Про затвердження Інструкції щодо порядку оформлення і ведення особових справ отримувачів усіх видів соціальної допомоги

Разом із супровідним листом до особової справи отримувача допомоги необхідні документи надсилаються Центром в Управління праці та соціального захисту населення за новим місцем проживання (реєстрації) отримувача допомоги.

10.1. Справи отримувачів соціальної допомоги зберігаються в спеціально обладнаному приміщенні Управління.

Справи, за якими проводяться виплати, зберігаються окремо від справ, за якими виплату допомоги припинено.

Справи, за якими проводяться виплати, можуть зберігатися за нумерацією, видом допомоги, місцем отримання допомоги (за поштовими відділеннями, селищами, вулицями тощо).

10.2. Зберігання справ покладається на спеціаліста Управління чи відповідного підрозділу наказом начальника Управління.

10.3. Термін зберігання архівних особових справ визначається відповідно до чинних нормативно-правових актів. Інвентаризація справ за якими проводяться виплати та особових рахунків отримувачів соціальної допомоги проводиться щорічно. Для проведення інвентаризації видається наказ Управління, у якому зазначається її порядок та терміни проведення.

10.4. Видача особової справи для призначення допомоги на наступний період (перерахунку розміру тощо) здійснюється на підставі Запиту (додаток 17). Передача справ спеціалістам з прийому підтверджується відповідними помітками в Журналі видачі особових справ (додаток 18).

10.5. При переїзді отримувача допомоги, на якого була заведена справа, до іншого житлового приміщення, але в тому ж районі (місті) за розпорядженням начальника Управління спеціалістом згідно із заявою отримувача допомоги, зареєстрованої координатором (головним спеціалістом) з прийому в Журналі реєстрації заяв, до особової справи та особового рахунку вноситься нове місце проживання (реєстрації). Номер справи при цьому не змінюється. У Журналі реєстрації прийнятих рішень у графі "Місце проживання" робиться відповідна помітка.

10.6. Закриті особові справи, а також справи, за якими було відмовлено в призначенні соціальної допомоги, реєструються в Журналі архівних справ. Їм надається архівний номер (арх. №...). Журнал повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою за підписом начальника відділу. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Архівні справи реєструються також в абетковій книзі із зазначенням архівного номера, прізвища, ім'я, по батькові отримувача допомоги, номера особової справи, за якою здійснювалась виплата.

Архівні справи зберігаються в порядку номерів.

10.7. Після припинення роботи з журналами останні передаються начальнику відповідного підрозділу і за розпорядженням начальника Управління передаються на збереження в архів Управління. При цьому Журнал реєстрації прийнятих рішень зберігається постійно.

11.1. Для адміністрування інформаційного та програмного забезпечення процесу надання соціальної допомоги начальник Управління призначає відповідальну особу (далі - Адміністратор).

11.2. Для кожного спеціаліста відділу, який працює з програмними комплексами, Адміністратор установлює код та унікальний пароль для входу в систему, визначає повноваження під час роботи з базою даних.

11.3. Уведення даних у базу здійснюється з первинних документів безпосередньо спеціалістом підрозділу з прийняття рішення. На первинних документах, з яких інформація внесена в базу, проставляється відмітка і код спеціаліста, який вносив інформацію.

11.4. Спеціаліст, який виконує введення даних у базу, повинен користуватися своїм кодом і паролем. Відповідальність за ідентичність інформації, уведеної в базу даних, і документа в кожному випадку несуть особисто спеціалісти.

11.5. Управління, Центри, підприємства, установи та організації незалежно від форм власності можуть подавати Управлінню відомості про доходи заявника (заробітна плата, пенсія, стипендія, допомога тощо) та розміри житлово-комунальних платежів у вигляді списків, довідок, поданих на електронних носіях (на дискетах, CD - дисках тощо), або електронною поштою.

11.6. Електронні носії повинні супроводжуватися реєстрами, у яких вказуються такі реквізити:

назва організації - відправника інформації;

назва відділу (управління), якому адресується інформація;

номер електронного носія;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище і номер службового телефону виконавця, що сформував інформацію на носії.

11.7. Супроводжувальні реєстри підлягають реєстрації у порядку, установленому для вхідних документів.

11.8. Електронні носії з даними, які надходять у відділ, Адміністратор перевіряє на відсутність:

зовнішніх пошкоджень;

дефектних секторів (в операційній системі DOS програма ScanDisk або в операційній системі WINDOWS програма FDR);

вірусів (антивірусна програма DrWEB тощо).

11.9. За наявності зовнішнього пошкодження, дефектних секторів на дискеті або інформації пошкодженої вірусом електронні носії необхідно повернути організації-відправнику.

11.10. Адміністратор реєструє електронні носії в Журналі реєстрації електронних носіїв інформації, які надійшли в відділ Управління у порядку, викладеному в пункті 11.15, і вказує в графі "Примітка" причину повернення електронного носія.

11.11. Повнота інформації на електронних носіях перевіряється стосовно відповідності складу файлів і їх переліку в супровідному реєстрі.

11.12. Адміністратор робить копію інформації з перевірених технічних носіїв на дискету (носій інформації) управління або інші засоби. Дискети перед записом інформації повинні бути проформатовані. На супровідному реєстрі до електронного носія, на якому надійшла інформація, адміністратор указує номер дискети (носія інформації) з копією.

11.13. Електронні носії з обробленою інформацією повертаються організації, яка їх надіслала. Супровідні реєстри зберігаються в архіві Управління.

11.14. Сформовані та перевірені на відсутність вірусів дискети (носії інформації) Адміністратор реєструє в Журналі реєстрації електронних носіїв інформації, які надійшли в Управління (додаток 20).

11.15. У журналі зазначаються:

номер дискети, на яку скопійована інформація з електронного носія, що надійшов до Управління. У разі повернення електронного носія організації-відправнику без обробки інформації (пункт 11.9) ця графа не заповнюється;

дата і час надходження електронного носія;

назва організації, з якої надійшов електронний носій;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище спеціаліста відділу Управління, який прийняв електронний носій.

У графі "Примітка" зазначається причина повернення електронного носія організації-відправнику.

11.16. Інформацію, отриману електронною поштою, Адміністратор копіює на дискету (носій інформації) і перевіряє її на відсутність вірусів. За наявності вірусу в одержаному файлі інформація не підлягає подальшій обробці. Адміністратор направляє організації-відправнику електронною поштою повідомлення про одержання інформації, а в разі, якщо інформація пошкоджена вірусом, - про необхідність повторної відправки. Одержані інформаційні файли з вірусами повинні знищуватись.

11.17. Після перевірки інформації, отриманої електронною поштою, Адміністратор реєструє файли в Журналі реєстрації інформації, яка надійшла в Управління електронною поштою (додаток 21).

У журналі зазначаються:

номер дискети, на яку скопійована інформація, що надійшла в електронній формі. У разі отримання завірусованої інформації ця графа не заповнюється;

дата і час надходження інформації;

назва організації та її електронна адреса, з якої надійшла інформація;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище спеціаліста відділу, який прийняв повідомлення електронною поштою;

дата відправлення підтвердження прийняття інформації або повідомлення про повторення інформації.

У графі "Примітка" зазначається причина відмови від приймання інформації.

11.18. Текстова або таблична інформація, що надійшла до Управління електронною поштою або на електронних носіях, Адміністратор роздруковує на принтері (друкована копія). Друкована копія передається для реєстрації діловоду і подальшої обробки спеціалістами.

Документ, надісланий Управлінню електронною поштою, повинен в обов'язковому порядку підтверджуватися відповідним оригіналом документа. Оригінал документа і друкована копія інформації, що надійшла в друкованому вигляді, реєструються під тим же номером.

11.19. Управління може подавати інформацію Центрам, службам зайнятості, державним податковим адміністраціям, надавачам житлово-комунальних послуг, підприємствам і організаціям на електронних носіях (на дискетах, CD - дисках тощо) або електронною поштою. Дискети перед записом інформації повинні бути проформатовані.

11.20. Електронні носії з даними, які виходять з відділу Управління, Адміністратор перевіряє на відсутність:

зовнішніх пошкоджень;

дефектних секторів (в операційній системі DOS програма SpeedDisk або в операційній системі WINDOWS програма FDR);

вірусів (антивірусна програма WEB тощо).

11.21. До електронних носіїв Адміністратор формує супровідний реєстр, у якому вказуються реквізити:

назва відділу Управління, який відправляє інформацію;

назва організації, якій адресується інформація;

номер електронного носія;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище та номер службового телефону виконавця, що сформував інформацію на носії.

Супровідний реєстр підлягає реєстрації у порядку, установленому для вихідних документів.

11.22. Відправка інформації без реєстрації категорично забороняється.

11.23. Сформовані та перевірені на відсутність вірусів дискети адміністратор реєструє в Журналі реєстрації інформації, яка надіслана з Управління (додаток 22). У журналі зазначаються:

номер дискети, з якої скопійована інформація;

дата, час та спосіб відправлення інформації;

назва організації, до якої надсилається інформація;

перелік файлів (їх імена та розміри) на носії або архівний файл (перелік імен заархівованих файлів і їх розмірів);

прізвище спеціаліста відділу Управління, який відправив інформацію.

11.24. Підписаний оригінал документа разом з дискетою після реєстрації в Журналі вихідної документації Управління передається виконавцем Адміністратору для відсилання.

Адміністратору категорично забороняється надсилати документи без реєстрації.

Документ, який надсилається електронною поштою, відділ Управління повинен в обов'язковому порядку підтверджувати відповідним оригіналом документа.

11.25. Журнали реєстрації повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою і підписом начальника Управління. Нумерація записів у журналах ведеться послідовно, починаючи з першого номера протягом року. Журнали зберігає Адміністратор.

11.26. Документи, підготовлені в електронному вигляді, зберігаються не менше місяця з дня підписання документа або до втрати потреби в їх наявності.

11.27. Після обробки файлів, що надійшли до Управління на електронних носіях, дискети (носії інформації) з копіями файлів передаються в архів. В архіві їх зберігають протягом трьох місяців, а після закінчення строку зберігання використовують для поточної роботи.

11.28. Комплект дискет (носіїв інформації) з інсталяційними програмними засобами та техноробочою документацію програмних комплексів Адміністратор перевіряє на цілісність, відсутність вірусів і створює дві копії на електронних носіях, які передає в архів.

11.29. У разі модифікації програмного комплексу Адміністратор створює дві копії поновленого програмного забезпечення на електронних носіях, перевіряє на цілісність, відсутність вірусів та передає їх в архів.

11.30. Системні і загальні бази даних, довідники повинні бути заархівовані одночасно на жорсткому диску і електронних носіях.

11.31. При роботі програмних комплексів з призначення соціальної допомоги загальні бази даних отримувачів за допомогою відповідних програмних засобів обов'язково щоденно архівуються на електронних носіях і в підкаталогах на жорсткому диску. В архіві накопичується три покоління загальних баз даних за три попередніх дні. При формуванні четвертого покоління найбільш ранню базу даних Адміністратор вилучає з архіву. Крім того, архівація загальних баз даних обов'язково проводиться в останній робочий день тижня.

11.32. Після закінчення календарного року Адміністратор створює для архіву дві копії загальних баз даних на електронних носіях. На супровідній етикетці зазначаються ім'я архіву загальних баз даних, дата формування копії архіву, прізвище Адміністратора.

11.33. Архів річних загальних баз даних Адміністратор повинен щомісячно перевіряти на читання. Термін зберігання загальних баз даних повинен відповідати терміну зберігання паперової документації.

Один або два рази на рік адміністратор повинен перевіряти на читання всі архівні та еталонні дискети. У разі зберігання архіву на CD - диску перевірка здійснюється раз на рік.

11.34. Дискети необхідно зберігати в закритому, захищеному від пилу, вогнебезпечному місці, у металевих шафах та коробках. Для запобігання впливу магнітного випромінювання рекомендується загортати коробки з дискетами (носіями інформації) у металеву фольгу.

11.35. Копії архівних системних, загальних баз даних, довідників, програмного забезпечення, техноробочої документації необхідно зберігати в двох копіях (на двох комплектах дискет, які обов'язково повинні зберігатися в різних приміщеннях).