Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України

З метою належної організації роботи з документами, що містять службову інформацію, відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 "Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію", керуючись статтею 9 Закону України "Про прокуратуру", НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України, яка додається.

2. Першим заступникам та заступникам Генерального прокурора, заступнику Генерального прокурора - керівнику Спеціалізованої антикорупційної прокуратури, керівникам обласних, окружних, спеціалізованих (на правах обласних та окружних) прокуратур, керівникам самостійних структурних підрозділів Офісу Генерального прокурора та обласних, спеціалізованих (на правах обласних) прокуратур забезпечити роботу з документами, що містять службову інформацію, відповідно до вимог цієї Інструкції.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Генеральної прокуратури України від 13.12.2017 № 349 "Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України".

4. Контроль за дотриманням вимог наказу покласти на першого заступника чи заступника Генерального прокурора згідно з розподілом обов'язків.

1.1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час виконання функцій прокуратури, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація), в органах прокуратури України.

1.2. Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" в органах прокуратури України застосовуються положення цієї Інструкції, національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів, і Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736 (далі - Типова інструкція).

1.3. У цій Інструкції терміни вживаються у таких значеннях:

- служба діловодства - структурний підрозділ Офісу Генерального прокурора, обласної, спеціалізованої (на правах обласної) прокуратури (далі - обласні прокуратури), що забезпечує ведення діловодства в цих прокуратурах, а в окружних, спеціалізованих (на правах окружних) прокуратурах (далі - окружні прокуратури) - працівник, який забезпечує в них ведення діловодства;

- працівники, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, - працівники структурних підрозділів Офісу Генерального прокурора, які забезпечують у них виконання відповідних функцій.

1.4. Забезпечення роботи з документами, що містять службову інформацію, в органах прокуратури покладається на службу діловодства та працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах.

1.5. Служби діловодства прокуратур усіх рівнів організовують ознайомлення з цією Інструкцією під підпис працівників прокуратури, а також членів органів, визначених в абзаці другому пункту 4.1 Інструкції.

1.6. Порядок розгляду і виконання документів в органах прокуратури встановлюється організаційно-розпорядчим документом Офісу Генерального прокурора з питань діловодства, регламентами Офісу Генерального прокурора та обласних прокуратур, а також іншими законодавчими і відомчими актами.

Контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання та використання покладається на керівників структурних підрозділів Офісу Генерального прокурора та обласних прокуратур, керівників окружних прокуратур.

1.7. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в прокуратурах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.

2.1. Постійно діючі комісії з питань роботи із службовою інформацією (далі - комісії) утворюються в Офісі Генерального прокурора та обласних прокуратурах.

Комісії, створені в обласних прокуратурах, у разі необхідності приймають відповідні рішення щодо документів окружних прокуратур.

2.2. До складу комісій включаються працівники структурних підрозділів прокуратури, в яких створюється службова інформація, а також режимно-секретної частини, підрозділів з питань мобілізаційної роботи, інформаційних технологій, розгляду запитів на публічну інформацію, служби діловодства.

2.3. Порядок діяльності комісій визначається у відповідних положеннях.

Положення про комісії та їх склад затверджуються наказами Генерального прокурора, керівників обласних прокуратур.

2.4. Основними завданнями комісій є:

- перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;

- розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

- розслідування на підставі рішення керівника прокуратури фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;

- розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документу, що містить службову інформацію, не передбачену Переліком відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України (далі - Перелік відомостей);

- вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземні делегації, групи, окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) або які будуть їм передані.

2.5. Комісія Офісу Генерального прокурора поряд із виконанням указаних основних завдань також складає на підставі пропозицій структурних підрозділів Офісу Генерального прокурора та з урахуванням вимог законодавства Перелік відомостей і подає його на затвердження Генеральному прокурору.

Перелік відомостей складається відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації", затверджується наказом Генерального прокурора та оприлюднюється на офіційному вебсайті Офісу Генерального прокурора.

3.1. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, перед виготовленням такого документа відповідно до Переліку відомостей із додержанням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

3.2. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 3.1 цієї Інструкції:

- перевіряють, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";

- встановлюють, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

- перевіряють дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією за наявності обґрунтованого рапорту (службової записки) виконавця, поданого за згодою керівника самостійного структурного підрозділу та погодженого керівником прокуратури або його першим заступником чи заступником відповідно до розподілу обов’язків.

В окружних прокуратурах такий рапорт (службова записка) виконавця погоджується керівником прокуратури.

3.3. На документах з грифом "Для службового користування", що містять службову інформацію з:

- мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М";

- питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка "Літер "К";

- питань спеціальної інформації, - відмітка "СІ".

Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

4.1. Працівники, відповідальні за опрацювання документів, що містять службову інформацію, визначаються керівниками прокуратур, їх першими заступниками, заступниками, керівниками структурних підрозділів.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших органів, які не є працівниками прокуратури, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію, крім зібраної під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.

4.2. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку. Службова інформація передається каналами зв’язку лише з використанням засобів технічного та/або криптографічного захисту інформації.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам у таких адресатів відбираються письмові зобов’язання щодо нерозголошення отриманої службової інформації. Оригінал письмового зобов’язання зберігається в органі прокуратури разом із копією супровідного листа про передачу документів.

4.3. Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" в органах прокуратури здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

4.4. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі наказу керівника прокуратури з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

4.5. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України.

4.6. У разі звільнення чи тимчасової відсутності працівника прокуратури (відпустка, тривале відрядження тощо) усі службові документи з грифом "Для службового користування", що перебувають у нього, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу Офісу Генерального прокурора, обласної прокуратури, керівника окружної прокуратури іншому виконавцю через службу діловодства, працівника, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, згідно з актом, який затверджується керівником або заступником керівника самостійного структурного підрозділу Офісу Генерального прокурора, обласної прокуратури, в окружній прокуратурі - її керівником.

4.7. У разі ліквідації прокуратури або її структурного підрозділу рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" ухвалює комісія, яка здійснює приймання-передачу справ, документів та майна прокуратури, створена наказом Генерального прокурора, керівника обласної прокуратури.

4.8. Працівники, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, яка в них міститься, несуть дисциплінарну або іншу відповідальність, передбачену законом.

5.1. Облік документів, у тому числі електронних, з грифом "Для службового користування" ведеться у журналах за формами згідно з додатками.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній облікованій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який засвідчується печаткою структурного підрозділу або печаткою прокуратури "Для пакетів" та підписується працівником, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, чи працівником служби діловодства.

6.1. Приймання та реєстрація вхідних документів з грифом "Для службового користування" здійснюється централізовано службою діловодства.

6.2. У разі надходження документів з грифом "Для службового користування" у неробочий час вони приймаються працівником підрозділу приймання, опрацювання та аналізу оперативної інформації, а у прокуратурах, у яких такі підрозділи не створені, - черговим працівником, який, не розкриваючи конверт, наступного робочого дня передає їх до служби діловодства під підпис у журналі обліку конвертів (упакувань) за формою згідно з додатком 1.

6.3. Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування" розкривається працівником служби діловодства. Водночас перевіряється кількість аркушів та примірників документа, наявність додатків до нього, а також відповідність реєстраційного номера документа зазначеному на конверті (упакуванні) та у супровідному листі.

Конверти з номером, який містить гриф "Для службового користування" та напис "Особисто", обліковуються у відповідному журналі (додаток 1) та невідкладно передаються за призначенням.

6.4. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (упакування), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного номера документа зазначеному на конверті (упакуванні) документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один з яких разом з отриманими документами надсилається відправникові, а другий - зберігається у службі діловодства.

6.5. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без їх розгляду.

6.6. Документи з грифом "Для службового користування" реєструються окремо від документів, які не містять службову інформацію, у журналах за формою згідно з додатком 3.

6.7. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на його першому аркуші як спосіб фіксування факту надходження проставляється штамп із зазначенням найменування прокуратури, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа, а також реєстраційного номера.

При цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" (великими літерами), наприклад: № 1532ДСК

На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним номером проставляється відмітка "М" або "СІ" зі скісною рискою, наприклад: № № М/854ДСК; СІ/175ДСК.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Документ з грифом "Для службового користування", що має позначку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в журналах, які використовуються для реєстрації документів з грифом "Для службового користування".

6.8. Проходження документів з грифом "Для службового користування" відображається у відповідному журналі обліку вхідної кореспонденції.

В Офісі Генерального прокурора, обласних прокуратурах та окружних прокуратурах зі структурним поділом документи з грифом "Для службового користування" також реєструються у структурних підрозділах. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідного журналу, букв "вх/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 14/2-28вх/ДСК-22.

Номер документа в окружних прокуратурах без структурного поділу складається з номера номенклатурної справи, за якою значиться відповідний журнал реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування", порядкового номера журналу, букв "вх/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 34-1вх/ДСК-22.

6.9. На супровідному документі до електронного носія при реєстрації проставляється номер журналу (додаток 6) відповідно до номенклатури справ із порядковим номером носія, позначкою "ДСК", двома останніми цифрами року взяття електронного носія на облік: 17/1-(номер журналу обліку)-(реєстраційний номер із позначкою "ДСК")-22.

6.10. При реєстрації документів на картках оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 18.

За потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

6.11. Приймання, реєстрація, облік, формування справ та зберігання документів з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" здійснюється структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в прокуратурі за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.

Конверти (упакування) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурному підрозділу чи посадовій особі, уповноваженій на виконання відповідних видів робіт у прокуратурі, під розписку в журналі обліку конвертів (упакувань) із зазначенням дати їх отримання (додаток 1).

6.12. У разі неправильного визначення структурного підрозділу, до компетенції якого належить вирішення порушених у документі з грифом "Для службового користування" питань, або за наявності інших підстав для передачі документа до іншого структурного підрозділу такий документ передається на підставі мотивованого рапорту (службової записки) виконавця, погодженого безпосереднім керівником та керівником самостійного структурного підрозділу.

6.13. Документи з грифом "Для службового користування", що надійшли до режимно-секретної частини разом із таємними, але не підлягають реєстрації у ній, передаються на реєстрацію до служби діловодства на підставі мотивованого рапорту (службової записки) керівника режимно-секретної частини.

7.1. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в прокуратурі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 4.

7.2. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, в якому вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Наприклад, якщо номер останнього примірника 5, то наступний додатково виготовлений номер примірника - 6.

У разі надходження від іншої установи видання, примірник якого підлягає розмноженню, на такому документі нумерація продовжується від номера примірника, який надійшов.

Наприклад, якщо вхідний номер примірника 4, то наступним буде 4/5.

8.1. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін із магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини корпусу модулів флешпам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться у журналі за формою згідно з додатком 5: в Офісі Генерального прокурора та обласних прокуратурах - працівником який забезпечує ведення діловодства у підрозділі, окружних - працівником прокуратури, який безпосередньо здійснює запис службової інформації на електронний носій.

8.2. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті чи бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флешпам’яті тощо) зазначаються найменування прокуратури, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф "Для службового користування". Якщо вказані реквізити неможливо нанести безпосередньо на електронний носій інформації, вони наводяться в супровідних документах.

8.3. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

8.4. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 8.2 і 8.3 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

8.5. Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

8.6. Гриф "Для службового користування" зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

8.7. Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні прокуратури та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні прокуратури для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом "Для службового користування", що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

8.8. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф "Для службового користування", проводиться в прокуратурі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в прокуратурі. У разі виникнення необхідності в передачі за межі прокуратури такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому він виданий в установленому порядку.

9.1. Документи з грифом "Для службового користування" друкуються і розмножуються за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації. Облік роботи користувачів відповідної техніки та надрукованих документів ведеться в журналах за формою згідно з додатками 7, 8.

Друкування і розмноження службових документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками прокуратури, які мають допуск до роботи з такими документами.

При друкуванні чи складанні службових документів, які містять інформацію з обмеженим доступом, застосовуються загальні правила підготовки та оформлення службових документів, визначені організаційно-розпорядчим документом Офісу Генерального прокурора з питань діловодства, національним стандартом ДСТУ 4163:2020 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", затвердженого наказом Державного підприємства "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" від 01.07.2020 № 144.

9.2. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування" та номер примірника (у разі використання бланка ці реквізити друкуються під бланком), наприклад:

Прокуратура України

ОФІС ГЕНЕРАЛЬНОГО ПРОКУРОРА

вул. Різницька, 13/15, м. Київ, 01011 факс: (044) 280-26-03

e-mail: office@gp.gov.ua, web: www.gp.gov.ua

Код ЄДРПОУ 00034051

Прокуратура, яка виготовила документ з грифом "Для службового користування", за необхідності може зазначити на документі інформацію про заборону розмноження (копіювання) такого документа в інших установах:

Відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", номер примірника зазначаються нижче за гриф "Для службового користування", наприклад:

або

або

9.3. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище за інші відмітки проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:

У разі, коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх кількість, обсяг, реєстраційні номери та дати, номер тому кримінального провадження наприклад:

9.4. У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на їх обкладинці та на титульному аркуші. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф наводиться на кожній його частині, що містить службову інформацію.

9.5. На звороті останнього аркуша кожного примірника документа у нижньому лівому куті виконавцем зазначається: кількість надрукованих примірників; список адресатів (не більше чотирьох); прізвище особи, яка виготовила документ, прізвище, ім’я, по батькові виконавця та номер його службового телефону, номер автоматизованої системи, за допомогою якої друкувався документ; підстава віднесення інформації до службової (номер пункту Переліку відомостей або реквізити акта комісії, згідно з якими інформацію віднесено до службової); обліковий номер та дата друкування документа. Наприклад:

Віддр. 3 прим.

1-й - Міністерство юстиції України

2-й - Національна поліція України

3-й - до справи

Віддр. Віктор Савенко

Вик. Петро Юхименко 255-55-55

АС № 2/ДСК

Підпункт 2.1 Переліку відомостей, що становлять службову інформацію та можуть міститися в документах органів прокуратури України

Обл. № 5ДСК

28.06.2022

У разі відсутності виконавця надрукований проєкт документа з грифом "Для службового користування" може бути виданий працівником, який виготовив документ, лише його керівникові.

9.6. На службовому документі, який надсилається більш як чотирьом адресатам, замість їх конкретних найменувань, друкується узагальнений напис. При цьому до документа додається список розсилання.

Наприклад:

Прим. № № 2-6 - за списком розсилання;

Прим. № 1 - до справи № 09-22.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:

Друкування таких документів дозволяється здійснювати на неатестованих засобах комп’ютерної техніки прокуратури.

У вказаному випадку роздруківка на звороті оформляється аналогічно до документів з грифом "Для службового користування", але при друкуванні документа на неатестованих засобах комп’ютерної техніки номер автоматизованої системи не зазначається, а обліковий номер відповідає вихідному номеру документа.

Віддр. 2 прим.

1-й - в адресу

2-й - до справи

Віддр. Микита Іванчук

Вик. Іван Петренко 277-77-77

Обл. № ________________

28.07.2022

9.7. Після реєстрації створених документів їх чернетки знищуються шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо) виконавцем та працівником, який забезпечує ведення діловодства у структурному підрозділі, про що на примірнику вихідного документа, який залишається в прокуратурі, робиться запис "Чернетки і варіанти знищені", що засвідчується підписами згаданих осіб із проставлянням дати знищення.

9.8. Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється службою діловодства або працівниками інших структурних підрозділів (працівником окружної прокуратури), визначеними розпорядчим документом прокуратури, за наявності копіювально-розмножувальної техніки з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації з дозволу керівництва прокуратури за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 9.

У разі необхідності керівник прокуратури може відповідним наказом делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження документів з грифом "Для службового користування" керівникам та заступникам керівників самостійних структурних підрозділів в Офісі Генерального прокурора та обласних прокуратурах, а в окружних прокуратурах - заступникам керівника прокуратури.

На звороті останньої сторінки примірника документа, який розмножується, виконавцем зазначається: кількість виготовлених примірників, відправлених адресату; прізвище своє та працівника, що виконує роботи з розмноження документа (того, хто виготовив копії документа); інвентарний номер відповідного технічного пристрою і дата виготовлення. Наприклад:

З прим. №___ додатково виготовлено ___ копії

З ___ по ___ - на адресу

Виконавець __________

Виготовив __________

Назва копіювально-розмножувальної техніки та інв. № ___

28.07.2022

Указані відомості проставляються на останньому аркуші кожного виготовленого примірника.

9.9. На кожному виготовленому примірнику документа, що підлягає надсиланню, від руки проставляється його номер із загальної кількості виготовлених. Відповідні цифри наводяться через скісну риску, наприклад: прим. № 2/3, прим. № 2/4.

9.10. Документ з грифом "Для службового користування", одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах прокуратури, копіюється у визначеному пунктом 9.8 цієї Інструкції порядку, якщо розробник документа не встановив заборону на його розмноження.

9.11. У разі, якщо документ з грифом "Для службового користування" виготовлений та зареєстрований до набрання чинності Типовою інструкцією, він підлягає розмноженню лише за наявності дозволу власника інформації.

9.12. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 10.

10.1. Внутрішні документи з грифом "Для службового користування", у тому числі з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", що створюються в органах прокуратури і не виходять за її межі (рапорти про передачу документа до іншого структурного підрозділу, доручення, довідки, інформації про виконання доручень, частини відповідей в межах компетенції, які надаються до іншого структурного підрозділу, тощо), реєструються у журналі за формою згідно з додатком 11.

В Офісі Генерального прокурора, обласних прокуратурах та окружних прокуратурах зі структурним поділом документи з грифом "Для службового користування" реєструються у структурних підрозділах. Номер документа складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера відповідного журналу, букв "вн/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 09/2-32вн/ДСК-22. Якщо документ з грифом "Для службового користування" має відмітки "Літер "М", "Літер "К" або "СІ", перед номером проставляється відповідна літера, наприклад: М/09/2-32вн/ДСК-22.

Номер документа в окружних прокуратурах без структурного поділу складається з номера номенклатурної справи, за якою закріплений відповідний журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування", порядкового номера журналу, букв "вн/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 35-10вн/ДСК-22. Якщо документ з грифом "Для службового користування" має відмітки "Літер "М", "Літер "К" або "СІ", перед номером проставляється відповідна літера, наприклад: М/35-10вн/ДСК-22.

Накази керівництва органів прокуратури з грифом "Для службового користування" реєструються у порядку, передбаченому організаційно-розпорядчим документом Офісу Генерального прокурора з питань діловодства, та у таких актах до реєстраційного номера додається позначка "ДСК", наприклад: 35ДСК.

10.2. Внутрішні документи з грифом "Для службового користування" в Офісі Генерального прокурора та обласних прокуратурах з одного самостійного структурного підрозділу до іншого передаються через працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах (з фіксуванням дати і часу).

В окружній прокуратурі передавання таких документів здійснюється за резолюцією її керівника.

Рух документа відображається у журналі за формою згідно з додатком 11.

10.3. Внутрішньому документу і додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

У разі, якщо зміст внутрішнього документа містить службову інформацію, його виготовлення здійснюється з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

10.4. Документ з грифом "Для службового користування", що має позначку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в облікових формах, які використовуються для реєстрації документів з грифом "Для службового користування".

11.1. Вихідні документи з грифом "Для службового користування", створені в органах прокуратури, реєструються, опрацьовуються та надсилаються відповідно до вимог, встановлених організаційно-розпорядчим документом Офісу Генерального прокурора з питань діловодства та цією Інструкцією.

11.2. Вихідні документи з грифом "Для службового користування" реєструються в журналі за формою згідно з додатком 11 у порядку, передбаченому цією Інструкцією: в Офісі Генерального прокурора, обласних прокуратурах та окружних прокуратурах зі структурним поділом - працівниками, які забезпечують ведення діловодства в структурних підрозділах, в окружних прокуратурах без структурного поділу - службою діловодства.

Номер документа в Офісі Генерального прокурора, обласних прокуратурах та в окружних прокуратурах зі структурним поділом складається з індексу структурного підрозділу, порядкового номера книги обліку вихідної кореспонденції з додаванням букв "вих" та останніх двох цифр року, наприклад: 14/1-75вих/ДСК-22.

Номер документа в окружних прокуратурах без структурного поділу складається з номера номенклатурної справи, за якою закріплений відповідний журнал реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування", порядкового номера журналу, букв "вих/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: 35-11вих/ДСК-22.

У разі надсилання документів за номером наглядового провадження він складається з номера такого провадження, порядкового номера журналу реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування", букв "вих/ДСК" та двох останніх цифр року, наприклад: № 17-4535-18/16вих/ДСК-22.

Вихідному супровідному листу і кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний номер.

11.3. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється засобами урядового фельд’єгерського, спеціального зв’язку.

11.4. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі прокуратури, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються в інших адміністративних будівлях прокуратури. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі прокуратури здійснюється на підставі резолюції керівника прокуратури (його першого заступника чи заступника) або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проєкт) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у спосіб, що виключає можливість його прочитання.

У винятковому випадку за нагальної потреби з дозволу керівника прокуратури (його першого заступника чи заступника) документи з грифом "Для службового користування" в межах населеного пункту можуть бути доставлені виконавцем за допомогою службового транспортного засобу з обов’язковим обліком та за наявності реєстру відповідного структурного підрозділу.

11.5. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". За потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

11.6. У деяких випадках, зокрема в разі термінового позапланового відрядження, керівник прокуратури (його перший заступник або заступник) проставляє на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше ніж двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом зазначених документів.

11.7. У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (упакувань) повинно відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених органів.

11.8. Надсилання конвертів (упакувань) з відмітками "Літер "К" та "СІ" в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, органів спеціального зв’язку або відомчого фельд’єгерського зв’язку.

11.9. Надсилання документів з грифом "Для службового користування" за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (упакування) з відміткою "Літер "К", адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку.

11.10. Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, що виключає можливість доступу та прочитання тексту чи інших реквізитів без порушення цілісності конверта (упакування).

11.11. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою прокуратури персонально, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче за гриф "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, передбачених пунктом 57 Типової інструкції . У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

11.12. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (упакуваннях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".

11.13. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (упакуванні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

11.14. У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К" або "СІ", він вміщується в окремий конверт, у правому куті якого нижче за гриф "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К" або "СІ", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім’я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, передбачених пунктом 56 Типової інструкції . У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".

11.15. Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", у якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні номери, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 9.3 цієї Інструкції.

Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються із супровідним листом, зареєстрованим в установленому порядку.

11.16. На лицьовому боці конверта (пакета) у лівому верхньому куті вказуються найменування і адреса відправника кореспонденції, у правому верхньому - зазначається гриф "ДСК" і ставляться печатка "Для пакетів" та підпис особи, яка готує пакет для відправлення. У лівому нижньому куті конверта наводяться вихідні номери вкладених документів, а у правому нижньому - найменування та адреса одержувача. На конвертах документів з грифом "Для службового користування" забороняється зазначати прізвища та посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів (рисунок 1). На зворотному боці конверта ставиться відбиток печатки "Для пакетів", який повинен охопити всі його клапани.

Найменування одержувачів повинні бути написані без скорочень. У разі надсилання документів з грифом "Для службового користування" за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (упакувань) повинно відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

У разі надсилання документів, які повинні бути розкритими певною посадовою особою персонально, вони упаковуються відповідно до вимог, передбачених пунктом 11.11 цієї Інструкції.

На пакетах, розмір яких перевищує 150-200 мм, вагою від 1 до 2 кг ставиться 5 відбитків печатки. Такі пакети додатково перев’язуються навхрест суцільним шпагатом, кінці якого опечатуються паперовою наклейкою з відбитком печатки відправника (рисунок 2).

Електронні носії інформації упаковуються працівниками, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах, в окремий конверт (упакування), на якому зазначаються дата і реєстраційний номер супровідного листа.

11.17. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

11.18. Передача службової інформації (надсилання документів з грифом "Для службового користування") телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

12.1. Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в прокуратурі номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи з грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо вони стосуються питань такої справи.

Документи з грифом "Для службового користування" також дозволяється долучати до матеріалів наглядових та кримінальних проваджень із належним їх оформленням.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М", а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою "СІ".

Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в прокуратурі, формуються у справи з грифом "Для службового користування" у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

12.2. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".

12.3. У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", додається відмітка "ДСК", наприклад: 33/2-10ДСК.

12.4. На обкладинках справи, наглядового та кримінального проваджень, що містять документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".

12.5. У разі, коли в структурному підрозділі Офісу Генерального прокурора, обласної прокуратури, окружній прокуратурі на рік створюється понад 50 документів з грифом "Для службового користування", їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, плани роботи, листи тощо).

12.6. У разі, коли в структурному підрозділі Офісу Генерального прокурора, обласної прокуратури, окружній прокуратурі на рік створюється менш як 50 документів з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка свідчить про те, що зберігання справи визначається експертною комісією прокуратури (далі - експертна комісія), склад якої затверджується відповідним наказом керівника прокуратури та яка діє згідно з Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004, і Положенням про експертну комісію прокуратури, затвердженим наказом керівника прокуратури.

12.7. Експертною комісією після закінчення року вивчається кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймається рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

12.8. Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

12.9. Документи з мобілізаційних питань (з відміткою "Літер "М") та з питань спеціальної інформації (з відміткою "СІ") зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників, які мають право їх розкривати.