Щодо застосування окремих положень Інструкції з організації емісійно-касової роботи в установах банків України

На запити, що надходять від комерційних банків та управлінь НБУ надсилаємо роз'яснення щодо застосування окремих положень змін і доповнень до Інструкції N 1 "З організації емісійно-касової роботи в установах банків України", затвердженої постановою Правління НБУ від 07.07.94 N 129 (далі - Інструкція N 1).

На численні запити, що надійшли від установ банків та територіальних управлінь НБУ щодо застосування окремих положень Інструкції N 1 "З організації емісійно-касової роботи в установах банків України", затвердженої постановою Правління Національного банку України від 07.07.94 N 129 із змінами (далі - Інструкція N 1), Національний банк України роз'яснює наступне.

1. Чи зобов'язані установи банків здійснювати ідентифікацію осіб, що здійснили операції на значні суми та/або сумнівні операції з готівкою та надавати інформацію про ідентифікацію таких осіб спеціальним органам по боротьбі з організованою злочинністю до врегулювання цих питань нормативно-правовим актом Національного банку України? Якщо ідентифікація банками не здійснювалась, то чи не буде це приводом до застосування до банків штрафних санкцій? У які терміни має здійснюватись ідентифікація осіб?

Відповідно до вимог частини другої статті 64 Закону України "Про банки і банківську діяльність" (далі - Закон) банки зобов'язані ідентифікувати усіх осіб, які здійснюють значні та/або сумнівні операції. Таким чином, банки повинні забезпечувати виконання відповідних норм цього Закону і здійснювати ідентифікацію вказаних осіб.

Частиною шостою статті 64 Закону України "Про банки і банківську діяльність" встановлено, що з метою попередження злочинів інформація щодо ідентифікації осіб повідомляється банками відповідним органам згідно з законодавством України, яке регулює питання боротьби з організованою злочинністю.

Проте, на сьогодні Законом України "Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю" не визначено механізм повідомлення банками інформації щодо ідентифікації осіб, що здійснюють значні та/або сумнівні операції. В зв'язку з цим, Національний банк України своїм листом від 19.04.01 N 18-112/1467-2599, до врегулювання цього питання в установленому порядку, рекомендував банкам надавати таку інформацію спеціальним підрозділам по боротьбі з організованою злочинністю Служби безпеки України та Міністерства внутрішніх справ України обласного рівня, за місцезнаходженням банку, у довільній формі. інформація, що має міститись у такому повідомленні, має бути достатньою для належного встановлення особи, яку ідентифікують.

Враховуючи викладене та неврегульованість на сьогодня питання щодо передачі вищезазначеної інформації нормативно-правовими актами НБУ, а також те, що згідно із статтею 73 Закону України "Про банки і банківську діяльність" заходи впливу застосовуються Національним банком України за порушення банками банківського законодавства, нормативно-правових актів Національного банку України, штрафні санкції до банків:

- можуть бути застосовані за нездійснення ідентифікації осіб, що здійснюють значні та/або сумнівні операції, оскільки відповідний обов'язок банків прямо встановлений у цьому Законі;

- не можуть застосовуватися за ненадання інформації щодо ідентифікації осіб на адресу спецпідрозділів, оскільки відсутній механізм реалізації відповідної норми Закону, який мав би обов'язковий для банків характер виконання.

Стосовно термінів здійснення ідентифікації осіб слід зазначити, що ідентифікація особи має здійснюватися у момент проведення особою або на її користь значної та/або сумнівної операції за угодою.

2. Чи зобов'язані банки ідентифікувати осіб, які здійснюють розрахунки за угодами на суму нижчу ніж еквівалент 10000 євро, якщо така угода пов'язана з іншою угодою і загальна сума їх оплати перевищує встановлену межу? Які угоди маються при цьому на увазі?

Хто відноситься до "осіб", яких зобов'язані ідентифікувати банки?

Частиною п'ятою статті 64 Закону передбачено, що банки зобов'язані ідентифікувати осіб, які здійснюють розрахунки за угодами на суму нижчу, ніж зазначено у частині третій цієї статті (значні операції), якщо угода явно пов'язана з іншою угодою і загальна сума оплати за цими угодами перевищує встановлену межу або у разі обгрунтованої підозри в тому, що кошти набуті злочинним шляхом.

Термін "угода" у відповідних відмінках, що зазначений у статті 64 Закону, застосовується до будь-яких угод клієнта банку (включаючи угоди як з третіми особами, так і з самим банком), внаслідок яких банком для клієнта здійснюються операції з переказу грошей у безготівковій або готівковій формі. При цьому форма угоди може бути як письмовою (наприклад, укладається договір між банком та особою), так і усною (здійснюється одноразовий переказ грошових коштів за розрахунковим документом особою, що не має письмового договору з банком).

Термін "особа" у відповідних відмінках, що застосовується у статті 64 Закону, відповідає нормам глави 2 розділу 1 Цивільного кодексу УРСР, і відноситься як до фізичних осіб (громадян), так і юридичних осіб. При цьому оскільки статтею 2 Закону визначено, що будь-яка фізична чи юридична особа, що користується послугами банку, є клієнтом банку, ідентифікації підлягають будь-які особи, яким банк надає послуги і які є його клієнтами.

3. За якими критеріями банк визначає регулярність операції та чи потрібно у разі здійснення таких операцій кожного разу інформувати спеціальні органи?

Що стосується критеріїв визначення регулярності здійснення працівниками клієнта операцій від імені клієнта, то слід зазначити, що нормативне або законодавче визначення такого поняття на сьогодні відсутнє. Разом з тим, при вирішенні питання щодо необхідності ідентифікації згідно з вимогами частини сьомої статті 64 Закону, комерційний банк має керуватися своєю внутрішньою політикою з питань запобігання легалізації коштів, отриманих злочинним шляхом, а також зважати на періодичність та систематичність здійснення операцій працівником клієнта банку, та їх відповідність звичайній діловій активності та напрямам діяльності такого клієнта. Як правило, відповідний порядок має регулюватися договірними відносинами між клієнтом та банком.

Що стосується випадків надання повідомлень відповідним органам, то слід зазначити, що стаття 64 Закону не встановлює для банків винятків щодо ненадання інформації про ідентифікацію осіб (частина шоста ст.64), але передбачає випадки коли процедура ідентифікації особи не є обов'язковою (частина сьома ст.64). Тобто, банк має повідомити відповідний орган про здійснену операцію особою, що вже була раніше ідентифікована банком.

4. Чи доцільно ідентифікувати клієнта у всіх видаткових документах при всіх розрахунках, чи тільки тих,сума яких перевищує еквівалент 10000 євро?

Чи доцільно ідентифікувати отримувача готівки із зазначенням у видаткових документах його паспортних даних, дати народження та адреси, якщо ідентифікацію було здійснено при укладанні договору про відкриття рахунку?

Згідно з п.81 Інструкції з організації емісійно-касової роботи в установах банків України, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 07.07.94 N 129 (із змінами), видача клієнту готівки з каси банку має здійснюватись на підставі касового документа (грошового чека, видаткового касового ордера), в якому зазначається отримувач готівки та його паспортні дані, за винятком здійснення валютно-обмінних операцій та реалізації ювілейних та пам'ятних монет.

Законом України "Про банки і банківську діяльність" визначено, що банки зобов'язані ідентифікувати усіх осіб, які здійснюють операції на суми, що перевищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти та/або сумнівні операції незалежно від суми.

Отже, заповнення у видаткових касових документах, крім паспортних даних, ще додаткових реквізитів "дати народження" та "адреси особи" може здійснюватись при вищезазначених операціях, які вимагають ідентифікації особи.

Ідентифікація осіб, які регулярно здійснюють операції від імені клієнта і були раніше ідентифіковані, не є обов'язковою. У такому разі і заповнення у приходних касових документах паспортних даних є не обов'язковим. У разі потреби ідентифікація проводиться по раніше зафіксованим даним про особу, що здійснює вищезазначені операції.

5. Яку адресу повинен вказувати клієнт - за місцем прописки, чи місцем проживання? Прописка в іноземних та закордонних паспортах відсутня.

Щодо заповнення реквізиту "адреса особи", то у разі відсутності в документі, що засвідчує особу, відповідних даних необхідно:

- для резидентів - у разі отримання від клієнта відповідних даних зазначати фактичне місце проживання особи або, у разі відмови у наданні таких даних, вказувати про невизначеність місця проживання особи;

- для нерезидентів - зазначати країну проживання особи.

6. Чи необхідно здійснювати ідентифікацію працівників банку при: підкріпленні віддалених відділень, банкоматів, виплаті зарплати, матеріальної допомоги, витрат на відрядження, здавання надлишків через інкасаторів?

Що стосується визначення, при яких операціях необхідно ідентифікувати працівників банку, то слід зазначити, що згідно із ст.64 Закону у разі існування договірних відносин між банками, тобто при отриманні підкріплення та здаванні надлишків готівки через інкасаторів, а також при здійсненні внутрішньогосподарських операцій банку, які не пов'язані з наданням послуг клієнту банку, не потрібно ідентифікувати осіб, які їх здійснюють. Разом з тим, з нашої точки зору, у випадку отримання працівниками банку споживчих кредитів або заробітної плати з рахунку, відкритого у банку, такі операції потребують ідентифікації, оскільки працівник банку стає одночасно і клієнтом банку.

7. Як має діяти працівник банку у випадку невідповідності підпису клієнта на касовому документі з підписом у паспорті, але відповідності із карткою зразку підпису?

Підпис кожної особи може змінюватися з віком особи та залежати від певних ситуацій, при яких особа вчиняє такі дії.

При відкритті рахунків в банках оформлюються картки зразків підписів осіб, що мають право заповнювати розрахункові документи та вчиняти дії з грошовими коштами на рахунку. Відповідні зразки підписів мають бути завірені нотаріусом, в обов'язки якого входить нотаріальне посвідчення підпису особи на документах, яке має здійснюватися тільки в присутності особи, підпис якої засвідчується. При цьому нотаріус згідно з вимогами Закону України "Про нотаріат" повинен перевірити паспорт особи, та встановити місце її проживання.

Отже, при прийманні касових документів працівник банку має у першу чергу перевіряти належність пред'явленого паспорта його власникові та відповідність даних паспорта даним, зазначеним у касовому документі. У разі наявності у картках підписів зразку підпису отримувача готівки, підпис отримувача на касовому документі звіряється із карткою зразків підписів.

8. Якщо при прийманні платежів від населення умови договору з юридичною особою-одержувачем передбачають друк квитанцій та повідомлення засобами САКР, а програмне забезпечення дозволяє контролювати суму платежу і вона не перевищує 10000 євро, чи обов'язково друкувати в повідомленнях і приходних касових ордерах пусті графи для паспортних даних, адреси, дати народження?

Згідно з п.7.1 Інструкції N 1 бланки касових документів, на підставі яких здійснюється приймання і видача готівки та інших цінностей, мають відповідати формам, що затверджені цією Інструкцією і наведені в додатках.

У разі формування приходних документів на приймання платежів від фізичних осіб із застосуванням комп'ютерної системи автоматизації касової роботи (далі - САКР) його форма на комп'ютері має відповідати встановленому зразку. Якщо особа, від якої приймається платіж, не підлягає ідентифікації, то у цьому разі приходний документ (згідно з формою за додатком 3-а до Інструкції N 1) може роздруковуватись без граф для реквізитів паспортних даних.

9. Чи потрібно ідентифікувати фізичну особу з видачі цінностей, що рахуються на позабалансових рахунках (видача договорів застави працівникам банку, продаж клієнтам бланків векселів)? Якою саме формою позабалансового касового ордеру необхідно оформлювати операції з видачі бланків суворої звітності? Чиї паспортні дані треба вказувати в позабалансових касових ордерах на видачу бланків суворої звітності?

Згідно з вимогами статті 64 Закону обов'язок щодо ідентифікації осіб стосується виключно грошових розрахунків. Оскільки видача бланків суворого обліку та інші відповідні операції не відносяться до грошових розрахунків ідентифікація їх не проводиться. У зв'язку з цим, до Інструкції N 1 буде внесено відповідні уточнення.

10. Як проводити ідентифікацію осіб за операціями з видачі готівки з використанням платіжних карток?

Що стосується питання ідентифікації осіб за операціями з видачі готівки з використанням платіжних карток, то слід зазначити, що правовідносини клієнта з банком щодо використання платіжної картки закріплюються укладенням договору між особою та банком, на підставі якого клієнту відкривається картковий рахунок у порядку, встановленому Інструкцією про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженої постановою Правління НБУ 18.12.98 р. N 527 (зі змінами).

Таким чином, оскільки банк відповідно до вимог Закону України "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні" має виконувати процедури контролю, які полягають в ідентифікації та перевірці виконання кожного переказу за допомогою щонайменше трьох показників, визначених платіжною системою, ідентифікація особи при здійсненні нею переказу грошей не вимагається, оскільки така особа ідентифікована при відкритті банком для неї картрахунку.

11. На якій стороні грошового чека (нині існуюча форма) і в якому рядку дописувати дату народження та адресу особи, що отримує готівку?

Національний банк України листом від 06.09.2001 N 11-111/1423-5426 дозволив комерційним банкам, враховуючи наявність у них запасів грошових чекових книжок, використовувати ці книжки до повного вичерпання їх запасів за умови доповнення реквізитами про дату народження та адресу внизу зворотної сторони грошового чека.

12. Як документально оформлювати операції з приймання та видачі готівки на/з карткових рахунків через ПОС-термінал каси банку?

Порядок виконання приходно-видаткових операцій при застосуванні банківських ідентифікаційних карток визначено у розділі 6-а Інструкції N 1.

Зокрема, згідно з п.88.1 Інструкції N 1 в установах банків, що застосовують комп'ютерні системи автоматизації касових операцій (САКР), які функціонують у складі програмно-апаратного комплексу "Операційний день банку" (ОДБ), включаючи системи, що є елементами внутрішньобанківських та міжбанківських платіжних систем, в яких доступ до рахунків фізичних осіб - клієнтів банку здійснюється за допомогою банківських ідентифікаційних карток, операції з внесення на рахунки та одержання з рахунків грошових коштів здійснюються без застосування приходних та видаткових ордерів.

Відповідно до пункту 88.6 Інструкції N 1 після завершення операцій клієнту видається пронумерована квитанція або виписка за операціями, в якій вказуються найменування установи, номер рахунку, дата, час, код операції, сума прийнятих або виданих коштів та інші додаткові реквізити, формування яких передбачено в системі. На квитанції (виписці) має бути електронний підпис касира і електронний підпис САКР. У разі відсутності в САКР функції формування електронних підписів квитанція (виписка) підписується касиром і засвідчується печаткою банківської установи.

13. Якою формою документа необхідно оформлювати оплату комісії банку за виконання операцій по прийманню готівкою платежів від фізичних осіб на користь юридичних - повідомленням чи касовим ордером?

Згідно з п.15.4 Інструкції N 1 у разі відсутності договору про приймання платежів на користь юридичних осіб чи якщо умовами договору не передбачена оплата одержувачем платежів послуг банку, то плату за виконану операцію вносить платник згідно з тарифами, встановленими в цьому банку, за окремими приходними документами. Плата за послуги банку, яка вноситься клієнтом готівкою, приймається згідно з п.8 в) Інструкції N 1 за приходним касовим ордером.

14. Чи можна не змінювати форму повідомлення, а окремим рядком в призначенні платежу дописувати код виду платежу, код бюджетної класифікації та ідентифікаційний номер фізичної особи?

Національний банк України листом від 11.09.2001 N 11-112/1438-5486 дозволив комерційним банкам використовувати до кінця поточного року бланки, які були виготовлені до введення Змін до Інструкції N 1, затверджених постановою Правління Національного банку України від 01.08.2001 N 309, за умови доповнення їх в необхідних випадках реквізитами, передбаченими цими Змінами.

Разом з цим, бланки касових документів можуть формуватися на комп'ютері з передбаченими формою документів реквізитами.

15. Чи обов'язково касир уводить інформацію з пред'явленого платником повідомлення (п.15.12 Інструкції N 1)?

Пунктом 15.12 Інструкції N 1 передбачено при використанні системи автоматизації касової роботи (далі - САКР) можливість формування приходного документа на комп'ютері. Введення працівником банку інформації здійснюється з пред'явленого платником повідомлення. Після закінчення формування приходного документа роздруковується квитанція з передбаченими формою документа реквізитами. Формування приходного документа здійснює працівник банку, на якого покладено обов'язки по прийманню платежів від фізичних осіб (касир).

16. Чи необхідно складати зведений касовий ордер прийнятих платежів, якщо платежі, що проводяться в операційному дні банку включаються до приходного касового журналу?

Згідно з п.15.22 Інструкції N 1, незалежно від того, чи застосовується при прийманні установою банку платежів від фізичних осіб САКР чи електронні контрольно-касові апарати, на загальну суму здійснених касових операцій складається зведений касовий ордер, який підшивається до касових документів дня, а касові журнали підшиваються до документів операційного дня банку.

17. За яким рахунком необхідно обліковувати фальшиві і неплатіжні грошові білети?

Вилучені з обігу фальшиві банкноти обліковуються на позабалансовому рахунку 9819. Неплатіжні банкноти мають повертатися банками клієнтам.

18. Чи потрібно проставляти у приходному документі форми 3, реквізит "дата"?

На приходних документах за додатками 3, 3-а, 3-б, 3-в дата роздруковується при виконанні операції по прийманню платежу. У всіх документах, на підставі яких приймаються обов'язкові платежі, у реквізиті "дата" необхідно зазначати період, за який здійснюється платіж.

19. Чи повинна установа банку повідомляти територіальне управління про передачу своєму ТВБВ готівки не залежно від його місцезнаходження (п.127.4)?

Згідно з п.127.4 Інструкції N 1 установи банку повідомляють територіальні управління про передачу готівки іншим установам банків, своїм філіям, які знаходяться в іншій області у день її передавання.

20. Чи може ТВБВ купляти готівку не лише в територіальному управлінні НБУ, а й у іншому комерційному банку (127.1, 127.5)?

Згідно з п.127.5 відділення (ТВБВ) можуть купувати готівку у інших установ банків або передавати її іншим установам банків за дозволом установи банку, на балансі якої вони обліковуються.

21. За яким документом - довіреністю чи дорученням проводиться видача готівки інкасаторам територіальних управлінь?

Згідно з п.127.4 Інструкції N 1 (із змінами) інкасаторам територіального управління готівка для перевезення видається комерційними банками на підставі видаткового касового ордера, опису та доручення. Уточнення цих вимог буде включено до Інструкції N 1.

22. Які документи можуть замінювати паспорт?

Згідно з Положенням про паспорт громадянина України, затвердженого постановою Верховної Ради України від 02.09.93 N 3423-12, паспорт громадянина України є документом, що посвідчує особу, і є дійсним для укладання цивільно-правових угод, здійснення банківських операцій, оформлення доручень іншим особам для представництва перед третьою особою на території України. Документом, що може замінювати паспорт, є тимчасове посвідчення, яке видається паспортною службою. При здійсненні банківських операцій застосовування інших документів, що посвідчують особу, чинним законодавством не передбачено.

23. Відсутній зразок додатку 2. Чи можна використовувати при прийманні готівки для зарахування на вкладні рахунки приходний касовий ордер за формою додатку 4 та видавати готівку за видатковим касовим ордером за формою додатку 29?

Додаток форми 2 є в діючій Інструкції N 1 і використовується в основному установами Ощадного банку разом з вкладною книжкою при здійсненні операцій по прийманню готівки для зарахування її на вкладні рахунки. Разом з цим, установи банків самостійно укладають договори з клієнтами, в яких передбачається порядок надання клієнтам інформації про залишки на вкладному (депозитному) або поточному рахунку та розміри нарахованих відсотків. Враховуючи це, установи банків можуть використовувати при прийманні від фізичних осіб готівки в національній валюті для зарахування на поточні, вкладні (депозитні) рахунки як приходний ордер (додаток 2), так і приходний касовий ордер (додаток 4), та при видачі готівки з їх рахунків як видатковий ордер (додаток 29), так і видатковий касовий ордер (додаток 30).

24. Як має діяти працівник банку при встановленні розбіжностей між сумою готівки і сумою, зазначеною в касовому ордері, при внесенні готівки на підставі приходних документів?

При встановленні розбіжностей між сумою готівки та сумою, зазначеною в приходному касовому ордері, касовий працівник має діяти у порядку, викладеному у п.12 Інструкції N 1.

25. В первинних документах зазначено реквізит "Код банку". Чи не краще МФО, код ОКОП чи інше?

Інструкцією про міжбанківські розрахунки в Україні, що затверджена постановою Правління Національного банку України від 27.12.99 N 621, передбачено ведення Довідника банківських установ України, який використовується при роботі всіх програмно-технічних комплексів інформаційно-обчислювальної мережі Національного банку України, в тому числі і СЕП. Код банку - це реквізит банку, визначений і включений до довідника банківських установ України і використовується замість МФО.

26. Що робити з повідомленнями при прийманні платежів від фізичних осіб на користь юридичних осіб - відсилати отримувачу, чи підшивати в документи дня?

Згідно з п.15.4 Інструкції N 1, порядок передачі повідомлень про прийняті від фізичних осіб платежі на користь юридичних осіб визначається у договорі між банком та отримувачем платежів. Договором може передбачатись і передача одержувачу платежів тільки реєстрів про прийняті платежі, у такому випадку повідомлення разом з другим примірником реєстру підшиваються до касових документів дня.

Повідомлення відсортовуються відповідно до видів платежів і юридичних осіб - одержувачів платежів, обандеролюються і оформлюються встановленим порядком та через підприємства зв'язку надсилаються до установи банку, яка обслуговує отримувача платежів.

27. Чи відшкодовує НБУ суми недостач в упаковці територіальних управлінь, Центрального сховища та Банкнотно-монетного двору при наявності відповідно складеного акта?

Згідно з п.5.14 Інструкції з організації емісійно-касової роботи в територіальних управліннях Національного банку України, затвердженої постановою правління Національного банку України від 01.08.2001 N 310, Національний банк України не відшкодовує суми недостач, що виявлені установою банку за межами територіального управління.

При перерахуванні установою банку в приміщенні територіального управління встановлені суми недостач відшкодовуються відповідно до п.4.13 зазначеної Інструкції.

28. Яким чином оформляється видача грошових чекових книжок клієнтам? Чи можна використовувати бланки додатків, які були наведені в Інструкції N 7, яка втратила чинність?

На даний час можна використовувати бланки додатків, які були наведені у недіючій на даний час Інструкції N 7. У чергових Змінах до Інструкції N 1 це питання буде врегульовано.