Про затвердження Інструкції з організації обліку особового складу Державної прикордонної служби України

29. Кадровим підрозділам органів Держприкордонслужби для забезпечення швидкого та зручного ведення обліку особових справ дозволяється додатково здійснювати облік з використанням електронних обчислювальних машин.

В Адміністрації Держприкордонслужби на кожного офіцера Державної прикордонної служби України ведеться особиста облікова картка.

30. Для службового користування особова справа видається тільки з дозволу керівника кадрового підрозділу під підпис у контрольній картці. У цих випадках контрольні картки залишаються в алфавітній картотеці. Забороняється користування особовими справами у позаслужбовий час. Контроль за поверненням особових справ у сховище здійснюється працівниками кадрового підрозділу.

31. У разі вибуття військовослужбовця до нового місця служби його особова справа у місячний строк надсилається до органу Держприкордонслужби, в який призначений військовослужбовець.

32. Особові справи на військовослужбовців, направлених для подальшого проходження служби до інших міністерств і центральних органів виконавчої влади, у місячний строк надсилаються до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби, які після перевірки правильності заповнення та повноти залучених документів у десятиденний строк надсилаються до центрального органу виконавчої влади, в розпорядження якого направлений військовослужбовець.

33. У разі переміщення військовослужбовця, який проходив службу в розвідувальному органі Державної прикордонної служби України, до інших органів Держприкордонслужби кадровим підрозділом розвідувального органу в місячний строк здійснюється виготовлення несекретних примірників особової справи, до яких залучаються матеріали, які не мають грифа обмеженого доступу "таємно" і направляються до органу Держприкордонслужби, в який призначений військовослужбовець. Особові справи, які мали гриф обмеженого доступу "таємно", після виключення зі списків особового складу розвідувального органу військовослужбовця направляються на зберігання до Галузевого архіву.

34. Перевірка порядку обліку, ведення та зберігання особових справ здійснюється комісією з питань перевірки обліку особового складу, призначеною наказом начальника органу Держприкордонслужби:

щороку до 25 травня;

у разі заміщення особи, відповідальної за зберігання особових справ.

Результати перевірки відображаються в акті, який складається в довільній формі в одному примірнику, затверджується начальником органу Держприкордонслужби. У вищий за рівнем підпорядкування орган управління в п’ятиденний термін із дня закінчення перевірки направляється донесення про результати перевірки.

35. Особові справи офіцерів, виключених зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, надсилаються:

на звільнених з військової служби: перший примірник (після одного року зберігання) - у Галузевий архів, другий - у двотижневий строк з дати виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби - до відповідних військових комісаріатів;

на загиблих (після одного року з дня смерті) - перший і другий примірники до Галузевого архіву.

36. Особові справи осіб рядового, сержантського і старшинського складу, виключених зі списків особового складу Державної прикордонної служби України, надсилаються:

на звільнених з військової служби у двотижневий строк з дати виключення зі списків особового складу органу Держприкордонслужби - до відповідних військових комісаріатів;

на загиблих (після одного року з дня смерті) - до Галузевого архіву.

37. Підготовка особових справ військовослужбовців для здавання в архів включає: перевірку повноти їх складу, оформлення, визначення строків зберігання та складання описів.

Підготовка для здавання в архів особових справ військовослужбовців здійснюється посадовими особами кадрових підрозділів з додержанням таких вимог:

на обкладинках справ зазначаються: інвентарний номер (наданий за книгою обліку особових справ);

підшивання документів у справу здійснюється міцними нитками так, щоб забезпечити вільне читання тексту й аркуші не виступали за краї обкладинок;

документи у справі розподіляються по всій довжині обкладинки, щоб товщина справи була рівномірною. Відстань між лінією підшивання і текстом - не менше 2 см;

до аркушів документів, текст на яких розташований близько до краю підшивання, підклеюється смуга паперу, за яку документ підшивається до справи;

металеві скріпки із справи вилучаються;

аркуш, складений і підшитий по зламу, нумерується як два самостійні аркуші;

аркуш, складений декілька разів і підшитий за один край, нумерується в правому верхньому кутку як один аркуш;

внутрішній опис документів, які знаходяться у справі, повинен мати завершальний напис, підписаний особою, відповідальною за ведення діловодства, і скріплений мастиковою печаткою "Для пакетів";

до внутрішнього опису, крім документів, підшитих до справи, повинні бути внесені й всі додатки, що належать до нього;

у разі потреби слід використовувати тільки клей ПВА або КМЦ.

В особових справах, які здаються в архів, не має бути оригіналів документів військовослужбовців (свідоцтв про народження та шлюб, документів про освіту тощо).

Усі документи особової справи, в тому числі внутрішні описи, мають бути підшиті та пронумеровані загальною (наскрізною) нумерацією. Номери на аркушах проставляються в правому верхньому кутку нумератором або графітним олівцем, не зачіпаючи тексту документа.

Наявні в особових справах фотокартки не нумеруються і до загальної кількості аркушів не зараховуються. Фотокартки вкладаються в конверт № 2.

В особовій справі засудженого має бути копія вироку, а померлого - витяг із наказу про виключення зі списків особового складу.

У кінці справи на вшитому чистому аркуші робиться запис (цифрами і словами) про кількість підшитих і пронумерованих аркушів, кількість фотокарток і наявність жетона з особистим номером, та підписується особою, відповідальною за ведення справ, скріплюється мастиковою печаткою "Для пакетів".

Вихідні кінці ниток (шнура) пломбуються або опечатуються мастиковою печаткою "Для пакетів".

38. На особові справи, які передаються до Галузевого архіву, складаються описи у трьох примірниках.

Описи друкуються на папері формату А 4 (210х297). З лівого боку опису залишається чисте поле завширшки не менше 3,5 см для підшивки. Текст друкується на друкарській машинці або на комп’ютерній техніці без помарок і виправлень тільки на одному боці вертикально розташованого аркуша. Скорочення слів у тексті не допускається.

В описах зазначається повне дійсне (без скорочень) найменування органу Держприкордонслужби. Під дійсним найменуванням зазначається умовне найменування органу Держприкордонслужби.

Описи затверджуються начальником органу Держприкордонслужби, підписуються керівником кадрового підрозділу і скріплюються гербовою мастиковою печаткою з дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби.

У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість внесених до опису одиниць зберігання (справ, книг, журналів), у тому числі із грифами обмеження доступу "цілком таємно", "таємно", "для службового користування".

39. Для передачі особових справ до Галузевого архіву орган Держприкордонслужби направляє особу, відповідальну за ведення, облік і зберігання особових справ, яка відповідає за збереження їх на шляху прямування.

Особові справи, що підлягають здаванню до Галузевого архіву, разом з описами у трьох примірниках і супровідними листами можуть надсилатися на адресу Галузевого архіву посилками. Посилки нумеруються.

У супровідних листах слід вказати, скільки і яких особових справ та описів відправлено до Галузевого архіву, а також загальну кількість посилок (пакунків).

40. Після закінчення приймання особових справ посадова особа Галузевого архіву, яка приймає справи на відповідальне зберігання, розписується в описах і супровідному документі, вказуючи цифрами та словами кількість прийнятих справ й описів.

Другий примірник описів прийнятих справ, завірений гербовою печаткою архіву, надсилається (повертається) на адресу органу Держприкордонслужби, після отримання яких третій примірник описів знищується в установленому порядку.

В органах Державної прикордонної служби України описи документів, зданих до Галузевого архіву, підшиваються в окрему справу, яка зберігається в органі Держприкордонслужби постійно. У книгах обліку особових справ військовослужбовців органу Держприкордонслужби проставляється відмітка про здачу справ до Галузевого архіву.

Направлення (перевезення) особових справ здійснюється у визначеному для пересилання (перевезення) матеріальних носіїв інформації з обмеженим доступом порядку.

1. Облік особового складу в особливий період ведеться в порядку, установленому в мирний час, але з урахуванням особливостей, викладених у цьому розділі.

2. Для обліку особового складу в особливий період використовуються:

на особовий склад, який проходив військову службу в Державній прикордонній службі України, - облікові документи, які велися на нього в мирний час;

на особовий склад, призваний на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, - особові справи офіцерів, а на осіб рядового, сержантського і старшинського складу - обліково-послужні картки, отримані з військових комісаріатів.

3. Персональний облік військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, ведеться в книгах алфавітного обліку осіб офіцерського складу (осіб рядового, сержантського і старшинського складу) окремо від обліку постійного складу органу Держприкордонслужби.

4. Штатно-посадовий облік військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, ведеться у книзі штатно-посадового обліку особового складу разом із штатно-посадовим обліком постійного складу.

5. Особові справи військовослужбовців, призваних на військову службу під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, обліковуються в книгах обліку особових справ окремо від обліку особових справ осіб рядового, сержантського, старшинського складу військової служби за контрактом, осіб офіцерського складу.

6. Особовий склад, який прибув з військових комісаріатів для комплектування органу Держприкордонслужби під час проведення мобілізації, визначений за підсумками вивчення посадовими особами пункту прийому особового складу (окремими його елементами), придатними до призначення на посаду, зараховується в день прибуття до списків особового складу органу Держприкордонслужби в порядку, установленому цією Інструкцією. Призначення (переміщення) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу здійснюється відповідно до номенклатури посад призначення наказами по особовому складу відповідних начальників органів Держприкордонслужби. Ці накази є підставою для визначення посадового становища офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, запису відомостей про них до облікових документів, виписки та видачі їм документів, що посвідчують особу.

7. Військовозобов’язаним, призваним на військову службу під час мобілізації, на особливий період, і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, початком проходження військової служби вважається день, визначений Законом України "Про військовий обов’язок і військову службу" .

Особам, які прибули із запасу під час проведення мобілізації безпосередньо до органів Держприкордонслужби або перебували на цей час на навчальному зборі, у разі відсутності запису військового комісаріату про дату призову відмітки про дату їх призову робляться у військових квитках начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби і такою вважається дата прибуття до органу Держприкордонслужби.

До отримання особами рядового, сержантського і старшинського складу, призваними із запасу, документів, що посвідчують особу, в їхні військові квитки вносяться також записи про призначення на посаду та інші зміни в службовому становищі.

При видачі документів, що посвідчують особу, військові квитки в офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, призваних із запасу, вилучаються і зберігаються у кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби.

8. Перші примірники особових справ осіб офіцерського складу, призначених під час дії особливого періоду в органи Держприкордонслужби, які не беруть участі у бойових діях, надсилаються в установленому порядку до органів Держприкордонслужби, в які вибули офіцери. Другі примірники особових справ пересилаються до регіональних управлінь, яким підпорядковуються органи Держприкордонслужби, куди вибули військовослужбовці, а для органів центрального підпорядкування - до Адміністрації Держприкордонслужби.

9. При направленні військовослужбовців для подальшого проходження військової служби до органів Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, особові справи пересилаються за підпорядкованістю до кадрового підрозділу регіонального управління або за наказом Адміністрації Держприкордонслужби до Галузевого архіву.

10. На військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, облікові документи військові комісаріати пересилають безпосередньо до органів Держприкордонслужби, куди направлені військовослужбовці. Кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби після отримання особових справ, обліково-послужних карток вилучають ідентифікаційні жетони з особистими номерами (за їх наявності) і вручають їх військовослужбовцям.

У разі відсутності у військовослужбовця, призваного на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, ідентифікаційного жетона з особистим номером йому в установленому цією Інструкцією порядку присвоюється особистий номер і видається ідентифікаційний жетон з особистим номером.

11. У підрозділах, кораблях і катерах, органах Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, облік особового складу ведеться з урахуванням таких особливостей:

в органах Держприкордонслужби, які беруть участь у бойових діях, особові справи не ведуться. Після прибуття військовослужбовців, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період та на військову службу за призовом осіб офіцерського складу до органу Держприкордонслужби, з особовими справами або після отримання особових справ органом Держприкордонслужби з військових комісаріатів особові справи передаються (пересилаються) за підпорядкованістю до кадрового підрозділу регіонального управління або за наказом Адміністрації Держприкордонслужби до Галузевого архіву. Другі примірники особових справ офіцерів, а також особові справи офіцерів, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період і на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, пересилаються за підпорядкованістю до кадрових підрозділів відповідно до номенклатури посад для призначення військовослужбовців;

у підрозділах, зокрема заставах, відділах, комендатурах, на всіх військовослужбовців ведеться іменний список особового складу (додаток 75);

у всіх органах Держприкордонслужби (крім закладів охорони здоров’я) розділ добової відомості "ІV. У наявності" заміняється розділом "ІV. Втрати за минулу добу: 1) загинуло і померло; 2) безвісно відсутні; 3) потрапили до полону; 4) евакуйовані з пораненнями; 5) евакуйовані внаслідок хвороби; 6) інші втрати";

у закладах охорони здоров’я розділ добової відомості "ІV. У наявності" заміняється розділом "ІV. Вибуло за добу: 1) виписано і відправлено до органів Держприкордонслужби придатних до військової служби; 2) виписано і відправлено одужуючих до органів Держприкордонслужби; 3) визнано непридатними в мирний час, обмежено придатними у військовий час; 4) визнано непридатними до військової служби з виключенням з військового обліку; 5) померло від ран і хвороб; 6) евакуйовано до інших закладів охорони здоров’я";

у кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби ведеться журнал обліку прибулого поповнення (додаток 76);

при перевезенні особового складу на літаках, вертольотах, кораблях і суднах кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, що перевозяться, на всіх військовослужбовців, що підлягають перевезенню, складають окремо на кожний літак, вертоліт, корабель, судно іменний список особового складу, який підлягає перевезенню (додаток 77), у двох примірниках. Перший примірник іменного списку вручається коменданту пункту посадки. Другий примірник залишається в органі Держприкордонслужби.

12. Начальникам органів Держприкордонслужби забороняється:

направляти на виконання бойових завдань особовий склад із числа поповнення, який ще не внесений до облікових документів підрозділів й органу Держприкордонслужби;

самовільно заносити до списків особового складу органу Держприкордонслужби військовослужбовців інших органів Держприкордонслужби (тих, які відстали під час маршу, передислокації, бою). Військовослужбовці, які відстали від своїх органів Держприкордонслужби, направляються до місця служби або до регіональних управлінь, до складу яких входять органи Держприкордонслужби.

13. Командири підрозділів, у тому числі рот, застав, відділів, комендатур, зобов’язані:

перевіряти наявність особового складу перед початком маршу, під час привалів і після їх завершення, перед початком бойових дій, під час бойових дій і після них;

незалежно від обставин знати про кожного військовослужбовця, що вибув зі строю: причину вибуття, коли, де, за яких обставин це трапилося;

щодня і після кожного бою доповідати своєму безпосередньому начальнику (командиру) про наявність і втрати особового складу.

14. Персональний облік особового складу, який вибув зі строю через загибель (смерть), поранення, бойове враження, хворобу та з інших причин, у підрозділах органу Держприкордонслужби ведеться в такому порядку:

у відділенні, взводі, заставі - про всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, начальники відділень, застав, командири взводів доповідають своєму безпосередньому начальнику (командиру) щодня в ході бою і після перевірки наявності особового складу після бою;

у роті, відділі прикордонної служби, комендатурі, окремому підрозділі - на всіх військовослужбовців, що вибули зі строю, складається іменний список особового складу, який вибув зі строю (додаток 78), і щодня подається начальнику органу Держприкордонслужби.

15. У кадровому підрозділі органу Держприкордонслужби іменні списки особового складу, який вибув зі строю, що подали керівники підрозділів, звіряються з даними обліку підрозділу охорони здоров’я органу Держприкордонслужби. В іменних списках робиться відмітка, хто з поранених і хворих перебуває в підрозділі охорони здоров’я органу Держприкордонслужби, хто вибув з органу через поранення та з інших причин, минаючи підрозділ охорони здоров'я органу. На підставі зазначених іменних списків особового складу, який вибув зі строю, даних обліку закладу охорони здоров’я органу Держприкордонслужби видається наказ по особовому складу, за яким увесь особовий склад, що загинув у бою, помер від ран, виключається зі списків особового складу органу Держприкордонслужби. У книгах алфавітного обліку особового складу органу Держприкордонслужби робиться відповідний запис.

16. Загиблі, померлі й безвісно відсутні офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу виключаються зі списків особового складу Державної прикордонної служби України наказами по особовому складу в порядку, установленому цією Інструкцією. Для організації обліку зазначених військовослужбовців накази про виключення їх зі списків розсилаються до кадрових підрозділів регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби.

17. Особовий склад, який безповоротно вибув (вбитий, загинув, помер, безвісно відсутній, потрапив до полону тощо), що виключається зі списків, у наказі розподіляється за категоріями: офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу і працівники. Кожна з категорій вказується в наказі окремим розділом.

18. Особовий склад, який вибув з органів Держприкордонслужби, виключається зі списків у такі строки:

загиблі (померлі), безвісно відсутні - після встановлення причинного зв’язку захворювань, травм, поранень, контузій, каліцтв, які призвели до смерті або визнання його судом безвісно відсутнім чи оголошення померлим;

звільнені з військової служби, а також переміщені до інших органів Держприкордонслужби або направлені на навчання до військових навчальних закладів - у день вибуття;

ті, які не повернулися в установлений строк із відрядження, відпусток або закладів охорони здоров’я, а також ті, які дезертирували, - після ретельного їх розшуку і розслідування обставин їх дезертирства або неповернення до органу Держприкордонслужби, але не пізніше п’ятнадцяти діб із дня дезертирства і закінчення строку відрядження, відпустки або строку повернення до органу Держприкордонслужби, повідомленого закладом охорони здоров’я, але не раніше дня звільнення з військової служби. Такі військовослужбовці не пізніше 3 діб виключаються з усіх видів забезпечення;

засуджені судом до відбування покарання в місцях позбавлення волі чи дисциплінарному батальйоні - після одержання копії вироку суду із дня, зазначеного у вироку суду про початок строку відбування покарання.

19. Не виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби і обліковується як тимчасово відсутній особовий склад:

який знаходиться на лікуванні в закладах охорони здоров’я;

який знаходиться у відрядженнях, відпустках, навчається в школах, на курсах, зборах (без виключення зі списків частини) та прикомандирований до інших органів Держприкордонслужби.

20. У кадрових підрозділах регіональних управлінь в особливий період створюються збірні пункти, в яких зосереджуються особові справи й обліково-послужні картки на військовослужбовців, місцезнаходження яких після вибуття із органів Держприкордонслужби, що беруть участь у бойових діях, невідоме.

На ці збірні пункти пересилаються також особові справи й обліково-послужні картки на поранених і хворих військовослужбовців, які вибули за межі районів бойових дій і які протягом трьох місяців не повернулися до органу Держприкордонслужби.

21. Про прибуття на лікування всіх військовослужбовців, які направлені безпосередньо до закладів охорони здоров’я і яких було підібрано на полі бою й на морі, та тих, які прибули особисто без медичної картки з районів бойових дій, керівники цих закладів не пізніше наступного дня після їх прибуття повідомляють за допомогою засобів зв’язку або поштою начальників органів Держприкордонслужби. У разі відсутності відомостей про орган Держприкордонслужби керівники закладів охорони здоров’я повідомляють Адміністрацію Держприкордонслужби.

22. Офіцери, особи рядового, сержантського і старшинського складу, які перебували на лікуванні, направляються закладами охорони здоров’я до органів Держприкордонслужби, де проходили службу до поранення (хвороби).

23. Особові справи засуджених військовослужбовців пересилаються кадровими підрозділами органів Держприкордонслужби до кадрових підрозділів регіональних управлінь, а органами центрального підпорядкування - до Адміністрації Держприкордонслужби, які після тримісячного строку зберігання направляють ці особові справи до Галузевого архіву.

24. У разі перепідпорядкування органів Держприкордонслужби з одних регіональних управлінь до інших облікові документи на офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу цих органів передаються до кадрових підрозділів нового підпорядкування в порядку, визначеному цією Інструкцією.

25. Статистичний облік офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу в особливий період ведеться кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби відповідно до донесень та звітів органів Держприкордонслужби за формою і у порядку, встановленими Адміністрацією Держприкордонслужби.

26. При втраті документів персонального обліку особового складу кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби, які втратили документи, негайно вживають заходів до складання нових облікових документів. У разі масової втрати облікових документів кадрові підрозділи регіональних управлінь повинні негайно отримати від підпорядкованих органів іменні списки офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу, на підставі яких провести відновлення втрачених документів. Конкретні строки відновлення документів встановлюються начальником вищого органу управління.

У випадку загибелі органу Держприкордонслужби внаслідок застосування ворогом зброї масового ураження кадрові підрозділи регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби зобов’язані вжити всіх необхідних заходів для визначення кількості й встановлення прізвищ, імен, по батькові, військових звань загиблих військовослужбовців.

1. Особовий склад, який безповоротно вибув з органів Держприкордонслужби внаслідок загибелі (смерті), полону, зникнення безвісти та з інших причин, становить безповоротні втрати особового складу. Вони поділяються на бойові та небойові.

До бойових безповоротних втрат належать особи, які:

загинули на полі бою;

загинули від застосування противником зброї масового ураження й інших видів зброї, незалежно від місця загибелі;

померли від ран, контузій, каліцтва, одержаних у ході бойових дій і в тилу;

померли від хвороб, пов’язаних з участю в бойових діях;

безвісно відсутні;

потрапили до полону;

загинули (померли) унаслідок подій і нещасних випадків, пов’язаних із виконанням завдань командування в ході бойових дій і в тилу (аварії літаків, автомашин та іншої бойової техніки, катастрофи на залізниці, вибухи мін, виконання рятувальних робіт тощо).

До небойових безповоротних втрат належать особи, які:

померли в закладах охорони здоров’я через хворобу та з інших причин, не пов’язаних з участю в бойових діях;

покінчили життя самогубством;

загинули від необережного поводження зі зброєю, в аваріях, катастрофах та інших випадках, не пов’язаних із виконанням завдань командування.

2. В органах Держприкордонслужби персональний облік безповоротних втрат особового складу в особливий період ведеться в книгах обліку безповоротних втрат і за іменними списками безповоротних втрат особового складу.

Іменні списки безповоротних втрат особового складу складаються на підставі наказів по особовому складу окремо на кожну категорію особового складу в алфавітному порядку в трьох примірниках із розподілом безповоротних втрат кожної категорії особового складу на бойові і небойові.

Іменні списки звіряються з даними статистичного обліку втрат і подаються до кадрового підрозділу органу вищого рівня управління.

У разі повернення військовослужбовця, включеного до іменного списку безповоротних втрат особового складу, або з’ясування, що він перебуває на лікуванні, про це в той самий день оголошується в наказі по особовому складу і доповідається в орган вищого рівня управління, а також сповіщається військовий комісаріат, якому відправлено повідомлення.

3. У регіональному управлінні персональний облік безповоротних втрат особового складу управління, підрозділів забезпечення, обслуговування і підпорядкованих органів Держприкордонслужби ведеться в кадровому підрозділі. Облік ведеться за іменними списками безповоротних втрат особового складу, поданими підпорядкованими органами, та іменними списками безповоротних втрат особового складу управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування.

Після перевірки іменних списків, які надійшли з підпорядкованих органів, та іменних списків управлінь, підрозділів забезпечення й обслуговування кадрові підрозділи регіональних управлінь складають загальний іменний список безповоротних втрат, перший примірник якого надсилають до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби.

Другий примірник іменного списку підшивається до справи безповоротних втрат регіонального управління.

4. У закладах охорони здоров’я облік померлого (загиблого) особового складу із числа постійного складу ведеться в порядку, установленому для органу Держприкордонслужби.

Стосовно померлих військовослужбовців із числа тих, що перебували на лікуванні, керівник закладу охорони здоров’я негайно сповіщає начальника органу Держприкордонслужби, в якому проходили службу ці військовослужбовці. У сповіщеннях вказуються: військове звання, прізвище, ім’я, по батькові померлого, дата і причина смерті.

5. На особовий склад, який загинув (помер) на шляху прямування в складі команди, складається акт на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування (додаток 79), у двох примірниках, який підписується старшим команди, черговим по команді і працівником закладу охорони здоров’я, який здійснював супроводження команди.

Другий примірник акта передається керівнику закладу охорони здоров’я, військовому коменданту залізничної дільниці (станції, порту, пристані) або до цивільного закладу охорони здоров’я залежно від того, кому передали тіло загиблого (померлого) для поховання.

Перший примірник акта передається разом із загальним іменним списком до кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби, куди прибула команда.

6. Орган Держприкордонслужби, який прийняв команду, на підставі акта на військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, наказом по особовому складу виключає військовослужбовців, які загинули (померли) на шляху прямування, зі списків особового складу і включає їх до іменного списку безповоротних втрат особового складу, а до військових комісаріатів за місцем проживання сімей (родичів) загиблих (померлих) висилає сповіщення про смерть (загибель).

7. В органах Держприкордонслужби, які перевозяться на кораблях і суднах морського (повітряного) транспорту, облік безповоротних втрат на шляху прямування ведеться в порядку, установленому для органу Держприкордонслужби. Військовослужбовці, які загинули на шляху прямування, виключаються зі списків особового складу органу Держприкордонслужби і включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу після прибуття корабля (судна) в пункт призначення.

У разі загибелі корабля (судна), на якому знаходився кадровий підрозділ органу Держприкордонслужби, який перевозили, регіональне управління, до складу якого входив орган Держприкордонслужби, негайно пересилає до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби іменний список із зазначенням точного місця, часу і причини загибелі корабля (судна), на якому перебували військовослужбовці, та кого з них врятовано. Регіональним управлінням усі загиблі військовослужбовці включаються до іменного списку безповоротних втрат особового складу.

8. Загальний облік безповоротних втрат у Державній прикордонній службі України здійснюється кадровим підрозділом Адміністрації Держприкордонслужби.

9. На кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби покладаються:

персональний і статистичний облік безповоротних втрат особового складу;

контроль за станом персонального обліку безповоротних втрат особового складу в кадрових підрозділах органів Держприкордонслужби;

контроль за своєчасним виданням наказів про виключення загиблих (померлих) офіцерів, осіб рядового, сержантського і старшинського складу зі списків особового складу органів Держприкордонслужби;

контроль за своєчасним наданням іменних списків безповоротних втрат особового складу;

ведення довідкової роботи на особовий склад, який безповоротно вибув з Державної прикордонної служби України.

1. В органах Держприкордонслужби на кожну групу військовослужбовців, які визволені з полону або вийшли з оточення поодинці, складається іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають в органах Держприкордонслужби (додаток 80), у двох примірниках окремо на кожну категорію військовослужбовців.

Перший примірник іменного списку направляється до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби через регіональні управління, другий примірник підшивається до справи органу Держприкордонслужби.

2. У випадку смерті військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення), на шляху прямування до органу Держприкордонслужби або під час перебування в ньому складається окремий іменний список військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до органів Держприкордонслужби або під час перебування в них померли (додаток 81).

3. Контроль за своєчасним і правильним наданням органами Держприкордонслужби іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і перебувають в органах Держприкордонслужби, та іменних списків військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення) і на шляху прямування до органів Держприкордонслужби або під час перебування в них померли, покладається на начальників кадрових підрозділів регіональних управлінь, Адміністрації Держприкордонслужби.

4. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби після отримання іменного списку військовослужбовців, які визволені з полону (вийшли з оточення), зобов’язаний не пізніше п’яти днів повідомити районні (міські) військові комісаріати за місцем проживання сімей (близьких родичів) цих військовослужбовців про їхнє визволення або вихід з оточення.

У повідомленні зазначаються: прізвище, ім’я, по батькові військовослужбовця; військове звання до полону (виходу з оточення); посада, яку обіймав до полону (оточення); рік народження; яким військовим комісаріатом і коли призваний (де перебував на військовому обліку до прийому на військову службу за контрактом); час і місце визволення з полону (виходу з оточення); місцезнаходження; куди звертатися за довідками.

1. Під час складання та ведення всіх форм облікових документів особливу увагу слід звертати на повноту, точність і достовірність записуваних даних. При цьому, крім вказівок, викладених у відповідних формах, потрібно дотримуватись таких вимог:

записи здійснюють стисло, розбірливо, без зайвих пояснень. Дозволяється робити тільки загальноприйняті скорочення: окпп, в/ч тощо. У всіх випадках, якщо у формі чи поясненні до неї потрібно підтвердити наведені дані наказами або іншими офіційними документами, обов'язково вказуються найменування, номер і дата відповідного документа;

записи в облікових документах і підписи посадових осіб роблять чорнилом або тушшю чорного кольору. Записи олівцем в облікових документах роблять тільки у випадках, передбачених вимогами цієї Інструкції та вимогами, викладеними у відповідних формах. Такі облікові документи, як послужні списки, контракти військовослужбовців, відомості щодо проходження військової служби, дозволяється друкувати на друкарських машинках або комп’ютерній техніці;

перекреслювати записи в облікових документах забороняється: у разі виявлення неточностей або перекручень у записі їх виправлення проводиться тільки на підставі документальних даних чорнилом і завіряється підписом посадової особи, яка відповідає за ведення обліку особового складу. Виправлення, внесені до послужного списку, засвідчуються підписом керівника кадрового підрозділу або його заступником та гербовою печаткою за дійсним найменуванням органу Держприкордонслужби;

прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) військовослужбовців, працівників та членів їхніх сімей пишуть в облікових документах без скорочень, при цьому прізвище пишеться великими літерами. Забороняється в документах замість імені та по батькові писати ініціали, крім випадків, коли це дозволяється формою документа;

якщо графи документів мають кілька питань, записи роблять у порядку послідовності поставлених запитань. На всі питання дають повні відповіді. Відповіді на питання "так", "ні", а також прочерки у графах забороняються;

у графах облікових документів, у яких відомості можуть надалі змінюватися або уточнюватися, записи роблять, починаючи з першого рядка, щоб залишалось місце для внесення подальших записів або змін;

військові звання зазначаються повністю;

відомості про місця народження і проживання військовослужбовців до призову та проживання їхніх сімей або родичів указують згідно з адміністративно-територіальним поділом і найменуванням населених пунктів на день запису.

При цьому записуються:

якщо місцем народження є обласні центри України - тільки назва міста;

якщо місцем народження є інші міста України - назви міста й області, до складу якої належить місто;

якщо місцем народження є інші населені пункти України - назви населеного пункту, району, області;

якщо місце народження за кордоном - назва населеного пункту та країна;

якщо місцем народження є населений пункт, назва якого змінилася, записується назва, яка була на час народження;

адреса сім'ї, зазначають: індекс підприємства зв'язку, область, район, місто, село, вулиця, номери будинку, квартири;

відомості про освіту на підставі дипломів, свідоцтв, інших документів про закінчення навчальних закладів, а також наказів по особовому складу. При цьому послідовно записують найменування навчальних закладів і роки їх закінчення. Якщо освіта не закінчена, вказуються кількість закінчених класів або курсів і навчальний заклад;

записуючи відомості про сімейний стан, вказують "неодружений", "одружений", "удівець", "розлучений". Відомості записують на підставі свідоцтв, виданих органами реєстрації актів цивільного стану, рішень судів.

Якщо форма документа потребує відомостей про склад сім'ї, записують членів сім'ї та осіб, які перебувають на утриманні військовослужбовця. Слово "неодружений" записується простим олівцем;

номер військово-облікової спеціальності (ВОС) записується: офіцерам - відповідно до отриманої освіти, солдатам (матросам), сержантам і старшинам - відповідно до отриманої освіти або досвіду роботи згідно з переліком військово-облікових спеціальностей;

відомості про поранення, контузії та інші бойові ураження, отримані під час ведення бойових дій, записуються на підставі документів, виданих лікувальними закладами або органами Держприкордонслужби, де військовослужбовець проходив службу або перебував на лікуванні. При цьому вказується характер поранення, контузії, бойового ураження, коли й де вони отримані;

записи у трудових книжках здійснюють відповідно до формулювань чинного законодавства з посиланням на відповідні статті (пункти) законодавчих актів.

2. Усі зміни військового звання, посади, освіти, сімейного стану мають своєчасно вноситися в документи обліку особового складу.

3. У разі прийняття на військову службу за контрактом громадян, в яких відсутні військові квитки, начальник органу Держприкордонслужби зобов’язаний негайно направити запит до військового комісаріату для отримання військового квитка військовослужбовцем.

До запиту додаються:

витяг із наказу начальника органу Держприкордонслужби про прийняття громадянина на військову службу;

завірена копія обліково-послужної картки;

кольорова фотокартка у військовій формі одягу (3,5х4,5 см, анфас), завірена начальником кадрового підрозділу органу Держприкордонслужби.

Положення про військовий квиток рядового, сержантського і старшинського складу та офіцера запасу, правила заповнення встановлюються у визначеному законодавством порядку.

4. Під час складання відомостей про чисельність особового складу слід дотримуватись таких вимог:

кожний військовослужбовець (працівник) обліковується у відомостях тільки в одному із органів Держприкордонслужби. Включати одного й того самого військовослужбовця (працівника) у відомості декількох органів Держприкордонслужби на відповідне облікове число забороняється;

військовослужбовці (працівники), які тимчасово вибули у відрядження, до лікувальних закладів, військово-навчальних закладів для складання вступних іспитів, на навчання тощо без виключення зі списків особового складу органів Держприкордонслужби, указуються у відомостях тих органів Держприкордонслужби, де вони значаться у списках особового складу і звідки тимчасово вибули;

військовослужбовці (працівники), які вибули з органу Держприкордонслужби напередодні складання відомостей, але не встигли прибути на день складання відомості в інший орган Держприкордонслужби, у вищих органах управління включаються в облікову чисельність того органу Держприкордонслужби, до якого вони відправлені.

1. Книги обліку особового складу, бланки військово-облікових документів виготовляються і розсилаються централізовано Адміністрацією Держприкордонслужби відповідно до наданих заявок органів Держприкордонслужби. Книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів, які найчастіше використовуються в роботі та підлягають тривалому зберіганню, виготовляються з паперу високого ґатунку.

2. Забезпечення органів Держприкордонслужби книгами обліку особового складу, бланками військово-облікових документів здійснюється підрозділами забезпечення (ресурсного, тилового) регіональних управлінь та Адміністрації Держприкордонслужби.

3. Заявки на необхідну кількість книг обліку особового складу, бланків військово-облікових документів органи Держприкордонслужби подають до кадрового підрозділу Адміністрації Держприкордонслужби.

4. Кадровий підрозділ Адміністрації Держприкордонслужби щороку до 01 жовтня подає до підрозділу забезпечення (ресурсного, тилового) замовлення на необхідні бланки та книги обліку особового складу для органів Держприкордонслужби.

У термінових випадках (у разі відсутності) книги обліку особового складу та бланки військово-облікових документів (крім бланків, що посвідчують особу) з дозволу начальника регіонального управління можуть бути виготовлені у військових або цивільних друкарнях за місцем дислокації.

5. Під час розформування органів Держприкордонслужби кадрові підрозділи органів Держприкордонслужби весь наявний у них запас книг обліку особового складу і бланків військово-облікових документів передають до вищих органів управління за підпорядкованістю.