РАЦС або закордонними дипломатичними установами України).
21. Під час запису відомостей про отриману освіту у примітках вказується найменування закладу освіти, в якому здобутий найвищий з наявних ступенів освіти (у разі, якщо найвищий ступінь освіти здобутий в закладі освіти, який не є військовим, також (за наявності) вказується найменування військового навчального закладу) та рік закінчення цього закладу. Заклад загальної середньої освіти вказується тільки в тих випадках, коли військовослужбовець не має середньої військової освіти або вищої освіти, отриманої в цивільних закладах освіти.
Наприклад: "1979 р. н., освіта: Київський інститут Військово-Повітряних Сил у 2000 р.".
Для осіб рядового, сержантського і старшинського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом вказується рівень багаторівневої підготовки.
22. У примітках наказів по особовому складу про призначення (переміщення) військовослужбовців вказуються причини призначення (переміщення) відповідно до вимог, передбачених Положенням, передбачене штатом військове звання за посадою, з якої переміщується, і військове звання за посадою, на яку переміщується.
Наприклад: "Призначається на вищу посаду в порядку просування по службі з шпк "старший лейтенант" на шпк "майор".
23. У разі скорочення посади у примітках вказуються номер і дата директиви про скорочення штатів або проведення організаційних заходів. Наприклад: "Спільна директива МО України та ГК ЗС України від 30.12.2005 № Д 322/1/24".
24. Примітки до пунктів наказів дозволяється заміняти особистими номерами у наказах про:
1) закінчення військових навчальних закладів;
2) нагородження (заохочення);
3) оголошення посадового становища у зв'язку зі зміною нумерації (найменування) військової частини;
4) зарахування у розпорядження.
25. Переміщення військовослужбовців всередині військової частини на рівні посади однакового найменування (наприклад: з посади командира 1 взводу на посаду командира 3 взводу) оформляються наказами по стройовій частині без видання окремого наказу по особовому складу.
26. Проєкти наказів по особовому складу перед поданням їх на підпис відповідному командиру (начальнику) повинні бути перевірені виконавцем. Зазначені в пунктах наказу облікові дані військовослужбовців або працівників уважно звірені з наявними документами персонального обліку, посади - зі штатом (штатним розписом).
Кожний проєкт наказу по особовому складу подається на перевірку (візування) до відповідної юридичної служби (юрисконсульта).
Всі посадові особи, які провели перевірку проєкту наказу по особовому складу, виконавець та начальник служби персоналу (або посадова особа, на яку покладені відповідні обов'язки), на звороті останнього аркушу ставлять відповідні відмітки зі своїми підписами. Зразок звороту останнього аркуша наказу по особовому складу наведено в додатку 41 до цієї Інструкції.
27. Зразки пунктів наказів по особовому складу наведено в додатку 42 до цієї Інструкції.
XII. Особливості організації та ведення обліку особового складу в особливий період
1. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:
1) на особовий склад, який перебуває на військовій службі (здійснює трудову діяльність), а також військовослужбовців, які проходили службу у військовому резерві за контрактом та призвані на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, - облікові документи, які велися на нього у військовій частині в мирний час;
2) на військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період - особові справи, обліково-послужні та послужні (скорочені послужні) картки (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби), отримані з ТЦК та СП.
2. Військовослужбовці військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період зараховуються в день прибуття до списків особового складу військової частини в порядку, установленому пунктами 30 - 32 розділу II цієї Інструкції.
Первинне призначення на посади військовослужбовців військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період, а також призначення (переміщення) військовослужбовців, які перебувають на військовій службі, відповідно до їх мобілізаційного призначення за мобілізаційним планом, здійснюються наказом командира військової частини по стройовій частині незалежно від номенклатури посад для призначення. Накази по стройовій частині видаються всіма військовими частинами, що формуються та утримуються на окремому штаті.
Особи рядового, сержантського і старшинського складу, особи рядового, сержантського і старшинського складу за призовом, які при призначенні з однієї військової частини до іншої зараховані у розпорядження відповідного командира, можуть призначатися на посади наказами по стройовій частині одночасно із зарахуванням до списків особового складу військової частини.
Такі накази є підставою для визначення посадового становища військовослужбовцям, запису відповідних відомостей до облікових документів, видачі документів, що посвідчують особу військовослужбовця особам офіцерського складу військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період. Зазначені накази не дублюються наказами по особовому складу.
Розсилка других (третіх) примірників наказів по стройовій частині (витягів із наказів по стройовій частині) здійснюється відповідно до пунктів 13 - 15 розділу X цієї Інструкції для наказів по особовому складу, на наступний день після закінчення встановлених строків готовності військової частини.
На окремі підрозділи (рота, батарея тощо) наказ видається військовою частиною, на яку мобілізаційним планом покладено їх формування. Наказ складається на підставі штатно-посадового списку і облікових документів військовослужбовців за умовним найменуванням формувань у порядку штатної організації військової частини. До наказу включаються військовослужбовці, які переміщуються в межах військової частини відповідно до їх мобілізаційного призначення, прибули з інших військових частин та призвані із запасу. Військовослужбовці, які залишаються на займаних посадах, до наказу не включаються.
Відпрацьований у мирний час проєкт наказу зберігається як формалізований документ та періодично уточнюється під час проведення заходів мобілізаційного тижня, службою персоналу штабу військової частини, на яку покладено формування або які мають самостійний штат.
Накази складаються за умовним найменуванням у двох, трьох примірниках (у залежності від підпорядкованості). Відправка примірників наказів або витягів із них здійснюється у порядку, установленому для наказів по особовому складу пунктами 9 - 16 розділу X цієї Інструкції.
Після закінчення заходів відмобілізування за мобілізаційним планом усі зміни в службовому становищі офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу здійснюються наказами по особовому складу відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу в особливий період (у воєнний час). Надалі накази по стройовій частині видаються в одному примірнику.
Зразки пунктів наказів по стройовій частині наведено в додатку 43 до цієї Інструкції.
3. У документах, що посвідчують особу військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період - в особових справах, послужних картках, обліково-послужних картках (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби) робиться запис про дату призову на військову службу і направлення до місця служби, який засвідчується підписом начальника відповідного ТЦК та СП і гербовою печаткою.
Військовослужбовцям, призваним на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період, які прибули безпосередньо до військових частин або перебували у цей час на зборах, відмітки про час їх призову на військову службу проставляються у документах, що посвідчують особу військовослужбовців та решті облікових документів, начальником штабу військової частини.
Після видачі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, військово-облікові документи військовозобов'язаних та резервістів зберігаються в особових справах цих військовослужбовців.
4. Військовослужбовцям, переміщеним під час мобілізації до нового місця служби у військові частини, що не входять до складу військ (сил), які беруть участь у бойових діях, одночасно із врученням припису видається на руки в опечатаному пакеті їхні облікові документи (крім особових справ). Особові справи таких військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - перші примірники) пересилаються встановленим порядком до нового місця проходження військової служби. Другі примірники та послужні картки осіб офіцерського складу, а також послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу пересилаються до служб персоналу вищих рівнів або кадрових центрів, відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців.
Якщо військовослужбовці вибувають у складі команди, то їхні особові справи, обліково-послужні картки (в залежності від категорії обліку таких осіб) можуть бути видані в опечатаному пакеті під підпис старшому команди. Про видачу пакетів з особовими справами та рештою облікових документів робиться відмітка в приписах (поіменних списках команд).
5. Під час переміщення військовослужбовців до військових частин, які беруть участь у бойових діях, їхні особові справи, послужні та обліково-послужні картки (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби) пересилаються до служб персоналу вищих рівнів, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців. У разі постійного розташування служби персоналу штабу військової частини, яка бере участь у бойових діях, у районі відновлення або в місці евакуації (постійне місце дислокації військової частини знаходиться поза межами ведення бойових дій), перші примірники особових справ та обліково-послужні картки військовослужбовців (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби) направляються до місця розташування служби персоналу штабу військової частини, до якої їх було переміщено. Другі примірники особових справ осіб офіцерського складу, а також послужні картки осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу пересилаються до служб персоналу вищих рівнів, відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців.
6. З оголошенням воєнного стану, якщо службі персоналу вищого рівня (або їх окремий структурний підрозділ, на який покладено обов'язки з ведення персонального обліку особового складу) було визначено інше місце розташування, під час переміщення військовослужбовців у визначених пунктами 4 та 5 цього розділу випадках, у разі службової необхідності, дозволяється направляти документи персонального обліку до місця розташування служби персоналу або кадрового центру (окремого структурного підрозділу, на який покладено обов'язки з ведення персонального обліку особового складу).
7. У разі призову на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період засуджених осіб, які звільнені від відбування покарання з випробуванням відповідно до частини четвертої статті 39 Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу", прийняття на військову службу за контрактом осіб, які умовно-достроково звільнені від відбування покарання, відповідно до статті 21-5 Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу" (далі - засуджені особи), обліково-послужні картки на них оформлюються у відповідних ТЦК та СП та передаються до військових частин за місцем проходження служби.
ТЦК та СП, які здійснюють призов осіб, зазначених в абзаці першому цього пункту, на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, формують запити про необхідність направлення їм відповідних облікових документів за місцем перебування на військовому обліку (проходження військової служби) таких осіб та до Галузевого архіву.
8. Зберігання облікових документів засуджених осіб у військових частинах за місцем проходження ними військової служби здійснюється окремо від облікових документів іншого особового складу. Облік засуджених осіб, які проходять військову службу у відповідному спеціалізованому підрозділі військової частини ведеться:
1) у електронному журналі обліку особового складу за іменними списками та звітністю - у підрозділі (за місцем проходження служби) на весь особовий склад;
2) у електронному журналі обліку особового складу, за обліково-послужними картками та особовими справами (в залежності від категорії обліку військовослужбовців) - у штабі військової частини за правилами, встановленими пунктами 1 - 17 розділу II цієї Інструкції.
9. У службі персоналу вищого рівня облік засуджених осіб ведеться за другими примірниками особових справ осіб офіцерського складу та послужними (скороченими послужними) картками військовослужбовців (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби). Окремі вимоги щодо форм звітності стосовно збору, узагальнення, обробки інформації та ведення обліку засуджених осіб встановлюються начальником служби персоналу вищого рівня.
10. Відомості про наявність судимості у засуджених осіб зазначаються у наказах:
1) по стройовій частині - під час призову при направленні з ТЦК та СП до місця проходження військової служби, при зарахуванні до списків особового складу військової частини, при виключенні зі списків особового складу військової частини з різних причин;
2) по особовому складу - під час підготовки кадрових рішень до призначення на інші посади, звільнення з військової служби, призупинення військової служби, зарахування у розпорядження відповідних посадових осіб, виключення із списків особового складу Збройних Сил України з різних причин.
Інформація про наявність судимості у засудженої особи в наказах по стройовій частині та особовому складу оформлюється у вигляді примітки до пункту наказу, наприклад: "Був засуджений Подільським районним судом м. Києва 20.04.2024 за ч. 1 ст. 135, ч. 2 ст. 286 КК до покарання у виді позбавлення волі на строк 4 роки 6 місяців із позбавленням права керувати транспортними засобами на строк 2 роки 6 місяців і на підставі ст. 75 КК звільнений від відбування основного покарання з випробуванням на строк тривалістю 2 роки.".
11. Відомості про наявність у військовослужбовців судимостей записуються:
1) у електронному журналі обліку особового складу - у вкладці "Облік особового складу", стовпці "Додаткова інформація";
2) у обліково-послужних картках - до розділу "Додаткова інформація";
3) у послужних картках (скорочених послужних картках), послужних списках особових справ - до розділу про проходження військової служби після відомостей про призов на військову службу.
Наприклад: "Засуджений 20.04.2024 р. за ч. 1 ст. 135, ч. 2 ст. 286 КК". До послужних списків особових справ та обліково-послужних карток інформація про наявність судимості записується в обсязі, зазначеному в абзаці четвертому пункту 10 цього розділу.
12. Персональний і штатно-посадовий облік військовослужбовців військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період у службах персоналу вищого рівня здійснюється за обліковими документами, отриманими від підпорядкованих військових частин. Документи персонального обліку військовослужбовців, яких не вистачає, складаються в цих службах персоналу.
Другі примірники особових справ осіб офіцерського складу військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період запитуються за потреби у відповідних ТЦК та СП.
13. Для організації персонального обліку військовослужбовців військової служби за призовом під час мобілізації, на особливий період у службах персоналу та кадрових центрах використовуються послужні картки, які зберігаються в їх довідкових картотеках. У разі відсутності послужних карток на таких військовослужбовців виписуються скорочені послужні картки на підставі отриманих наказів по стройовій частині. При заміні скорочених послужних карток на повні дозволяється знімати копії з послужних карток, які зберігаються та ведуться у службах персоналу вищих рівнів.
14. У органах управління, військових частинах, установах та в підрозділах військових частин, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:
1) під час вибуття військової частини (разом зі штабом та службою персоналу) до складу військ (сил), які беруть участь у бойових діях, особові справи, послужні (скорочені послужні) картки, та обліково-послужні картки, пересилаються до визначеного місця (яке знаходиться поза межами району ведення бойових дій) або залишаються в пункті постійної дислокації військової частини (за умови відсутності загрози їх захоплення або знищення) за наказом командира військової частини (або за наказом відповідного командира (начальника) вищого штабу (органу військового управління) пересилаються до служби персоналу вищого рівня). Ведення особових справ, послужних (скорочених послужних) карток та обліково-послужних карток в районі ведення бойових дій заборонено;
2) у відділенні, екіпажі, розрахунку, взводі (обслузі) облік військовослужбовців здійснюється з урахуванням вимог, визначених пунктом 1 розділу II цієї Інструкції;
3) у закладах охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України ведеться добова відомість військового закладу охорони здоров'я на особливий період (додаток 44);
4) у підрозділах, які направляються для виконання бойових завдань в тилу ворога, облік особового складу ведеться лише у відомостях визначених пунктом 1 розділу II цієї Інструкції. Під час виконання особовим складом таких завдань інші облікові документи передаються для тимчасового зберігання в штаби і служби персоналу за наказом начальника штабу військової частини. Особові справи військовослужбовців передаються до служби персоналу вищого рівня;
5) у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Командування об'єднаних сил Збройних Сил України, службах персоналу видів Збройних Сил, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби, які прийняли поповнення, ведеться книга обліку прибулого поповнення (додаток 45), в якій обліковується прибулий для поповнення особовий склад;
6) з'єднання та окремі кораблі (судна), які виходять у море для виконання бойових завдань, відомості електронного обліку особового складу, обліково-послужні картки залишають на березі. Порядок і час здачі цих документів визначаються керівником служби персоналу вищого рівня;
7) під час перевезення особового складу на літаках, вертольотах, кораблях (суднах) штаби військових частин (закладів охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України), на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель (судно) іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 46), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки, який відправляє його до служби персоналу вищого рівня. Другий примірник залишається в штабі військової частини (закладу охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України), особовий склад яких перевозиться;
8) в управліннях з'єднань, штабах командувань видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, в органах військового управління, які беруть участь у бойових діях, добова відомість складається один раз на п'ять діб.
15. Командирам військових частин (з'єднань) забороняється:
1) направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який не зарахований до списків особового складу військової частини або зарахований у розпорядження відповідного командира;
2) зараховувати до списків особового складу військової частини військовослужбовців, які не прибули з інших військових частин. Військовослужбовці, які відстали від своїх військових частин, направляються до місця служби або до резервних військових частин.
16. Командири відділень, взводів, рот, батарей, відповідних їм підрозділів, а також командири підрозділів і служб кораблів (суден) усіх рангів зобов'язані:
1) перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком, під час та після завершення бойових дій;
2) незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;
3) щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому командиру про наявність і втрати особового складу.
17. Облік військовослужбовців, які беруть участь у бойових діях, ведеться у службах персоналу управлінь з'єднань (органів військового управління) у відомостях електронного обліку особового складу окремо на кожну військову частину.
Штатно-посадові картотеки на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в службах персоналу управлінь з'єднань (органів військового управління), які беруть участь у бойових діях, не ведуться.
18. Облік військовослужбовців, які перебувають у резервних військових частинах з'єднань, видів, окремих родів військ (сил) Збройних Сил, ведеться відповідно до пункту 27 розділу II цієї Інструкції, змінний склад обліковується окремо від постійного складу. У службах персоналу вищих рівнів щодо таких військових частин ведуться:
1) на осіб офіцерського складу - особові справи і послужні картки;
2) на осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом - скорочені послужні картки, з яких складається тимчасова картотека обліку осіб рядового, сержантського і старшинського складу резерву.
19. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через смерть (загибель), поранення (травми, контузії, каліцтва), хворобу та з інших причин, у підрозділах військових частин ведеться з урахуванням таких вимог:
1) у відділенні та взводі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, командири відділень і взводів доповідають своєму безпосередньому командиру (начальнику) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;
2) у роті (батареї), окремому підрозділі - на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається іменний список особового складу, який вибув зі строю (додатком 47). Іменний список особового складу, який вибув зі строю, щоденно подається командиру батальйону (дивізіону), до штабу військової частини;
3) у батальйоні (дивізіоні, ескадрильї) - на підставі даних іменних списків особового складу, який вибув зі строю рот (батарей) і окремих підрозділів, про втрати особового складу, звірені з даними медичних підрозділів військової частини, складається загальний іменний список особового складу, який вибув зі строю, на особовий склад батальйону (дивізіону, ескадрильї), який щодня подається до штабу військової частини.
20. У штабі військової частини іменні списки особового складу, який вибув зі строю, звіряються з даними обліку медичної служби (підрозділу) військової частини. В іменних списках робиться відмітка про поранених і хворих, які перебувають в медичному підрозділі військової частини, в інших медичних закладах, вибули зі строю військової частини через поранення (травми, контузії, каліцтва) та з інших причин без відома медичних підрозділів частини. На підставі зазначених іменних списків особового складу, який вибув зі строю, даних обліку медичного підрозділу військової частини складається список загальних втрат особового складу за формою і в строки, визначені Генеральним штабом, та видається наказ по стройовій частині, за яким весь особовий склад, що загинув у бою, помер унаслідок поранення, контузії, каліцтва, хвороби та з інших причин, про призупинення виплати грошового і здійснення продовольчого, речового, інших видів забезпечення У відомостях електронного обліку особового складу робляться відповідні записи.
Після видання наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини безповоротно вибулого особового складу, відповідно до пункту 33 розділу II цієї Інструкції, на цей особовий склад складається іменний список безповоротних втрат особового складу та надсилається у порядку, установленому пунктом 5 розділу XIII цієї Інструкції.
21. Донесення про смерть (загибель) військовослужбовців в особливий період не надсилаються.
Усі померлі (загиблі) військовослужбовці обліковуються за іменними списками безповоротних втрат особового складу. Іменні списки безповоротних втрат особового складу на померлих (загиблих) військовослужбовців складаються після видання наказу командира військової частини по стройовій частині про їх виключення із списків особового складу військової частини у зв'язку з смертю (загибеллю).
22. Не виключаються зі списків особового складу військових частин і обліковуються як тимчасово відсутні особи, визначені пунктом 39 розділу II цієї Інструкції, а також особовий склад, який:
1) знаходиться у відрядженні, відпустках, на навчанні (без виключення зі списків особового складу військової частини);
2) знаходиться на лікуванні в амбулаторно-поліклінічних закладах та лікарняних закладах військової частини охорони здоров'я в системі Міноборони (медичних пунктах (службах)), медичних пунктах (з ліжковим фондом), медичних взводах (ротах, батальйонах), військових лазаретах (усіх найменувань) (далі - медичний підрозділ військової частини);
3) знаходиться на лікуванні у закладах охорони здоров'я в системі Міноборони. Такий особовий склад у донесення про склад та чисельність військ не включається з дня вибуття з частини;
4) знаходиться на лікуванні у військово-медичних (клінічних) центрах усіх найменувань, а також медичних (лікувально-діагностичних) центрах (далі - заклади охорони здоров'я в системі Міноборони регіону). Такий особовий склад у донесення про склад та чисельність військ не включається з дня вибуття з частини;
5) евакуйовано внаслідок поранень (травм, контузій, каліцтв), через хворобу до закладів охорони здоров'я (установи) за межі військової частини. Такий особовий склад у донесення про склад та чисельність військ не включається з дня евакуації.
23. Військовослужбовці, евакуйовані внаслідок отриманих поранень (контузій, травм або каліцтв), захворювань до закладів охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України та які знаходяться на лікуванні за межами військової частини (у закладах охорони здоров'я (установах)), за поданням командирів військових частин звільняються з посад та зараховуються у розпорядження посадових осіб, які мають право призначати на ці посади. Зразок оформлення наказу по особовому складу про зарахування військовослужбовців, які евакуйовані внаслідок отриманих поранень (контузій, травм або каліцтв), захворювань до закладів охорони здоров'я в системі Міністерства оборони України та які знаходяться на лікуванні за межами військової частини (у закладах охорони здоров'я (установах)), у розпорядження відповідних посадових осіб наведено в додатку 48.
24. Після завершення лікування або проведення огляду військово-лікарської комісії військовослужбовці із закладів охорони здоров'я прибувають:
1) придатні до військової служби за станом здоров'я (на підставі висновку (постанови) військово-лікарської комісії) - безпосередньо до військових частин за місцем проходження служби до отримання поранень (контузій, травм або каліцтв), захворювань;
2) непридатні до військової служби за станом здоров'я за висновком (постановою) військово-лікарської комісії на підставі особистих рапортів - безпосередньо до ТЦК та СП для взяття на військовий облік або виключення з військового обліку (крім військовослужбовців, визнаних військово-лікарською комісією непридатними до військової служби за станом здоров'я за наслідками поранень (контузій, травм або каліцтв), захворювань, одержаних під час виконання обов'язків військової служби, які виявили бажання проходити військову службу та стосовно яких прийнято рішення про залишення на військовій службі за контрактом або прийняття на військову службу за контрактом);
3) визнані військово-лікарською комісією такими, що потребують відпустки для лікування у зв'язку з хворобою або відпустки для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва), на підставі особистих рапортів - до ТЦК та СП за місцем проведення відпустки для зарахування на облік на час відпустки.
25. Військовослужбовці, які виявили бажання особисто подати документи щодо оформлення звільнення з військової служби у зв'язку з непридатністю до військової служби за станом здоров'я за висновком (постановою) військово-лікарської комісії або щодо оформлення відпустки для лікування у зв'язку з хворобою, відпустки для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва), направляються після проведення лікування із закладів охорони здоров'я (установ) до військових частин за місцем проходження служби до отримання ними поранень (контузій, травм або каліцтв), захворювань на підставі особистих рапортів.
26. У разі коли військовослужбовець внаслідок отриманого поранення (травми, контузії, каліцтва), хвороби фізично позбавлений можливості особисто подати рапорт про звільнення з військової служби у зв'язку з непридатністю до військової служби за станом здоров'я за висновком (постановою) військово-лікарської комісії чи про надання відпустки для лікування у зв'язку з хворобою, відпустки для лікування після поранення (контузії, травми або каліцтва) за висновком (постановою) військово-лікарської комісії, такий рапорт за його рішенням може бути складений іншою особою, у тому числі представником закладу охорони здоров'я (установи). Такий рапорт засвідчується керівником закладу охорони здоров'я (установи).
27. У разі якщо на час прибуття військовослужбовця із закладу охорони здоров'я (установи) до ТЦК та СП за місцем проведення відпустки його відпускний квиток з військової частини за місцем проходження служби до отримання поранення (контузії, травми або каліцтва), захворювання не був надісланий, такий військовослужбовець обліковується в цьому ТЦК та СП як тимчасово прибула особа в електронному журналі обліку особового складу. Про факт прибуття військовослужбовця та відсутність на нього відпускного квитка ТЦК та СП зобов'язаний протягом однієї доби повідомити відповідну військову частину, яка за місцем проходження служби цим військовослужбовцем до отримання поранення (контузії, травми або каліцтва), захворювання.
28. В особливий період обмін медичними та іншими документами військовослужбовців в електронній формі (у разі відсутності технічної можливості або, якщо передбачено надання тільки оригіналів паперових документів, також у паперовій формі) між закладами охорони здоров'я державної та комунальної власності, в яких військовослужбовці перебували (перебувають) на лікуванні, військовими частинами, ТЦК та СП встановлено Порядком здійснення в особливий період обміну медичними та іншими документами військовослужбовців між закладами охорони здоров'я державної та комунальної власності, державними установами Національної академії медичних наук, в яких військовослужбовці перебували (перебувають) на лікуванні, та військовими частинами, територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23 серпня 2023 року № 901.
29. Після затвердження висновку (постанови) військово-лікарської комісії про визнання військовослужбовців за станом здоров'я непридатними до військової служби, підготовка документів для звільнення військовослужбовців та виключення їх зі списків особового складу військових частин здійснюються службами персоналу військових частин, у списках особового складу яких вони перебувають, або службами персоналу вищих рівнів, кадрових центрів з урахуванням вимог Положення та цієї Інструкції. Витяги із наказів в електронній формі (у разі відсутності технічної можливості або, якщо передбачено надання тільки оригіналів паперових документів, також примірники витягів з наказів у паперовій формі) направляються до закладів охорони здоров'я (установ), у яких перебувають на лікуванні військовослужбовці, або до ТЦК та СП, зазначених в особистих рапортах військовослужбовців.
30. Заклади охорони здоров'я (установи) зобов'язані забезпечити відправку медичних та інших документів військовослужбовців в електронній формі (у разі відсутності технічної можливості або, якщо передбачено надання тільки оригіналів паперових документів, також у паперовій формі) до військових частин за місцем проходження служби військовослужбовців (у разі розформування військових частин або проведення інших організаційних заходів - військових частин вищих рівнів) та повідомляти служби персоналу цих військових частин про дати виписки військовослужбовців із закладів охорони здоров'я (установ) з метою виключення військовослужбовців із списків особового складу військових частин та своєчасного здійснення розрахунків, зняття з усіх видів забезпечення.
31. У разі визнання військовослужбовців військово-лікарськими комісіями непридатними до військової служби за станом здоров'я, такі військовослужбовці подаються, посадовими особами, яким відповідно до Положення надано таке право, до звільнення з військової служби до виписки із закладу охорони здоров'я (установи).
Не пізніше наступного дня після виключення військовослужбовців із списків особового складу військових частин служби персоналу направляють усі документи персонального обліку та приписи військовослужбовців в електронній формі (у разі відсутності технічної можливості або, якщо передбачено надання тільки оригіналів паперових документів, також у паперовій формі) до вказаних в наказі про звільнення ТЦК та СП для взяття їх на військовий облік (виключення з військового обліку).
У разі якщо на час прибуття військовослужбовця із закладу охорони здоров'я (установи) до ТЦК та СП для взяття на військовий облік (виключення з військового обліку) у зв'язку зі звільненням з військової служби за станом здоров'я його облікові документи з військової частини за місцем проходження служби до отримання ним поранення (контузії, травми, каліцтва), захворювання або з вищого штабу (органу військового управління) за підпорядкованістю цієї військової частини не були надіслані, такий військовослужбовець обліковується в цьому ТЦК та СП як тимчасово прибула особа в електронному журналі обліку особового складу, у вкладці "Тимчасово прибулі". Про факт прибуття військовослужбовця та відсутність на нього необхідних облікових документів ТЦК та СП зобов'язаний протягом однієї доби повідомити відповідну військову частину (вищий штаб, орган військового управління за підпорядкованістю цієї військової частини), які їх оформлюють. За потреби на підставі надісланих облікових документів про звільнення військовослужбовця з військової служби посадовими особами ТЦК та СП робиться запис у відповідних службових документах, що посвідчують особу військовослужбовця, про його звільнення з військової служби за станом здоров'я, який засвідчується підписом начальника та гербовою печаткою цього ТЦК та СП.
32. Облік військовослужбовців, які знаходяться на лікуванні за межами військової частини у закладах охорони здоров'я (установах), ведеться:
1) у службі персоналу штабу військової частини (з'єднання, органу військового управління, військового навчального закладу) - шляхом запису до відомостей електронного обліку особового складу відомостей про поранення (травму, контузію, каліцтва), хворобу, найменування закладу охорони здоров'я, до якого військовослужбовця направлено (евакуйовано);