Про організацію особистого прийому громадян у Державній службі інтелектуальної власності України

Відповідно до статті 22 Закону України "Про звернення громадян" від 02.10.96 N 393/96 та з метою належної організації особистого прийому громадян у Державній службі інтелектуальної власності України (далі - Державна служба)

1. Затвердити Порядок особистого прийому громадян у Державній службі.

2. Фінансово-адміністративному відділу (Удовицькій Н.М.):

2.1. Забезпечити організацію та проведення особистого прийому громадян уповноваженими посадовими особами Державної служби відповідно до цього наказу.

2.2. Забезпечити оприлюднення цього наказу на веб-сайті Державної служби.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державній службі інтелектуальної власності України (далі - Державна служба).

2. Основними завданнями посадових осіб, які здійснюють прийом громадян, є:

реалізація положень Закону України "Про звернення громадян" від 02.10.96 N 393/96 та інших законів, указів Президента України, актів Кабінету Міністрів України з питань реалізації громадянами конституційного права на звернення;

сприяння у вирішенні проблемних питань, з якими звертаються громадяни до Державної служби, відповідно до чинного законодавства.

3. Посадові особи Державної служби, які здійснюють особистий прийом громадян, у своїй діяльності керуються Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян" від 02.10.96 N 393/96, "Про державну службу" від 16.12.93 N 3723-XII, Указом Президента України від 07.02.2008 N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", Положенням про Державну службу, затвердженим Указом Президента України від 08.04.2011 N 436/2011, іншими нормативно-правовими актами.

4. Особистий прийом громадян Головою Державної служби, першим заступником Голови, заступником Голови здійснюється лише за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим Державною службою.

5. У разі відсутності Голови Державної служби, першого заступника Голови, заступника Голови особистий прийом громадян здійснюють уповноважені ними посадові особи.

6. Прийом громадян іншими посадовими особами Державної служби здійснюється у визначені дні та години згідно з графіком, затвердженим Головою Державної служби.

7. У першочерговому порядку здійснюється прийом таких категорій громадян:

жінки, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня";

інваліди Великої Вітчизняної війни;

Герої Соціалістичної Праці;

Герої Радянського Союзу;

Герої України;

заслужені винахідники України;

заслужені раціоналізатори України.

8. Під час здійснення прийому особлива увага приділяється вирішенню проблем, з якими звертаються ветерани війни та праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім'ї, одинокі матері, особи, що мають нагороди за вклад у розвиток державної системи правової охорони інтелектуальної власності, та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

9. Запис громадян на прийом до Голови Державної служби проводиться у разі, якщо питання, порушене громадянином, не вирішено по суті після особистого прийому першим заступником Голови або заступником Голови.

Запис громадян на прийом до першого заступника Голови, заступника Голови Державної служби проводиться у разі, коли порушене громадянином питання залишилося не вирішеним по суті після особистого прийому посадовою особою структурного підрозділу апарату Державної служби відповідно до компетенції.

Попередній (не пізніше ніж за 10 днів до дня прийому) запис на прийом до Голови Державної служби або до його заступників здійснюється відповідальною особою за телефоном 494-06-96 або за адресою: м. Київ, вул. Урицького, 45, кім N 712, замовивши перепустку за телефоном 494-06-96.

Якщо питання, яке потребує вирішення, відрізняється складністю, а його розгляд вимагає вивчення значної кількості документів, фактів тощо, то заявникові бажано завчасно викласти питання в письмові формі та надати документи, що обґрунтовують поставлене питання.

10. Під час попереднього запису на особистий прийом з'ясовуються прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався, і яке було прийнято рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

11. Головний спеціаліст з адміністративної роботи фінансово-адміністративного відділу (далі - відповідальна особа) складає списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Державної служби, та подає матеріали, викладені у зверненнях громадян, що увійшли до цього списку, для вивчення та опрацювання до структурних підрозділів апарату Державної служби, підприємств, що належать до сфери її управління, відповідно до їх компетенції не пізніше ніж за сім днів до прийому.

Структурні підрозділи апарату Державної служби, підприємств, що належать до сфери її управління, надають відповідальній особі службову записку за підписом керівника даного підрозділу про результати опрацювання наданих матеріалів за зверненнями громадян не пізніше ніж за три дні до прийому.

За два дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, разом із матеріалами, що надійшли та результатами їх опрацювання, подаються на ознайомлення посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.

12. У записі на особистий прийом може бути відмовлено на таких підставах:

12.1. Повторне звернення одного й того самого громадянина з питання, що вже надавалося ним у Державну службу до розгляду та опрацювання й було вирішено по суті.

12.2. Звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян".

12.3. Звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє офіційно призначений представник, повноваження якого оформлені в порядку, встановленому чинним законодавством).

12.4. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

13. Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз'яснення.

14. Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу.

У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

15. Посадова особа під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

16. Якщо вирішити порушене у зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його згодою надається усна або письмова відповідь.

17. Для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів апарату Державної служби, підприємств, що належать до сфери її управління, або одержувати за запитом від них необхідну інформацію.

18. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не входять до компетенції Державної служби, в строк не більше п'яти днів з дня реєстрації воно надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, в той самий строк воно повертається громадянину з відповідними роз'ясненнями.

19. Відповідь на звернення, що подано під час особистого прийому Голові Державної служби, першому заступнику Голови, заступнику Голови, надається за підписом посадової особи, яка здійснювала цей прийом. У разі відсутності останньої - особою, яка за наказом Державної служби виконує її обов'язки.

20. Після прийняття рішення щодо звернення громадянина посадова особа, яка проводила особистий прийом, інші залучені до участі в прийомі посадові особи та громадянин, його представник, повноваження якого оформлені в установленому законодавством порядку, ставлять свої підписи у журналі обліку особистого прийому громадян. Ці підписи свідчать про їх ознайомлення з таким рішенням.

21. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до фінансово-адміністративного відділу Державної служби для реєстрації відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348.

22. Під час особистого прийому громадян посадовими особами структурних підрозділів та керівництвом Державної служби на кожного заявника заводиться картка заявника особистого прийому, форма якої наведена в додатку.

23. На першому аркуші звернення, поданого на особистому прийомі, та на першому аркуші копії цього звернення відповідальною особою робиться відмітка "Прийнято на особистому прийомі".

24. Облік прийому громадян та контроль за дотриманням строків розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюється працівником фінансово-адміністративного відділу Державної служби.

25. Посадова особа, яка здійснює прийом громадян, зобов'язана забезпечити прийом усіх громадян з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку Державної служби та визначеного графіком часу.

26. Особистий прийом громадян здійснюється також у структурних підрозділах Державної служби (за напрямками діяльності) без попереднього запису у визначені дні та години згідно з графіком особистого прийому громадян, затвердженого Державною службою.

27. Керівники структурних підрозділів Державної служби, які здійснюють особистий прийом громадян, забезпечують у своєму підрозділі систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх спричинили, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, що потребують негайного вирішення.

28. Облік громадян, яких особисто приймають посадові особи у структурних підрозділах Державної служби, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень здійснюються працівником, на якого покладено обов'язки з ведення діловодства у відповідному структурному підрозділі Державної служби.

29. Звіт структурного підрозділу Державної служби про здійснення особистого прийому громадян подається фінансово-адміністративному відділу для узагальнення.

30. Посадові особи Державної служби несуть персональну відповідальність згідно з чинним законодавством за недотримання вимог Закону України "Про звернення громадян" від 02.10.96 N 393/96 та інших нормативно-правових актів щодо здійснення особистого прийому громадян і розгляду їх звернень.