Донесення про смерть (загибель) і клопотання про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) складаються у трьох примірниках. Перший примірник надсилається до служби персоналу вищого рівня, другі до Кадрового центру Збройних Сил (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби), а третій - зберігається в окремій справі військової частини з обліку безповоротних втрат.
10. На підставі наказу по стройовій частині в електронному журналі обліку особового складу, у вкладці "Безповоротні втрати" робиться запис із зазначенням дати і причини смерті (загибелі) військовослужбовця, місця поховання, номера наказу про виключення із списків особового складу військової частини, коли, кому та за яким номером надіслано сповіщення командира військової частини.
11. На особисті та цінні речі, гроші, особисті документи померлого (загиблого) складається акт наявності особистих та цінних речей, грошей, особистих документів померлого (загиблого) військовослужбовця (додаток 23) у двох примірниках, які підписуються комісією, визначеною наказом командира військової частини та затверджуються командиром військової частини.
Особисті та цінні речі, гроші, особисті документи, що підлягають передачі сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця, ретельно перевіряються та упаковуються разом з першим примірником акта, опечатуються сургучевою печаткою військової частини. Другий примірник акта зберігається в окремій справі військової частини, у якому робиться запис про час і спосіб відправки особистих та цінних речей, грошей, особистих документів.
12. Не пізніше наступного дня після видання наказу по стройовій частині про виключення із списків особового складу військової частини померлого (загиблого) військовослужбовця його особисті та цінні речі, гроші, особисті документи направляються:
1) особисті та цінні речі, гроші, витяги з наказів військового командування про оголошення заохочень, особисті листи і фотографічні картки - сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця (якщо місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) померлого (загиблого) військовослужбовця невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до відповідного ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнім місцем проживання) померлого (загиблого) військовослужбовця) або особам, указаним у заповіті (за наявності);
2) державні нагороди (відомчі заохочувальні відзнаки) і документи до них - до відповідного ТЦК та СП для подальшого вручення їх сім'ї або близьким родичам померлого (загиблого) військовослужбовця (якщо у померлого (загиблого) військовослужбовця відсутні спадкоємці, - до відповідного ТЦК та СП за місцем призову (прийняття) на військову службу (останнього місця проживання) померлого (загиблого) військовослужбовця). Передача сім'ї (близьким родичам) нагород і посвідчень до них оформляється протоколом.
3) документ, що посвідчує особу військовослужбовця, який помер (загинув), підлягає знищенню за актом, за винятком посвідчення генерала (адмірала), яке передається до органу, який його видав, для подальшого знищення.
4) документ, що посвідчує особу військовослужбовця та обліково-послужна картка померлої (загиблої) особи, яка проходила базову військову службу, направляються до відповідного ТЦК та СП за місцем проживання (перебування) сім'ї померлого (загиблого) (якщо місце проживання (перебування) сім'ї невідоме або він не мав сім'ї (близьких родичів), - до відповідного ТЦК та СП, яким він був направлений для проходження базової військової служби). На першій сторінці документа, що посвідчує особу військовослужбовця, робиться запис про дату смерті (загибелі) військовослужбовця;
5) ідентифікаційний жетон з особистим номером залучається до особових справ померлих (загиблих) військовослужбовців (для осіб офіцерського складу - до других примірників) або до обліково-послужних карток (в залежності від категорії обліку таких осіб).
13. У день відправки особистих та цінних речей, грошей, особистих документів сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого) військовослужбовця висилається сповіщення на особисті та цінні речі загиблого (померлого) військовослужбовця (додаток 24), яке складається начальником речової служби військової частини і підписується командиром військової частини.
14. У ТЦК та СП ведеться книга обліку померлих (загиблих) військовослужбовців, сім'ї яких проживають на території відповідного району (міста) (додаток 25). Записи в книзі робляться на підставі отриманих сповіщень, інших документів, які надійшли з військових частин або були надані членами сімей (близькими родичами).
Сповіщення командирів військових частин, підшиваються та зберігаються в окремих справах відповідних ТЦК та СП.
15. Відповідний ТЦК та СП на підставі одержаного сповіщення командира військової частини зобов'язаний протягом семи днів після його отримання вручити сім'ї (близьким родичам) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця сповіщення сім'ї (додаток 26), а також висловити їм співчуття, проінформувати щодо установлених законодавством пільг, роз'яснити порядок подання документів для призначення пенсії (допомоги) та інших виплат членам сім'ї військовослужбовця.
У разі якщо сім'я (близькі родичі) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця змінила місце проживання, або військовослужбовець не мав сім'ї (близьких родичів), або відсутні відомості (неможливо дізнатись) про місце проживання (перебування) сім'ї (близьких родичів) військовослужбовця, сповіщення сім'ї пересилається до Кадрового центру Збройних Сил, для військовослужбовців Держспецтрансслужби - до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби із зазначенням причин пересилання. Надіслані сповіщення зберігаються в окремій справі протягом трьох років з дати надходження. Якщо протягом цього часу за отриманням сповіщення сім'я (близькі родичі) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця не зверталася, вони знищуються за актом.
У разі звернення членів сім'ї (близьких родичів) до відповідного ТЦК та СП щодо отримання повторного сповіщення сім'ї їм може бути виданий(а) дублікат (копія) зазначеного сповіщення.
16. Начальник ТЦК та СП, який отримав сповіщення командира військової частини, за необхідності може звернутися до цього командира для уточнення даних отриманого сповіщення.
17. У разі надходження до відповідного ТЦК та СП будь-яких змін до раніше отриманого сповіщення командира військової частини начальник ТЦК та СП зобов'язаний внести відповідні зміни до облікових документів, повідомити про них сім'ю (близьких родичів) померлого (загиблого), захопленого в полон або заручником, а також інтернованого або зниклого безвісти військовослужбовця, а якщо ці зміни впливають на виплату пенсії або отримання встановлених пільг та матеріальних допомог, одночасно повідомити про це відповідні державні органи, які їх надають.
18. У разі надходження до відповідного ТЦК та СП сповіщення командира військової частини щодо військовослужбовця, призваного (прийнятого) іншими ТЦК та СП, таке сповіщення протягом п'яти днів після отримання має бути надіслане до відповідного ТЦК та СП разом з повідомленням за формою, установленою додатком 27 до цієї Інструкції.
19. У закладах охорони здоров'я в системі Міноборони про усіх померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців, що перебували на лікуванні, керівники цих закладів засобами зв'язку та письмово повідомляє командирів військових частин, в яких ці військовослужбовці проходили службу або у списках яких вони утримувалися (у разі зарахування їх у розпорядження посадових осіб відповідно до номенклатури призначення). У повідомленнях вказуються: військове звання, прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) померлого (загиблого), дата і причина смерті (загибелі), обставини захоплення в полон або заручниками, а також інтернування або зникнення безвісти.
Облік померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців із числа постійного складу закладів охорони здоров'я в системі Міноборони ведеться в цих закладах у порядку, установленому для штабу військової частини.
20. Сповіщення командира військової частини на померлих (загиблих), захоплених у полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти військовослужбовців, які перебували на лікуванні в закладі охорони здоров'я в системі Міноборони, надсилаються у відповідні ТЦК та СП командирами військових частин, в яких ці військовослужбовці проходили службу або у списках яких вони утримувалися (у разі зарахування їх у розпорядження посадових осіб відповідно до номенклатури призначення).
21. Облік померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти працівників, відправлення їх особистих та цінних речей, грошей, особистих документів здійснюється в порядку, установленому для військовослужбовців.
Сповіщення сімей (близьких родичів) померлих (загиблих), захоплених в полон або заручниками, а також інтернованих або зниклих безвісти працівників відбувається в усному порядку. У разі проживання таких сімей (близьких родичів) в іншій місцевості або за кордоном, сповіщення надсилається засобами електронного зв'язку або фельд'єгерською поштою.
Особисті та цінні речі, гроші, особисті документи, що підтверджують особу і громадянство, трудова книжка (за наявності) померлого (загиблого) працівника передаються його сім'ї (близьким родичам).
У разі наявності в померлого (загиблого) працівника документа, що посвідчує особу військовослужбовця запасу (військово-облікового документу військовозобов'язаного), такий документ передається до відповідного ТЦК та СП за місцем перебування працівника на військовому обліку (останнім місцем проживання).
VII. Виконання запитів громадян щодо розшуку військовослужбовців
1. Запити громадян щодо розшуку військовослужбовців підлягають обліку, розгляду і контролю за своєчасним виконанням відповідно до законодавства України.
2. Начальники ТЦК та СП зобов'язані проводити відповідну роз'яснювальну роботу з сім'ями (близькими родичами) військовослужбовців про необхідність звернення до відповідного ТЦК та СП у разі втрати зв'язку з військовослужбовцем, який проходить військову службу.
У разі надходження таких звернень начальник відповідного ТЦК та СП зобов'язаний направити відповідний запит до військової частини за останнім відомим місцем проходження служби військовослужбовцем або до відповідної служби персоналу вищого рівня.
3. Запити щодо розшуку військовослужбовців Держспецтрансслужби направляються до служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби.
VIII. Організація і порядок ведення персонального, штатно-посадового та статистичного обліку особового складу
1. Персональний, штатно-посадовий і статистичний облік осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу ведеться у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби відповідно до схеми обліку особового складу у службах персоналу та кадрових центрах.
2. Облік осіб рядового, сержантського і старшинського складу, яких призначено на посади осіб офіцерського складу, ведеться відповідно до вимог, установлених для осіб офіцерського складу.
3. Начальники служб персоналу органів військового управління і з'єднань, кадрових центрів та служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби, зобов'язані:
1) вести облік штатної і спискової чисельності, а також переміщення особового складу підпорядкованих органів управління, військових частин, установ (в тому числі, підпорядкованих структурних підрозділів);
2) завжди мати перевірені відомості про чисельність і укомплектованість особовим складом підпорядкованих військових частин за категоріями особового складу, посадами, основними військово-обліковими спеціальностями;
3) не менше ніж двічі на рік перевіряти стан обліку особового складу в усіх підпорядкованих органах управління, військових частинах, установах (в тому числі, підпорядкованих структурних підрозділах);
4) планувати заходи щодо підготовки посадових осіб, які ведуть облік особового складу, не менше двох разів на рік особисто проводити з ними заняття з вивчення цієї Інструкції;
5) організувати забезпечення в установленому порядку підпорядкованих органів управління, військових частин, установ (в тому числі, підпорядкованих структурних підрозділів) бланками і книгами обліку особового складу, а також документами, що посвідчують особу військовослужбовця, здійснювати контроль за їх використанням.
4. У службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведуться другі примірники особових справ осіб офіцерського складу за номенклатурою посад для призначення наказами по особовому складу.
5. Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотографічними картками та іншими даними, які характеризують їх), уточнення та внесення записів до особових справ, звірка з першими примірниками, ознайомлення військовослужбовців з записами в послужному списку покладаються на осіб офіцерського складу служб персоналу та кадрових центрів, які займаються вивченням, добором, супроводженням (управлінням) кар'єрою військовослужбовців.
6. Для забезпечення довідкової роботи у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби ведеться персональний облік осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками (додаток 28) або скороченими послужними картками (додаток 29).
Послужні картки складаються під час присвоєння військового звання офіцерського складу, особам рядового, сержантського і старшинського складу у військових частинах, військових навчальних закладах та районних територіальних центрах комплектування та соціальної підтримки одночасно зі складанням особових справ. Послужні картки на офіцерів складаються не менше ніж у трьох примірниках:
перший - для Кадрового центру Збройних Сил (на військовослужбовців Держспецтрансслужби - для служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби);
другий - для служби персоналу виду (окремого роду військ (сил)) Збройних Сил;
решта примірників - для служби персоналу органу військового управління, з'єднання, у яких здійснюється облік цих офіцерів за послужними картками.
Послужні картки на осіб рядового, сержантського і старшинського складу складаються у двох і більше примірниках, у залежності від підпорядкованості, які направляються для служб персоналу вищих штабів (органів військового управління) або кадрових центрів за підпорядкованістю, які здійснюють облік цих осіб рядового, сержантського і старшинського складу за послужними картками (до виду, окремого роду військ (сил) Збройних Сил включно).
Скорочені послужні картки є тимчасовими документами і зберігаються окремо від послужних карток. За скороченими послужними картками здійснюється контроль до отримання повних послужних карток з попереднього місця обліку військовослужбовців. Скорочені послужні картки осіб рядового, сержантського і старшинського складу зберігаються окремо від скорочених послужних карток осіб офіцерського складу. Після отримання повних послужних карток скорочені послужні картки знищуються.
Послужні (скорочені послужні) картки в алфавітному порядку об'єднуються в послужні картотеки, які створюються окремо на осіб офіцерського складу і окремо на осіб рядового, сержантського і старшинського складу. За необхідністю до цих карток додається продовження послужної картки (додаток 30).
7. Довідкові картотеки складаються та ведуться в службах персоналу та кадрових центрах, які здійснюють персональний облік особового складу, за послужними (скороченими послужними) картками.
Довідкові картотеки складаються зі скорочених послужних карток, виписаних на заміну послужних карток, які пересилаються до нового місця обліку військовослужбовців, а також із послужних карток осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, звільнених з військової служби або виключених із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) з різних причин (смерть (загибель), зникнення безвісти, позбавлення військового звання, засудження, призупинення військової служби).
Довідкові картотеки складаються і ведуться окремо на кожну категорію військовослужбовців.
8. Персональний облік особового складу за послужними (скороченими послужними) картками ведеться:
1) у Кадровому центрі Збройних Сил:
на осіб офіцерського складу Збройних Сил (у тому числі депутатів, які є військовослужбовцями та військовослужбовців прикомандированих до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі);
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу структурних підрозділів апарату Міноборони, структурних підрозділів, підпорядкованих Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу;
2) у службі персоналу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу об'єднаних сил Збройних Сил України;
3) у кадровому центрі виду Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу виду Збройних Сил;
4) у службі персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу окремого роду військ (сил) Збройних Сил.
У службі персоналу органу військового управління, з'єднання, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, та службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби облік ведеться на всіх осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу такого органу військового управління, з'єднання та Держспецтрансслужби відповідно.
9. Посадові особи служб персоналу та кадрових центрів, на яких покладено обов'язки з ведення персонального обліку особового складу, зобов'язані забезпечувати:
1) своєчасне пересилання особових справ та послужних карток військовослужбовців;
2) залучення облікових документів до особових справ;
3) облік, зберігання та ведення особових справ і послужних карток.
10. Персональний, штатно-посадовий облік військовослужбовців організовується і ведеться у службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Кадровому центрі Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби на підставі організаційних директив, штатів (штатних розписів), послужних карток із застосуванням обчислювальної техніки і спеціального програмного забезпечення (далі - автоматизований облік).
Організація ведення автоматизованого обліку покладається на відповідних керівників служб персоналу та кадрових центрів.
11. Автоматизований облік організовується в єдиній інформаційно-аналітичній системі і ведеться окремим структурним підрозділом служби персоналу або кадрового центру (у разі якщо штатом (штатним розписом) служби персоналу або кадрового центру окремий структурний підрозділ не передбачений, облік здійснюється посадовою особою, призначеною наказом командира (начальника) органу військового управління, з'єднання, якому служба персоналу або кадровий центр підпорядковані).
12. Автоматизований облік ведеться:
1) у Кадровому центрі Збройних Сил:
на всіх осіб офіцерського складу Збройних Сил (у тому числі прикомандированих депутатів, які є військовослужбовцями, на підставі офіційно оприлюднених результатів виборів народних депутатів України або на підставі рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим або відповідної місцевої ради про обрання їх на виборну посаду, відряджених військовослужбовців до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі;
на осіб рядового, сержантського і старшинського складу структурних підрозділів апарату Міноборони, структурних підрозділів, підпорядкованих Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу;
2) у службі персоналу Командування об'єднаних сил Збройних Сил України - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу Об'єднаних сил Збройних Сил України;
3) у кадровому центрі виду Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу виду Збройних Сил;
4) у службі персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу окремого роду військ (сил) Збройних Сил;
5) у службі персоналу органу військового управління, з'єднання, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, та службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби - на осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу органу військового управління, з'єднання та Держспецтрансслужби відповідно.
13. Організація автоматизованого обліку здійснюється з дотриманням вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних.
14. У разі відсутності в органі військового управління, з'єднанні спеціального програмного забезпечення, а також необхідних умов для забезпечення дотримання вимог законодавства щодо захисту інформації з обмеженим доступом і захисту персональних даних, штатно-посадовий облік особового складу здійснюється у електронному журналі обліку особового складу або за штатно-посадовими картками (додаток 31), об'єднаними в штатно-посадові картотеки, відповідно до номенклатури посад призначення.
Рішення щодо способів ведення відповідного обліку (штатно-посадового обліку окремо у електронному журналі обліку особового складу, штатно-посадового обліку окремо за штатно-посадовими картками або щодо їх спільного ведення) приймає командир (начальник) відповідного органу військового управління, з'єднання.
15. Статистичний облік військовослужбовців організовується на підставі даних персонального, штатно-посадового обліку, надісланих донесень та звітів і ведеться в порядку, установленому пунктами 9 - 12 цього розділу для ведення автоматизованого обліку. Дані статистичної звітності щодо особового складу уточнюються відповідно до встановлених строків для звітів.
16. Повідомлення про зміни в облікових даних осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу висилаються послідовно до служб персоналу вищих рівнів, в яких ведеться їх облік за послужними картками та другими примірниками особових справ. Після відпрацювання у службі персоналу вищого рівня ці повідомлення знищуються.
Повідомлення про зміни в облікових даних осіб офіцерського складу, які займають посади, що належать до номенклатури призначення Міністра оборони України, Президента України (у тому числі повідомлення про накладення і зняття дисциплінарних стягнень), а також вищого офіцерського складу, незалежно від займаних посад, надсилаються до Кадрового центру Збройних Сил окремо від повідомлень на інших осіб офіцерського складу. На цих повідомленнях у правому верхньому куті ставиться штамп: "Номенклатура ПУ, МО".
Повідомлення про зміни в облікових даних військовослужбовців розвідувального органу Міноборони, у тому числі військовослужбовців вищого офіцерського складу, опрацьовуються в службі персоналу цього розвідувального органу та нікуди не надсилаються.
17. Витяги з наказів про допуск осіб офіцерського складу до самостійного управління кораблем, про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації, про зниження класної кваліфікації або її позбавлення висилаються до кадрових центрів та служб персоналу, які ведуть другі примірники особових справ цих військовослужбовців (витяги з наказів щодо класної кваліфікації також висилаються за підпорядкованістю до служб персоналу військових частин, з'єднань, видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил включно).
Витяги з наказів про присвоєння (підтвердження) класної кваліфікації особам рядового, сержантського і старшинського складу або її позбавлення висилаються до служб персоналу, в яких ведеться персональний облік цих військовослужбовців за послужними картками.
Відправка витягів із наказів, зазначених в абзацах першому та другому цього пункту, покладається на служби персоналу органів управління, військових частин, установ, в яких видаються ці накази.
18. У службах персоналу або кадрових центрах особи офіцерського складу, особи рядового, сержантського і старшинського складу вносяться до електронного журналу обліку особового складу не пізніше ніж через сім днів після дня отримання наказу по особовому складу про їх призначення.
В електронний журнал обліку особового складу вносяться дані на підставі документів, що посвідчують особу військовослужбовця, витягів із наказів по особовому складу і приписів. Решта даних вносяться після отримання особових справ або послужних карток військовослужбовців (в залежності від категорії їх обліку).
19. Облік військовослужбовців, які виключені із списків особового складу, організовується і ведеться у службах персоналу та кадрових центрах відповідно до пункту 8 розділу II цієї Інструкції або за відповідними книгами обліку чи за довідковими картотеками.
Відмітки про вибуття військовослужбовців робляться в облікових документах не пізніше семи днів з дати отримання наказу по особовому складу.
20. Персональний і статистичний облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, незалежно від займаної посади і характеру роботи, ведеться в:
1) органах військового управління, управліннях з'єднань, військових частинах - за картками обліку, які зберігаються в перших примірниках особової справи військовослужбовця за місцем проходження військової служби (для працівників - разом з їхніми особовими картками);
2) науково-дослідних установах і військових навчальних закладах - за картками обліку в окремій картотеці.
3) службах персоналу органів військового управління і з'єднань, Командування об'єднаних сил Збройних Сил України, кадрових центрах видів Збройних Сил, службах персоналу окремих родів військ (сил) Збройних Сил, органів військового управління, з'єднань, що не належать до видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, а також у службі персоналу органу управління Держспецтрансслужби - за контрольними списками (персональний облік) та звітністю (статистичний облік) за всі підпорядковані структурні підрозділи, органи управління, військові частини, установи.
21. Картка обліку заповнюється в службі персоналу або кадровому центрі на кожну особу, яка має наукові ступені або вчені звання, за місцем її служби (роботи).
Контрольний список складається на загальну кількість осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, та підписується керівником відповідної служби персоналу або кадрового центру. Періодичність уточнення даних контрольного списку та його зміст можуть змінюватися в залежності від обсягу та виду інформації, яка необхідна для ведення такого обліку.
22. Загальний контрольний список осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, ведеться у Кадровому центрі Збройних Сил (службі персоналу Держспецтрасслужби), дані якого щороку уточняються відповідно до наданих звітів.
23. Підставами для зарахування військовослужбовця або працівника на облік осіб, які мають наукові ступені або вчені звання, є:
1) наказ відповідного командира (начальника) про призначення на посаду та документ про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання;
2) повідомлення про зміни в облікових даних особи щодо присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання, а також за умови перебування на обліку другого примірника особової справи особи офіцерського складу - надіслана та завірена в уставленому законодавством порядку копія документа про присудження наукового ступеня, присвоєння вченого звання.
IX. Присвоєння особистих номерів та забезпечення ідентифікаційними жетонами військовослужбовців
1. Усім військовослужбовцям, а також військовозобов'язаним і резервістам присвоюються особисті номери, які зберігаються за ними на весь час проходження військової служби та перебування в запасі.
2. Особистий номер військовослужбовця (крім іноземців та осіб без громадянства, які проходять військову службу) відповідає РНОКПП.
У разі якщо особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття РНОКПП відповідно до закону, особистий номер військовослужбовця відповідає серії (за наявності), номеру паспорта такої особи (якщо паспорт громадянина буде замінений, особистий номер залишається без змін).
У іноземців та осіб без громадянства, які проходять військову службу, особистий номер військовослужбовця відповідає серії (за наявності), номеру паспортного документа іноземця (для іноземця) або посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон (для особи без громадянства).
3. Особистий номер гравірується на сталевому ідентифікаційному жетоні з особистим номером (далі - ідентифікаційний жетон), опис якого наведено в додатку 32 до цієї Інструкції.
4. Присвоєння особистих номерів здійснюється наказами по особовому складу:
1) Міністра оборони України (для військовослужбовців Держспецтрансслужби - Голови Адміністрації Державної спеціальної служби транспорту) - особам одночасно з присвоєнням військового звання офіцерського складу та під час призову (прийняття) на військову службу із запасу, а також особам офіцерського складу, прийнятим з інших військових формувань, правоохоронних органів спеціального призначення із зарахуванням до списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби);
2) посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу - усім військовослужбовцям (крім осіб, які проходять базову військову службу), а також у випадках, коли необхідно внести зміни у раніше присвоєні особисті номери;
3) посадової особи відповідно до номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу - військовослужбовцям із числа осіб рядового, сержантського і старшинського складу, які прийняті на військову службу та зараховані до списків особового складу до Збройних Сил (Держспецтрансслужби) з інших військових формувань.
Присвоєння особистих номерів під час зарахування до списків особового складу військової частини (військового навчального закладу) особам, які проходять базову військову службу, особам рядового, сержантського і старшинського складу за призовом та курсантам, а також особам цієї ж категорії з інших військових формувань, які направлені до Збройних Сил (Держспецтрансслужби) для проходження військової служби, здійснюється наказами по стройовій частині відповідних командирів (начальників), у чиє розпорядження вони прибули.
5. Присвоєний особистий номер записується до всіх документів персонального обліку військовослужбовця, які ведуться в штабах військових частин та службах персоналу.
6. У документах персонального обліку, документах, що посвідчують особу військовослужбовця, особистий номер записується в графу, передбачену формою документа (якщо такої немає, - після прізвища імені по батькові (за наявності) військовослужбовця або в додаткових розділах ("додаткова інформація", "особливі відмітки", "примітки" тощо)). Цей запис засвідчується підписом відповідного командира (начальника) і скріплюється гербовою печаткою. Під час службового листування з питань проходження військової служби чи листування іншого характеру особистий номер вказується один раз після біографічних даних.
7. Присвоєний особистий номер військовослужбовець може повідомити своїй сім'ї (близьким родичам) для посилання на нього за потреби наведення необхідних довідок про нього.
8. Військовослужбовцям, призначеним після присвоєння військових звань офіцерського складу на посаду, ідентифікаційні жетони видаються на руки одночасно з документом, що посвідчує особу військовослужбовця.
Особам, яким присвоєне військове звання офіцера запасу, ідентифікаційні жетони не видаються, а прикріплюються до задньої сторінки обкладинки першого примірника особової справи, яка зберігається у відповідному ТЦК та СП за місцем перебування на військовому обліку таких осіб.
У військових частинах ідентифікаційні жетони видаються з урахуванням часу, необхідного для їх замовлення, виготовлення та отримання від виробника або органу забезпечення.
9. Видача військовослужбовцям ідентифікаційних жетонів здійснюється під особистий підпис унизу титульної сторінки особової справи (у разі наявності другого примірника - в обох примірниках) із зазначенням дати отримання. Наприклад: "Ідентифікаційний жетон з особистим номером 2688117514 отримав 25 серпня 2012 року (підпис)".
10. В особливий період під час перебування військовослужбовця у складі військових частин, які беруть участь у бойових діях, ідентифікаційний жетон закріплюється на міцному шнурку (ланцюжку) і носиться військовослужбовцем на шиї.
11. Військовослужбовці, звільнені з військової служби, здають ідентифікаційний жетон до відповідних ТЦК та СП за місцем взяття на військовий облік для прикріплення цих ідентифікаційних жетонів до перших примірників особових справ або до обліково-послужних карток (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби).
Під час прибуття осіб, звільнених з військової служби, для взяття на військовий облік до ТЦК та СП, контроль за наявністю ідентифікаційних жетонів у таких осіб покладається на відповідних начальників ТЦК та СП.
12. Ідентифікаційні жетони військовослужбовців, виключених із списків особового складу у зв'язку зі смертю (загибеллю), визнанням безвісти відсутніми, оголошенням померлими або звільнених за обвинувальним вироком суду прикріплюються до їх особових справ (для осіб офіцерського складу - до перших примірників) або обліково-послужних карток (відповідно до категорії обліку таких осіб за видами військової служби) із подальшим направленням, до відповідних ТЦК та СП.
13. Замовлення, виготовлення, отримання ідентифікаційних жетонів та їх обліку здійснюється відповідно до пунктів 24 - 32 розділу XIV цієї Інструкції.
14. Особливості замовлення, отримання та обліку ідентифікаційних жетонів військовослужбовців розвідувального органу Міноборони та Держспецтрансслужби визначаються керівниками цих органів. Виготовлення ідентифікаційних жетонів для цих військовослужбовців здійснюється за рахунок призначень, затверджених у Державному бюджеті України для цих органів на відповідний рік.
15. На командирів (начальників) органів управління, військових частин, установ покладається контроль за наявністю у військовослужбовців ідентифікаційних жетонів. У разі втрати (псування) ідентифікаційного жетона, крім випадків втрати (псування) ідентифікаційного жетона військовослужбовцем розвідувального органу Міноборони, керівники служб персоналу за підпорядкованістю подають заявку на виготовлення ідентифікаційних жетонів (додаток 33) до Центрального управління речового забезпечення Збройних Сил України Тилу Командування Сил логістики Збройних Сил України (далі - Центральне управління) для виготовлення дубліката ідентифікаційного жетона за тим самим номером.
Форму надання звіту про видачу ідентифікаційних жетонів військовослужбовцям установлено додатком 34 до цієї Інструкції.
16. За військовослужбовцями зберігаються особисті номери, які присвоєні їм за попереднім місцем служби, також у разі:
1) виключення військовослужбовців зі списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) та направлення їх до інших військових формувань;
2) призову (прийняття) на військову службу до інших військових формувань військовозобов'язаних запасу, які перебувають на військовому обліку у ТЦК та СП;
3) прийняття на військову службу військовослужбовців з інших військових формувань;
4) тимчасового зарахування військовослужбовців з інших військових формувань (направлення у відрядження, на навчання).
17. Облік ідентифікаційних жетонів ведеться у книзі обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців, форма якої установлена додатком 35 до цієї Інструкції.
Порядок обліку та видачі ідентифікаційних жетонів перевіряється щороку внутрішніми перевірними комісіями з питань перевірки обліку особового складу, про що в усіх розділах книги обліку ідентифікаційних жетонів з особистими номерами військовослужбовців головою комісії робляться відповідні записи про стан справ.
X. Видання наказів по особовому складу
1. Накази по особовому складу є основними документами, які встановлюють, змінюють або припиняють правові відносини всіх військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу).
2. Накази по особовому складу видаються посадовими особами, визначеними Положенням.
3. Накази по особовому складу щодо військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу) видаються з таких питань:
1) призов (прийняття) на військову службу за контрактом;
2) укладення, призупинення та припинення (розірвання) контракту або продовження його дії;
3) присвоєння та позбавлення військового звання, пониження та поновлення у військовому званні;
4) призначення на посади, у тому числі у разі зміни назви посади, військово-облікової спеціальності, штатно-посадової категорії (крім випадків зміни розміру посадових окладів (тарифних розрядів) та зміни рівня військової освіти за посадою);
5) звільнення з посад, переміщення по службі, продовження строків перебування на посадах, зарахування у розпорядження;
6) направлення за кордон, повернення з-за кордону в Україну (призначення на посади, зарахування у розпорядження посадових осіб);
7) направлення для подальшого проходження військової служби з одного військового формування до іншого з виключенням із списків особового складу формування, з якого вибули, та включенням до списків особового складу формування, до якого прибули;
8) прикомандирування депутатів, які є військовослужбовцями, на підставі офіційно оприлюднених результатів виборів народних депутатів України або на підставі рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим або відповідної місцевої ради про обрання їх на виборну посаду;
9) відрядження до державних органів, підприємств, установ, організацій, а також державних та комунальних закладів освіти із залишенням на військовій службі;
10) залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;
11) звільнення, призупинення, поновлення та продовження військовослужбовцю військової служби;
12) зарахування слухачами військових навчальних закладів, а також ад'юнктами, докторантами військових навчальних закладів або наукових установ, закінчення військових навчальних закладів, ад'юнктури, докторантури;
13) виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) померлих (загиблих), визнаних безвісно відсутніми або оголошених померлими;
14) присвоєння особистих номерів (крім осіб рядового сержантського і старшинського складу за призовом);
15) оголошення посадового становища у зв'язку зі зміною дійсного найменування органу управління, військової частини, установи, а також, у разі присвоєння гвардійського найменування (у тому числі у режимних (закритих) військових частинах, в яких військовослужбовці призначаються на посади за умовним найменуванням);
16) нагородження (заохочення) військовослужбовців;
17) зміна прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), статі;
18) закінчення військового навчального закладу заочної форми навчання.
Якщо при зміні номера штату (переходу на новий штат) органу управління, військової частини, установи найменування посади, штатно-посадової категорії та військово-облікової спеціальності у новому штаті не змінилися, окремі накази по особовому складу не видаються.
Отримані державні нагороди, почесні і вчені звання, наукові ступені, спеціальні військові звання військовослужбовців у наказах по особовому складу не вказуються.
4. Посадове становище військовослужбовців у зв'язку зі зміною дійсного найменування органу управління, військової частини, установи, зміною прізвищ, власних імен, по батькові (за наявності), а також виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) померлих (загиблих) у мирний час або позбавлених військових звань оформлюються:
1) щодо осіб офіцерського складу - наказами по особовому складу командирів (начальників) органів військового управління, з'єднань, їм рівних і вище, на всіх осіб офіцерського складу органу військового управління, з'єднання незалежно від номенклатури посад для призначення наказами по особовому складу;
2) щодо осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом - наказами по особовому складу командирів військових частин незалежно від номенклатури посад для призначення;
3) щодо командирів (начальників) - наказами по особовому складу їх прямих командирів (начальників).
5. Підставою для видання наказів по особовому складу зазначених у пункті 4 цього розділу є:
1) накази та директиви про зміну дійсного найменування органу управління, військової частини, установи;
2) свідоцтва органів РАЦС про зміну прізвища, власного імені, по батькові (за наявності), статі, копія документа, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків;
3) донесення про смерть (загибель), а в особливий період - іменний список безповоротних втрат особового складу, свідоцтво про смерть, затверджений акт службового розслідування (спеціального розслідування, розслідування аварії (катастрофи), розслідування авіаційної події та інциденту в авіації) у разі їх проведення;
4) відповідні рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців або про скасування таких рішень.
6. У разі накладення на військовослужбовців дисциплінарних стягнень ("пониження в посаді", "пониження у військовому званні на один ступінь", "пониження у військовому званні з переведенням на нижчу посаду" або "звільнення з військової служби через службову невідповідність") примірники наказів відповідних посадових осіб (або витягів із наказів) надсилаються до всіх служб персоналу, в яких ведеться персональний облік таких військовослужбовців, для запису в їхні облікові документи.
7. Накази про виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) військовослужбовців (крім осіб, які проходять базову військову службу), визнаних судом безвісно відсутніми або оголошених померлими, видаються посадовими особами, визначеними пунктом 247 Положення, на підставі клопотань (довільної форми щодо виключення із списків особового складу) та копій відповідних рішень суду.
Виключення із списків особового складу Збройних Сил (Держспецтрансслужби) осіб, які проходили базову військову службу, визнаних судом безвісно відсутніми або оголошених померлими здійснюється наказами по стройовій частині посадових осіб, визначених пунктом 247 Положення.
8. Зміни до змісту вступних частин і пунктів підписаних наказів по особовому складу, виправлення помилок у примітках до пунктів наказів щодо відомостей про смерть (загибель), засудження судом, позбавлення військового звання, зменшення вислуги років або трудового стажу для призначення пенсій, а також внесення змін до пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами. В усіх примірниках скасованого або зміненого наказу робляться відповідні записи з посиланням на наказ, яким внесено зміни. Записи засвідчуються підписом керівника служби персоналу і скріплюються гербовою печаткою.
Інші помилки, допущені в примітках, виправляються без видання наказів і засвідчуються в перших примірниках тільки підписом керівника служби персоналу, в якій відпрацьовувався такий наказ, про що він повинен сповістити всі інстанції, до яких надіслано наказ по особовому складу або витяги із нього.
9. У службах персоналу та кадрових центрах, у яких розгорнуто захищений автоматизований технологічний комплекс інформаційно-аналітичної системи "Персонал" (далі - ІАС "Персонал"), проєкти наказів по особовому складу готуються за допомогою цієї системи. Пункти наказів по особовому складу, відпрацьованих за допомогою ІАС "Персонал", повинні бути рознесені в ній протягом семи днів із дня підписання наказу відповідним командиром (начальником).
Рознесення наказів по особовому складу командирів (начальників) органів управління, військових частин, установ, у службах персоналу, в яких ІАС "Персонал" не розгорнуто, покладається на служби персоналу вищого рівня, в яких така система розгорнута та які здійснюють облік особового складу на підставі наказів по особовому складу та послужних карток. Строк рознесення пунктів наказів по особовому складу не повинен перевищувати сім днів з дня надходження примірника наказу.
10. Накази по особовому складу реєструються у відповідних службах персоналу. З початком нового календарного року нумерація наказів по особовому складу починається з першого номера. До номера наказу по особовому складу щодо осіб рядового, сержантського і старшинського складу та осіб рядового, сержантського і старшинського складу за призовом додаються літери "РС". Такі накази реєструються окремо від наказів по особовому складу щодо осіб офіцерського складу і мають свою нумерацію. Накази по особовому складу обліковуються в книгах обліку наказів по особовому складу, форма яких установлена додатком 36 до цієї Інструкції.
11. У разі зміни дійсного найменування органу управління, військової частини, установи нумерація наказів по особовому складу розпочинається з першого номера після призначення на посаду за новим найменуванням (номером) їх командира (начальника).
12. Перші примірники наказів по особовому складу зберігаються в службах персоналу, які готували ці накази. Примірники наказів по особовому складу розвідувального органу Міноборони зберігаються в цьому розвідувальному органі.
До Кадрового центру Збройних Сил надсилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу щодо осіб офіцерського складу (крім наказів Міністра оборони України по особовому складу та наказів щодо осіб офіцерського складу розвідувального органу Міноборони), а на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - на структурні підрозділи апарату Міноборони, структурні підрозділи, підпорядковані Головнокомандувачу Збройних Сил України та Генеральному штабу.
Інші примірники наказів по особовому складу обов'язково надсилаються до служб персоналу або кадрових центрів, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік осіб, зазначених у пунктах цих наказів, за послужними (скороченими) картками, другими примірниками особових справ, у електронному журналі обліку особового складу (або здійснюють їх автоматизований облік).
Примірники наказів по особовому складу про призначення на офіцерські посади осіб рядового, сержантського і старшинського складу надсилаються до кадрового центру виду Збройних Сил, служби персоналу окремого роду військ (сил) Збройних Сил та Кадрового центру Збройних Сил включно.
Останній аркуш другого (третього) примірника наказу по особовому складу, який надсилається до служби персоналу або кадрового центру, засвідчується підписом керівника служби персоналу, в якій наказ було видано, і скріплюється гербовою печаткою.
До служби персоналу органу управління Держспецтрансслужби висилаються другі (треті) примірники усіх наказів по особовому складу щодо осіб офіцерського складу, осіб рядового, сержантського і старшинського складу Держспецтрансслужби.
13. Витяги із наказів Міністра оборони України по особовому складу (у тому числі про призначення випускників військових навчальних закладів) надсилаються до Кадрового центру Збройних Сил, до відповідних військових навчальних закладів та до органів управління, військових частин, установ, підпорядкованих апарату Міноборони (у частині, що їх стосується).
Витяги з наказів по особовому складу на військовослужбовців, які закінчили курси (перепідготовки, підвищення кваліфікації) та військові навчальні заклади без звільнення від займаних посад, надсилаються безпосередньо до органів управління, військових частин, установ, з яких направлялися військовослужбовці на навчання, а також до органів військового управління, з'єднань, командувань видів та окремих родів військ (сил) Збройних Сил, яким вони підпорядковані.
14. Витяги з наказів по особовому складу надсилаються до служб персоналу підпорядкованих органів управління, військових частин, установ, з яких вибувають військовослужбовці та які комплектуються.
Відправка витягів із наказів по особовому складу на випускників військових навчальних закладів проводиться службами персоналу військових навчальних закладів.
15. Відправка витягів із наказів до цивільних закладів (органів, установ, підприємств) здійснюється із вказанням умовних найменувань органів управління, військових частин, установ.
16. Витяги із наказів по особовому складу розвідувального органу Міноборони надсилаються до служб персоналу, в яких здійснюється облік військовослужбовців, вказаних у наказах.
17. Накази по особовому складу та витяги із них розсилаються протягом семи днів після їх видання.
Другі і наступні примірники наказів по особовому складу, внесені до них виправлення під час підпису, а також копії і витяги із них, які розсилаються без супровідних листів за присвоєними наказам номерами, засвідчуються підписом керівника служби персоналу та скріплюються гербовою печаткою.
У випадках, коли копії наказів по особовому складу або витяги із них надсилаються із супровідними листами, ці супровідні листи, копії або витяги із наказів підписуються начальниками служб персоналу.
18. За потреби витяги із наказів по особовому складу можуть доводитися за допомогою системи електронного документообігу. У такому разі назви органів управління, військових частин, установ в пунктах наказів вказуються за їх умовними найменуваннями.
Витяги із наказів по особовому складу, які доводяться до військових частин за допомогою системи електронного документообігу, у тому числі є підставою для виключення зазначених у наказі військовослужбовців із списків особового складу військової частини та вибуття до нового місця служби після встановлених строків здавання посади. Документи персонального обліку таких військовослужбовців направляються до відповідних служб персоналу після отримання витягу із наказу по особовому складу, завіреного підписом начальника служби персоналу, в якій було видано наказ, та скріплюються гербовою печаткою.
19. Розрахунок розсилки витягів із наказів по особовому складу робиться тільки на їх перших примірниках.
20. Служби персоналу вищих рівнів ведуть пономерний облік наказів по особовому складу, які видаються підпорядкованими службами персоналу, у книгах обліку наказів по особовому складу (в тому числі, для контролю за своєчасним отриманням цих наказів).
21. Встановлення, зміна або припинення правових відносин військовослужбовців, які були призвані на військову службу під час мобілізації, на особливий період, здійснюються наказами по особовому складу, крім випадків зазначених у пункті 1 розділу XII цієї Інструкції.
XI. Правила складання наказів по особовому складу
1. Накази по особовому складу складаються державною мовою і підписуються посадовою особою, відповідно до номенклатури призначення на посади. У разі відсутності зазначеної посадової особи право підпису надається особі, яка тимчасово виконує її обов'язки на підставі письмового наказу.