Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

4. Наказами по особовому складу оформлюються такі зміни в службовому становищі особового складу органу Держприкордонслужби:

укладення контракту, продовження строку контракту;

присвоєння і поновлення у військовому званні;

призначення на посади (у тому числі при зміні найменування посади, військово-облікової спеціальності, військового звання за штатом, посадового окладу), переміщення по службі, зарахування в розпорядження, продовження строків перебування на посадах;

направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад;

направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України;

відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі;

залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі;

звільнення з військової служби;

прийняття до Державної прикордонної служби України із зарахуванням їх до списків особового складу Державної прикордонної служби України з інших військових формувань, правоохоронних органів, присвоєння особистих номерів;

прийняття (призов) на військову службу;

зарахування слухачами військових навчальних закладів, ад’юнктами, докторантами, закінчення військових навчальних закладів, ад’юнктури, докторантури;

виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, в тому числі померлих, загиблих і позбавлених військового звання;

присвоєння особистих номерів;

надання відпусток особовому складу у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, за сімейними обставинами;

Крім того, наказами по особовому складу оголошуються:

посадове становище особового складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;

нагородження (заохочення) Головою Державної прикордонної служби України, іншими начальниками органів Держприкордонслужби;

зміна прізвища, імені, по батькові й дати народження.

У разі зміни номера штату (перехід на новий штат) органу Держприкордонслужби (установи, закладу), якщо найменування посади, військове звання та військово-облікова спеціальність у новому штаті не змінилися, посадове становище військовослужбовців наказами по особовому складу не оголошується.

5. Посадове становище особового складу у зв’язку зі зміною нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби, зміною прізвищ, імен, по батькові, а також виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України померлих (загиблих) у мирний час військовослужбовців або позбавлених військових звань оформлюються наказами по особовому складу начальників органів Держприкордонслужби незалежно від номенклатури посад для призначення. Оголошення посадового становища цих начальників здійснюється наказами їхніх прямих начальників.

Зміна, відновлення прізвища, імені, по батькові, дати народження військовослужбовця (працівника) після перевірки на відповідність наданих документів про народження документам, які знаходяться в особовій справі, оформляється наказом по особовому складу:

особам рядового, сержантського і старшинського складу - начальника, якому надано право призначати їх на посади;

офіцерам - відповідно до номенклатури посад призначення;

працівникам - начальника, якому надано право приймати на роботу.

Підставою для видання наказів по особовому складу в зазначених вище випадках є:

накази та директиви про зміну нумерації або дійсного найменування органу Держприкордонслужби;

свідоцтва органів реєстрації актів цивільного стану про зміну імені, народження, смерть;

рапорт (заява) з повідомленням про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження;

витяг з протоколу засідання Центральної військово-лікарської комісії Держприкордонслужби про причинний зв'язок захворювань, поранень, травм, контузій, каліцтв, які призвели до смерті;

відповідні накази або рішення судів про позбавлення військових звань військовослужбовців.

6. У разі якщо на військовослужбовців накладено дисциплінарне стягнення "пониження в посаді", "пониження військового звання на один ступінь", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" або "позбавлення військового звання" не наказами по особовому складу, примірники цих наказів (або витягів із них) надсилаються (передаються) до кадрових підрозділів, у яких ведеться персональний облік військовослужбовців, зазначених у наказі, для запису в їхні облікові документи. Реалізація накладених на військовослужбовців дисциплінарних стягнень "пониження в посаді", "звільнення з військової служби за службовою невідповідністю" та позбавлення військового звання здійснюється наказами по особовому складу.

7. Виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України військовослужбовців, визнаних судом безвісно відсутніми чи оголошених померлими, на підставі рішень суду про таке визнання чи оголошення здійснюється наказами по особовому складу начальника органу Держприкордонслужби, в якому проходив службу військовослужбовець, незалежно від номенклатури посад для призначення (звільнення).

8. Зміни до пунктів наказів по особовому складу, а також скасування пунктів раніше виданих наказів здійснюються новими наказами.

9. Преамбула (вступна частина наказу) формулюється коротко, має відповідати змісту наказу і містити посилання на нормативно-правовий акт, на підставі яких видається наказ.

Преамбула (вступна частина), пункт наказу і примітка до пункту наказу не відривається і не переноситься на іншу сторінку.

Наприклад: "Відповідно до Закону України "Про військовий обов’язок і військову службу", Указу Президента України від 29 грудня 2009 року № 1115/2009 "Про Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України".

Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо.

Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.

У наказах Голови Державної прикордонної служби України, начальників регіональних управлінь після вступної частини посередині сторінки зазначається найменування органу Держприкордонслужби, в якому визначається службове становище військовослужбовців.

Якщо наказом визнається таким, що втратив чинність, попередній наказ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися зі слів: "Визнати таким, що втратив чинність,... ".

Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу..." із зазначенням дати, номера наказу, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту: "Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа.

У зведених наказах по особовому складу до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується в такій послідовності: прийняття (призов) на військову службу, укладення, продовження дії контракту, присвоєння і поновлення у військовому званні, призначення, переведення, зарахування у розпорядження, направлення за кордон у відрядження з увільненням від займаних посад, направлення до інших військових формувань, правоохоронних органів з виключенням їх зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, відрядження до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі, звільнення з військової служби, виключення зі списків особового складу та всіх видів забезпечення (у зв’язку зі звільненням з військової служби або переміщенням за межі органу), виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України (померлих, загиблих і позбавлених військового звання) тощо.

При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

Накази по особовому складу стосовно працівників (не військовослужбовців) опрацьовуються окремо.

При включенні до наказу кількох пунктів однієї тематики вони об’єднуються однією вступною частиною. При цьому один і той самий текст у вступній частині і пунктах наказу повторюватися не повинен.

За наявності в наказі декількох вступних частин вони відділяються одна від одної.

Далі зазначаються військове звання, великими літерами прізвище військовослужбовця, на якого поширюється дія наказу, і малими - ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця та текст наказу. У зведених наказах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за військовим званням, а потім за алфавітом.

У кожному пункті наказу зазначається підстава щодо його видання (рапорт військовослужбовця, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії, подання тощо).

Слово "підстава" друкується від межі лівого поля, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

10. Органи Держприкордонслужби в наказах вказуються за їх дійсним найменуванням. Почесні найменування, присвоєні органам Держприкордонслужби, отримані ними державні нагороди ("Карпатський", "Волинський"), почесні та вчені звання, наукові ступені, присвоєні військовослужбовцям, а також спеціальні військові звання військовослужбовців у наказах не вказуються.

При призначенні військовослужбовців на посади в органи Держприкордонслужби з дійсними найменуваннями, які не підлягають розголошенню, ці органи вказуються тільки за умовним найменуванням, а посади військовослужбовців - за скороченими найменуваннями, вказаними у штатах.

11. У наказах про закінчення військовослужбовцем спеціальних курсів перепідготовки і підвищення кваліфікації вказуються оцінка, з якою він закінчив навчання, і строк навчання на курсах.

У разі закінчення заочної форми навчання посади, які обіймають військовослужбовці, у пунктах наказів не вказуються.

12. Накази відпрацьовуються за документами персонального обліку військовослужбовця та поданими керівниками підрозділів, органів Держприкордонслужби матеріалами за встановленими цією Інструкцією формами.

13. У наказах начальників органів Держприкордонслужби в обов'язковому порядку зазначаються:

про призначення (переміщення), зарахування в розпорядження відповідних начальників - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця, його особистий номер, на яку посаду призначається (у розпорядження якого начальника органу Держприкордонслужби зараховується), посада з якої звільняється, та пункт Положення про проходження громадянами України військової служби в Державній прикордонній службі України, відповідно до вимог якого здійснюється призначення (переміщення, зарахування у розпорядження). При зарахуванні в розпорядження у зв’язку з обранням запобіжного заходу у кримінальній справі у виді домашнього арешту чи тримання під вартою, крім вищезазначеного, вказується необхідність припинення, з дня фактичного взяття під варту чи перебування під домашнім арештом, виплату грошового забезпечення (додатки 30, 31);

про присвоєння чергових військових звань (додаток 30) - військове звання, яке присвоюється військовослужбовцю, найменування органу Держприкордонслужби, в якому він проходить службу, - наявне військове звання, прізвище, ім'я, по батькові та особистий номер військовослужбовця. У разі присвоєння військовослужбовцю військового звання "полковник" достроково або на один ступінь вище військового звання, передбаченого штатом, додатково вказується посада військовослужбовця, яку він обіймає;

про продовження військової служби за новим контрактом, дії або строку контракту (додаток 31) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, посада, строк контракту та з якого часу;

про прийняття (призов) військовослужбовців із запасу для проходження військової служби (додатки 34, 35) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, найменування посади, на яку призначається. При прийнятті на військову службу за контрактом додатково зазначається строк, на який укладено контракт, про присвоєння особистого номера, якщо до призову (прийняття) на військову службу не було присвоєно. У разі прийняття військовослужбовців, які мають спеціальні звання, додатково може бути присвоєно військове звання в порядку переатестації;

про зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, звідки прибув для подальшого проходження служби та з якого часу. Якщо військовослужбовець прибув у розпорядження відповідного начальника органу Держприкордонслужби, він призначається на посаду номенклатури призначення начальника органу;

про вступ на посаду - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, посада, за якою приступив до виконання та з якого часу, які надбавки виплачувати, в якому обсязі та з якого часу, яку премію встановити і за який період.

Дозволяється за наявності відповідних підстав об’єднувати в один пункт наказу зарахування військовослужбовців до списків особового складу органу Держприкордонслужби та їх вступ на посаду (додаток 34);

про тимчасове виконання обов’язків (додаток 35) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, посада, яку займає, посада, за якою покладається тимчасове виконання обов’язків (вакантною чи не вакантною), на який термін та з якого часу. У пункті наказу може бути вказано вступ до тимчасового виконання обов’язків за посадою;

про зарахування слухачами військових навчальних закладів, ад’юнктами, докторантами (додаток 36) - найменування навчального закладу, вид і форма навчання, спеціальність та з якого часу, з абзацу - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер і займана посада військовослужбовця;

про виплату грошової винагороди за тривалість безперервної військової служби (додаток 37) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада, вислуга років і період, за які виплачується винагорода, в якому розмірі та в якому обсязі. Зразок наказу наведено в додатку 38 до цієї Інструкції;

про надання відпустки за сімейними обставинами із збереженням грошового забезпечення, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (додаток 38) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада, найменування відпустки, термін відпустки та з якого часу;

про відрядження військовослужбовців до органів державної влади, установ та організацій із залишенням на військовій службі (додаток 39) - найменування державного органу, військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада, з якої звільнити;

про залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі (додаток 40) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада, до якого часу залишити;

про продовження строків перебування на посадах (додаток 41) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада, до якого часу продовжити;

про направлення військовослужбовців з Державної прикордонної служби України до інших військових формувань з виключенням зі списків особового складу Державної прикордонної служби України (додаток 42) - у розпорядження якого керівника військового формування направити, військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада;

про зарахування військовослужбовця в розпорядження Голови Державної прикордонної служби України у зв’язку з вибуттям у довготермінове закордонне відрядження (додаток 43) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, посада, з якої звільняється, найменування закордонної дипломатичної установи і держави, до якої відряджається військовослужбовець, термін відрядження.

Наказ про зарахування в розпорядження складається на підставі наказу Міністерства закордонних справ України про призначення військовослужбовця на відповідну штатну посаду закордонної дипломатичної установи;

про звільнення з військової служби в запас (відставку) Збройних Сил України (додаток 44) - пункт, його зміст, частина, стаття Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу", відповідно до якої здійснюється звільнення військовослужбовця (куди звільняється - в запас чи у відставку), військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер військовослужбовця, займана посада та рішення щодо надання права носіння військової форми одягу;

про виключення зі списків особового складу Державної прикордонної служби України померлих (загиблих) (додаток 45) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер, посада, число, місяць, рік і місце народження, коли та яким територіальним центром комплектування та соціальної підтримки (військовим комісаріатом) прийнятий (призваний) на військову службу, дата смерті (назва хвороби, від якої помер, причина загибелі), причинний зв'язок захворювань, поранень, травм, контузій, каліцтв, які призвели до смерті, кому передано тіло для поховання або де похований, прізвище, ім’я, по батькові, роки народження і місце проживання дружини, дітей або родичів, які мають право на отримання пенсії за померлого (загиблого), вислуга років на день виключення зі списків, кому виплатити грошову допомогу на поховання, підстави для виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби. При цьому запис про зв’язок смерті з виконанням обов’язків військової служби робиться тільки в тих випадках, коли для цього є підстави. В інших випадках вказуються тільки діагноз хвороби, причина, від якої настала смерть. На безвісно відсутніх та оголошених померлими - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер, посада, число, місяць, рік народження, з якого часу на військовій службі, дата, причина й обставини смерті (зникнення безвісти), рішення суду, склад і місце проживання сім’ї, яка знаходиться на утриманні, місце поховання (якщо достовірно відомо);

про виключення зі списків особового складу органу Державної прикордонної служби України у зв’язку зі звільненням з військової служби (додаток 46) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер, посада, ким виданий наказ про звільнення з військової служби, його дата, номер, із зазначенням статті звільнення, вислуга років у календарному, пільговому і загальному обчисленні на день звільнення, час на здавання справ і посади, термін відпустки, з якого часу надати, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток, грошова компенсація за всі невикористані дні щорічної основної відпустки, а також дні додаткової відпустки, у тому числі військовослужбовцям-жінкам, які мають дітей, або відрахування із грошового забезпечення за дні відпустки, що були використані в рахунок тієї частини календарного року, яка залишилася після звільнення військовослужбовця, які необхідно здійснити виплати: матеріальної допомоги на оздоровлення, додаткових грошових винагород, одноразової грошової допомоги при звільненні, в якому розмірі та за який термін військової служби, остаточна дата закінчення проходження військової служби, до якого територіального центру комплектування та соціальної підтримки направити на військовий облік, доцільність зарахування до військового оперативного резерву (у разі відповідності вимогам зарахування);

про виключення зі списків особового складу органу Державної прикордонної служби України у зв’язку з переміщенням за межі органу - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові, особистий номер, посада, ким виданий наказ про переміщення та куди, його дата та номер, час на здавання справ і посади, інформація про використання щорічних основних та додаткових відпусток (у тому числі військовослужбовцям-жінкам, які мають дітей), інформація про виплату матеріальної допомоги на оздоровлення, соціальної допомоги, додаткової грошової винагороди та остаточну дату закінчення проходження військової служби;

про зміну прізвища, імені, по батькові, дати народження (додаток 47) - військове звання, прізвище, ім'я, по батькові (дата народження, якщо її змінено або її елементи) до зміни, особистий номер, займана посада, далі вказується прізвище, ім'я, по батькові (дата народження, якщо її змінено або її елементи) після зміни.

14. Проекти наказів до подання їх на підпис начальнику органу Держприкордонслужби повинні бути перевірені (вичитані), звірені з документами персонального обліку військовослужбовців та завізовані на звороті останнього аркуша наказу працівником кадрового підрозділу, який створив документ, його керівником, посадовими особами бухгалтерських, юридичних служб і тих, кого стосується документ, заступниками начальника органу Держприкордонслужби відповідно до розподілу функціональних повноважень (додаток 48).

15. Копії, витяги з наказів по особовому складу робляться в таких випадках:

за запитом прокуратури, судових, слідчих органів;

прийняття (призов) та звільнення з військової служби;

для направлення у територіальні центри комплектування та соціальної підтримки з метою повідомлення про прийняття на військову службу за контрактом військовозобов’язаних, жінок і військовослужбовців строкової військової служби;

зарахування до списків органів Держприкордонслужби, призначення на посаду, якщо структурні підрозділи дислокуються не на одній території;

в інших випадках, не передбачених цією Інструкцією, якщо виникає потреба в документальному підтвердженні питань проходження військової служби - за запитом відповідних органів.

Копії або витяги з наказів по особовому складу засвідчуються підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби. Засвідчувальний напис складається зі слів "Згідно з оригіналом", посади, військового звання, особистого підпису, ініціалів та прізвища.

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування органу Держприкордонслужби (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, кадрового підрозділу) органу Держприкордонслужби.

16. Накази по особовому складу реєструються в загальному діловодстві органу Держприкордонслужби. Нумерація їх реєстрації щороку починається з першого номера.

При зміні номера чи найменування органу Держприкордонслужби накази по особовому складу за новим найменуванням (номером) цього органу видаються тільки після призначення (затвердження) на посаду за новим найменуванням (номером) начальника. Нумерація цих наказів починається з першого номера, окремо від раніше виданих наказів.

17. Оригінали (перші примірники) наказів по особовому складу зберігаються в загальному діловодстві органу Держприкордонслужби.

Інші примірники наказів або витяги з них обов’язково висилаються до кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби, які ведуть персональний, штатно-посадовий облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, зазначених у наказах, і до органів Держприкордонслужби за місцем їхньої служби.

До кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби висилаються другі примірники всіх наказів по особовому складу стосовно осіб офіцерського складу. Останній аркуш другого примірника наказу по особовому складу, який висилається до кадрового органу Адміністрації Держприкордонслужби, засвідчується підписом керівника кадрового органу або його заступником і гербовою печаткою.

Накази начальників органів Держприкордонслужби можуть оголошуватися також електронними засобами зв’язку.

18. Накази по особовому складу або витяги з них розсилаються протягом семи днів після їх підписання.

Розрахунок розсилки витягів із наказів робиться тільки на перших примірниках наказів по особовому складу.

1. Особові справи є однією з основних форм персонального обліку військовослужбовців і ведуться з метою всебічного вивчення їх ділових, моральних, інших якостей, необхідних для визначення порядку просування по службі та подальшого використання кадрів. Вони повинні відображати біографічні дані, проходження служби, трудову діяльність та інші відомості, що об’єктивно характеризують військовослужбовця.

Ведення особових справ військовослужбовців (своєчасне поповнення необхідними матеріалами, документами, фотокартками та іншими даними), які характеризують їх, уточнення записів, що містяться в них, звірка з першими примірниками, а також контроль за своєчасним пересиланням особових справ покладаються на особовий склад кадрових підрозділів органів Держприкордонслужби.

2. Особові справи офіцерів вперше складаються у військових навчальних закладах у двох примірниках одночасно з підготовкою матеріалів до присвоєння первинного офіцерського звання курсантам (слухачам), що закінчують військові навчальні заклади.

Особові справи осіб рядового, сержантського та старшинського складу військової служби за контрактом складаються в одному примірнику:

в органах Держприкордонслужби - на кандидатів для проходження військової служби за контрактом з числа військовослужбовців строкової служби;

у регіональних центрах комплектування - на кандидатів, які оформляються для проходження військової служби за контрактом у Державній прикордонній службі України.

При прийнятті осіб сержантського, старшинського складу на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу їх особові справи не перескладаються, а ведуться в органах Держприкордонслужби за місцем їх служби. Для кадрового підрозділу відповідної номенклатури призначення офіцера складається другий примірник особової справи. У разі прийняття осіб сержантського, старшинського складу на військову службу за контрактом осіб офіцерського складу з одночасним призначення до іншого органу Держприкордонслужби другий примірник особової справи складається органом, до якого призначений військовослужбовець.

Особові справи військовослужбовців Держприкордонслужби, які прийняті на військову службу в Державну прикордонну службу України з інших міністерств, та центральних органів виконавчої влади, а також із запасу, підлягають додатковому оформленню відповідно до вимог цієї Інструкції.

В органах Держприкордонслужби (закладах, установах) складається другий примірник особової справи, який надсилається до кадрового підрозділу відповідної номенклатури посад для призначення.

Складання особових справ і внесення відповідних записів до них здійснюються тільки визначеними посадовими особами кадрових підрозділів (далі - посадові особи).

Посадові особи, на яких покладені обов'язки обліку ведення та зберігання особових справ, повинні:

знати правила обліку, ведення та зберігання особових справ, визначених цією Інструкцією;

не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних військовослужбовців, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків.

Складання особових справ військовослужбовцями на самих себе забороняється.

3. Особова справа (додаток 49) осіб рядового, сержантського і старшинського складу військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу Державної прикордонної служби України складається з чотирьох розділів:

перший розділ - "Особова справа";

другий розділ - "Додаток № 1", матеріали вивчення кандидата на військову службу за контрактом у Державній прикордонній службі України;

третій розділ - "Додаток № 2", матеріали, що характеризують військовослужбовця в період служби в Державній прикордонній службі України;

четвертий розділ - "Додаток № 3", архівно-довідкові матеріали.

4. У першому розділі "Особова справа" (додаток 50) зберігаються/знаходяться:

контрольний листок звірок анкетних даних військовослужбовця і його ознайомлення з особовою справою (додаток 51);

послужний список (додаток 52);

анкета (додаток 53);

автобіографія (додаток 54);

зобов’язання про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю, службову та конфіденційну інформацію (додаток 55);

військова присяга;

атестаційний лист (додаток 56);

висновок про перевірку та встановлення стажу служби для виплати процентної надбавки за вислугу років (додаток 57);

подання до звільнення з військової служби (додаток 58);

розрахунок вислуги років на пенсію (додаток 59).

Крім того, до особової справи додаються аркуш обліку стажу плавання (додаток 60), аркуш обліку виконання стрибків з парашутом (додаток 61), аркуш обліку роботи водолаза під водою (додаток 62), аркуш обліку участі в антитерористичній операції (додаток 63), а також контракт про прийняття на військову службу (продовження строку військової служби за новим контрактом) встановленої форми.

5. У другому розділі "Додаток № 1" (додаток 64) містяться матеріали щодо вивчення кандидата на службу в Державну прикордонну службу України:

заява (рапорт) про зарахування на військову службу в Державну прикордонну службу України;

висновок про зарахування на військову службу до Державної прикордонної служби України (додаток 65);

висновок ЦВЛК, ВЛК встановленої форми;

матеріали, які характеризують кандидата на службу в Державну прикордонну службу України;

службові матеріали на працівників, які працювали в Державній прикордонній службі України перед зарахуванням на військову службу.

6. У третьому розділі "Додаток № 2" (додаток 66) містяться матеріали, які характеризують військовослужбовця в період проходження військової служби в Державній прикордонній службі України:

характеристики;

подання до призначення (додаток 67);

подання до присвоєння військового звання (додаток 68);

нагородний лист для представлення до відзначення державною нагородою України (додаток 69);

нагородний лист до нагородження медаллю (відомчою відзнакою) (додаток 70);

плани введення і становлення на посадах;

матеріали вивчення у зв'язку з направленням на навчання, зарахування до кадрового резерву, виїздом за кордон;

довідки про стан здоров'я військовослужбовця, членів його сім'ї;

довідки про поранення, контузії, травми;

акти розслідування нещасного випадку (випадку смерті), що стався (форма Нвс-5);

акти про нещасний випадок (випадок смерті) (форми Нвс-1, НПвс);

копії висновків про результати службових розслідувань;

копії рішень зборів військовослужбовців;

копії вироків судових органів;

інші документи, що характеризують військовослужбовця.

7. У четвертому розділі "Додаток № 3" (додаток 71) містяться архівно-довідкові матеріали:

підтвердження окремих періодів служби;

послужні списки, що втратили актуальність;

рапорти військовослужбовця;

копії особистих документів;

екзаменаційні аркуші/листи;

інші архівно-довідкові матеріали.

8. Вилучення з особової справи окремих документів проводиться лише з дозволу начальника органу Держприкордонслужби. У внутрішньому описі відповідного розділу робиться запис про те, коли вилучено документ, куди і за яким вихідним номером надіслано або куди підшито після вилучення. Якщо вилучений документ знищено, зазначаються номер і дата акта про знищення.

Запис про вилучення документів засвідчується начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби та гербовою печаткою.

Особові справи і документи, підшиті до них, військовослужбовцям на руки не видаються. Ознайомлення з матеріалами своєї особової справи військовослужбовцем здійснюється в присутності посадової особи, яка відповідає за її ведення і облік не рідше одного разу на рік, про що робиться відповідний запис у контрольному листку звірок.

9. Особова справа й додатки до неї розміщуються у спеціальній папці, яка називається "ОСОБОВА СПРАВА". Обкладинка папки виготовляється з картону сірого кольору розміром 225х330 мм.

На лівій частині внутрішньої сторони обкладинки папки розміщується кольорова фотокартка (анфас, до пояса) розміром 9х12 см. Військовослужбовці фотографуються у повсякденній або парадній формі одягу (без шинелі, пальта і головного убору), погони, петлиці і знаки розрізнення на них повинні відповідати присвоєному військовому званню. У разі фотографування у парадній військовій формі одягу військовослужбовець повинен бути при всіх орденах, медалях та інших відзнаках, якими він був нагороджений (які йому були присвоєні).

На звороті фотокартки військовослужбовця чорним чорнилом або машинописним способом записуються його прізвище, ім'я та по батькові, дата фотографування та засвідчується підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби і скріплюється гербовою печаткою з дійсним найменуванням органу.

Надалі фотокартка обов’язково змінюється:

у разі присвоєння чергового військового звання - у місячний термін;

під час служби - через кожні 7 років.

У разі заміни форми одягу військовослужбовців фотокартки не замінюються;

на правій частині внутрішньої сторони обкладинки папки розміщується конверт 2, призначений для зберігання документів військового квитка, обліково-послужної картки, фотографій у попередніх військових званнях тощо;

до кожної особової справи долучаються біографічна довідка та контрольна картка (додаток 72).

10. Записи в особову справу військовослужбовців робляться відповідно до вимог складання і ведення облікових документів з урахуванням особливостей, викладених у цій Інструкції.

11. Контрольний листок звірок анкетних даних військовослужбовця та його ознайомлення з особовою справою заповнюється щоразу після ознайомлення військовослужбовця з особовою справою, про що в контрольному листку ставлять підписи військовослужбовець і посадова особа кадрового підрозділу, яка веде особові справи військовослужбовців.

12. Послужний список - матеріальний носій персональних даних військовослужбовця у паперовому виді, призначений для внесення відомостей про військовослужбовця, членів його сім’ї та документального відображення проходження ним військової служби.

Послужний список заповнюється посадовою особою кадрового підрозділу відповідно до розподілу повноважень на підставі особистих документів військовослужбовців або їх копій, засвідчених у встановленому порядку, власноруч написаної анкети, автобіографії, наказів та інших відомостей.

Достовірність записів у послужному списку військовослужбовець скріплює своїм підписом. Послужний список підписується посадовою особою, яка його склала, засвідчується підписом керівника кадрового підрозділу і скріплюється печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби. Записи у послужному списку робляться без скорочень та виправлень, власноруч, чітким розбірливим почерком з використанням чорнил чорного кольору. Підписи посадових осіб виконуються тільки чорнилом чорного кольору.

На титульній сторінці послужного списку зазначаються:

прізвище, ім'я, по батькові військовослужбовця;

число, місяць та рік народження;

місце народження за адміністративно-територіальним поділом на день заповнення (після оформлення послужного списку виправлення запису про місце народження у зв'язку зі змінами адміністративно-територіального поділу не проводиться);

громадянство;

номер жетона, що засвідчується підписом військовослужбовця із зазначенням дати його отримання;

дата прийняття військової присяги на вірність народу України із зазначенням органу, при якому її прийнято;

номер посвідчення учасника війни, учасника бойових дій із зазначенням дати видачі та органу, який його видав.

13. Заповнюючи наступні розділи послужного списку, потрібно керуватися такими вимогами:

військові звання (пункт 7), присвоєні у період проходження військової служби (перебування у запасі), відповідні укази (накази) із зазначенням номера, дати та посадової особи, що їх видала, записуються у хронологічному порядку. У разі присвоєння військового звання достроково в дужках робиться відповідний запис;

до строку вислуги у військовому званні не зараховуються: строк відбування покарання військовослужбовцем, засудженим до покарання у виді службового обмеження для військовослужбовців, арешту, а також звільненим від відбування покарання з випробуванням і залишеним на військовій службі; час перебування військовослужбовця у відпустці для догляду за дитиною; час перебування військовослужбовця у пониженому військовому званні (пункт 8);

під час запису відомостей про освіту (пункт 9) послідовно записуються найменування навчальних закладів від отриманої повної (базової) загальної середньої освіти до вищої із зазначенням найменування факультетів (відділень), дат вступу і закінчення, отриманого освітньо-кваліфікаційного рівня та номерів підтвердних документів;

проходження курсів підготовки (перепідготовки) або підвищення кваліфікації військовослужбовцем (пункт 10), а навчання в аспірантурі, ад’юнктурі, докторантурі (пункт 11), де наводяться найменування навчальних закладів, у яких військовослужбовець пройшов підготовку (перепідготовку, навчання), за якою спеціальністю, дата вступу і закінчення та підтвердний документ. Для військовослужбовців, які закінчили навчання в аспірантурі, ад’юнктурі, докторантурі, зазначаються також науковий ступінь або вчене звання присвоєно, ким і коли, спеціальність з науково-дослідної роботи, номер диплома, атестата наукового працівника;

трудова діяльність (пункт 12) до військової служби в Державній прикордонній службі України записується послідовно відповідно до записів з трудової книжки;

проходження військової служби записується у хронологічному порядку (пункт 13). Перед записом відомостей про військову службу військовослужбовця зазначають, коли і яким міським (районним) військкоматом він був призваний (прийнятий) на військову службу;

записуючи відомості "з якого часу" і "до якого часу" перебував на посаді (перебував у розпорядженні), зазначають дати видання наказів по особовому складу про призначення на посаду і звільнення з посади (зарахування у розпорядження). Щодо періодів служби, які зараховуються на пільгових умовах, вказуються дати фактичного вступу військовослужбовця на посаду із зазначенням номера, дати наказу про вступ на посаду і дати припинення виконання обов’язків за посадою.

Записуючи службові переміщення військовослужбовця з пониженням на посаді, обов'язково вказують причину цих переміщень. Наприклад: "Призначений на нижчу посаду в порядку реалізації накладеного відповідно до Дисциплінарного статуту Збройних Сил України дисциплінарного стягнення". Якщо військовослужбовець до зарахування на службу навчався в навчальному закладі Державної прикордонної служби України і був відрахований з нього, обов'язково вказується причина відрахування. Наприклад: "Відрахований за неуспішність".

У цьому розділі робляться також записи:

про звільнення з військової служби і виключення зі списків особового складу;

про відрядження до інших органів виконавчої влади із виключенням зі списків особового складу;

про виключення військовослужбовців зі списків особового складу у зв'язку зі смертю (загибеллю);

про право військовослужбовців на носіння військової форми одягу після звільнення.

У разі зміни формулювання наказу про звільнення військовослужбовця нове формулювання обов'язково записується в його послужний список і подання про звільнення.

Записи про зарахування до списків особового складу органу Держприкордонслужби та приймання посади до послужного списку не здійснюються.

За наявності в раніше складених послужних списках окремих періодів служби, які не підтверджені відповідними наказами, складається висновок у встановленому порядку, який надалі зберігається в додатку № 3 до особової справи. Номер і дата цього висновку записуються в послужному списку навпроти кожного періоду проходження служби, не підтвердженого наказами.

Якщо на військову службу прийнято особу, яка раніше проходила військову службу у Збройних Силах України чи інших військових формуваннях, відомості про проходження нею попередньої служби переносяться до нового послужного списку, засвідчуються підписом начальника кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби та скріплюються гербовою печаткою.

Найменування органів Держприкордонслужби записуються без скорочень відповідно до їх дійсних найменувань згідно з формулюваннями в наказах по особовому складу. Почесні найменування, які були присвоєні органам Держприкордонслужби, наприклад "Оршанський", а також одержані ними державні нагороди не записуються.

У послужних списках, складених на військовозобов'язаних, оформлених територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, коли для їх складання використовуються обліково-послужні картки, військові частини за період строкової служби записуються відповідно до їх умовних найменувань. Запити про уточнення дійсних найменувань військових частин і про входження їх до складу з'єднань та об'єднань не направляються;

продовження строку військової служби за новим контрактом, залишення на військовій службі понад граничний вік перебування на військовій службі відображається у пункті 14 послужного списку із зазначенням, ким і коли продовжено строк військової служби, залишення на військовій службі, на який термін, номер і дата відповідного наказу по особовому складу;

відомості про військову службу, що дає право на обчислення вислуги років на пенсію на пільгових умовах відповідно до чинного законодавства, записуються в пункті 15 послужного списку із зазначенням дати фактичного терміну виконання обов’язків за посадою (у відрядженні), займаної посади, нормативного акта, на підставі якого здійснюється зарахування на пільгових умовах, вислуги в календарному та пільговому обчисленні, та пільгового коефіцієнта;

записи про поранення, контузії та захворювання, отримані при виконанні службових обов’язків, та їх характер відображаються в пункті 16 послужного списку із зазначенням, коли та де отримав, в яких закладах охорони здоров'я перебував на лікуванні, на підставі документів, виданих закладами охорони здоров’я, або архівних довідок;

у пункті 17 відображаються відомості про перебування за кордоном військовослужбовця із зазначенням країни, мети й термінів перебування;

відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних нагород, відзнак, почесних звань записуються в пункті 18 послужного списку із зазначенням найменування орденів, медалей, відзнак, почесних звань, за що та ким нагороджений, номер і дата указу (наказу) про нагородження.

Державні нагороди, відзнаки Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України записуються окремо від відомчих відзнак центральних органів виконавчої влади;

знання іноземних мов (які, в якому обсязі, де та коли проходив навчання) зазначається у пункті 19 послужного списку. У цьому ж розділі відображаються відомості про підтвердження знання іноземної мови для виплати процентної надбавки;

у пункті 20 записуються відомості про присвоєння (підтвердження, зниження, позбавлення) класної кваліфікації (із зазначенням класної кваліфікації, ким присвоєна, підтверджена, знижена, позбавлена, номер і дата наказу);

у пункті 21 відображаються відомості щодо наявності у військовослужбовця літературних, наукових праць та винаходів, володіння зброєю, якою та в якому обсязі, наявність спортивних звань, розрядів (з яких видів спорту), вміння керувати транспортними засобами, користування спеціальними технічними засобами тощо;

у пункті 22 послужного списку записуються відомості про близьких родичів військовослужбовця (батьків, братів, сестер), його власних дітей та усиновлених, дружину (чоловіка) та її (його) близьких родичів. Якщо військовослужбовець - сирота, крім відомостей про батьків, записуються відомості про одного з найближчих родичів, його адреса. Усі записи відомостей про сімейний стан (у тому числі про усиновлення), про розірвання шлюбу, смерть членів сім'ї провадяться тільки на підставі свідоцтв, виданих органами реєстрації актів цивільного стану або відповідних рішень судів;

інформація про притягнення близьких родичів військовослужбовця до кримінальної відповідальності, коли і за що, відображається в пункті 23;

дані до пункту 24 послужного списку (особливі прикмети, група крові й резус-фактор) записуються на підставі медичних документів;

проходження зборів під час перебування в запасі із зазначенням термінів, на якій посаді, при якому органі, відображаються в пункті 25 послужного списку.

14. Складені послужні списки ведуться протягом усієї військової служби військовослужбовців.

Переоформлення послужних списків дозволяється лише у разі повної втрати придатності з дозволу начальника органу Держприкордонслужби.

При заповненні послужних списків дозволяється застосовувати невеликі штампи відповідно до розмірів граф послужного списку.

15. Внесення до особових справ військовослужбовців інших осіб як членів сім’ї здійснюють посадові особи, на яких покладені обов'язки обліку ведення та зберігання особових справ, на підставі наказу начальника відповідного органу Держприкордонслужби, де проходить службу цей військовослужбовець, виданого згідно з висновком комісії з питань внесення до особових справ військовослужбовців як членів їхніх сімей (далі - комісія).

16. В органах Держприкордонслужби утворюються постійно діючі комісії з питань внесення до особових справ військовослужбовців інших осіб як членів сім’ї.

Персональний склад комісій призначається наказом начальника відповідного органу Держприкордонслужби у кількості 5 - 7 осіб.

До їхнього складу в обов’язковому порядку включають одного із заступників начальника органу Держприкордонслужби по роботі з особовим складом (голова комісії), представників підрозділів служби охорони здоров’я, виховної роботи, кадрового підрозділу, старшого юрисконсульта (юрисконсульта). Секретарем комісії призначається представник кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби.

Рішення комісії упродовж п’яти днів після розгляду нею питання оформляється протоколом, який підписується усіма присутніми на засіданні членами комісії та затверджується начальником органу Держприкордонслужби.

17. На військовослужбовців, переведених до Державної прикордонної служби України з інших військових формувань, оформляються нові особові справи відповідно до вимог цієї Інструкції. Старі послужні списки, які велися на цих військовослужбовців за попереднім місцем служби, підшиваються до розділу "Архівно-довідкові матеріали" першого примірника особової справи.

18. Біографічна довідка заповнюється відповідно до відомостей послужного списку та інших матеріалів, які долучені до особової справи військовослужбовця. У разі складання нової довідки попередня вилучається з особової справи і знищується.

19. Анкета й автобіографія заповнюються особисто кандидатом під час оформлення його на військову службу до Державної прикордонної служби України.

В автобіографії, яка складається власноруч у довільній формі, зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові, число, місяць, рік народження, громадянство, дата вступу до школи, переведення із школи до школи, їх місцезнаходження, дата закінчення навчання, навчання в інших навчальних закладах, з якого часу почав працювати, ким, де, адреси підприємств і організацій, причини переходу на іншу роботу, дата призову на військову службу до Збройних Сил України, Державної прикордонної служби України або інших військових формувань, де і ким проходив військову службу, номер військової частини, військового округу (оперативного командування, регіонального управління тощо), сімейний стан: прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце народження і громадянство дружини (чоловіка), дівоче прізвище дружини (якщо узяв(ла) шлюб вдруге, вказати інформацію про першу(ого) дружину (чоловіка). Інші близькі родичі: батько, мати, рідні брати і сестри військовослужбовця (його дружини), діти, рік і місце їх народження, громадянство. Вказується, коли і де військовослужбовець перебував за кордоном, з якою метою, чи перебував в іноземному громадянстві або підданстві, чи має родичів за кордоном та підтримує з ними зв’язки, чи притягався до кримінальної відповідальності (коли, за що).

У разі зміни прізвища, імені та по батькові, одруження, розірвання шлюбу, смерті близьких родичів автобіографічні та анкетні дані військовослужбовця оновлюються у 30-денний термін.

20. Згоду на обробку своїх персональних даних кандидат для проходження військової служби за контрактом підписує під час оформлення документів для проходження військової служби в Державній прикордонній службі України, а також перед зарахуванням до списків особового складу органу Держприкордонслужби.

21. Із зобов’язанням про нерозголошення відомостей, які становлять державну таємницю, службову та конфіденційну інформацію, військовослужбовець ознайомлюється під час зарахування на службу до Державної прикордонної служби України, про що ставить підпис на спеціально визначеному на бланку місці. Після переоформлення особової справи зобов'язання, яке підписано військовослужбовцем, підшивається в нову справу.

22. Про складання військової присяги на вірність народові України здійснюється запис на титульному аркуші послужного списку, а текст присяги, підписаний військовослужбовцем, підшивається в його особову справу.

Якщо військовослужбовець військову присягу склав до зарахування на службу за контрактом, на підставі військового квитка про це робиться запис на титульному аркуші послужного списку.