Щодо оформлення первинних касових документів

Національний банк України розглянув лист приватного підприємства аудиторської фірми (надійшов від Державного комітету статистики до Національного банку 14.03.2008 р.) і в межах своєї компетенції повідомляє.

Відповідно до п. 1.2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. N 637 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за N 40/10320 (далі - Положення), касовий ордер - це первинний документ (прибутковий або видатковий касовий ордер), що застосовується для оформлення надходжень (видачі) готівки з каси. Форму, порядок оформлення та застосування касових ордерів установлено наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. N 51 "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій".

Згідно з вимогами п. 3.3 та 3.4 Положення приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником.

Щодо застосування п. 3.4 Положення, згідно з яким документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який уповноважений на це керівником, то цим пунктом Положення передбачена можливість заміни підпису головного бухгалтера на видатковому касовому ордері підписом іншого працівника, який уповноважений на це керівником підприємства. При цьому, на нашу думку, підпис керівника на видатковому касовому ордері є обов'язковим і вчинятися іншою особою не повинен.

Відповідно до п. 4.8 Положення підприємства, штатним розписом яких не передбачено посаду касира, виконання його обов'язків можуть покладати відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Отже, на підприємствах у разі потреби тимчасової заміни касира або відсутності посади касира виконання його обов'язків може покладатися за письмовим наказом керівника на бухгалтера або іншого працівника, з укладанням договору про повну матеріальну відповідальність. Підписи мають бути проставлені в кожній графі касових документів.

Також зазначаємо, що відповідно до ст. 135-1 Кодексу законів про працю України, письмові договори про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством, установою, організацією з працівниками (що досягли вісімнадцятирічного віку), які обіймають посади або виконують роботи, безпосередньо пов'язані із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.