- повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.
9.10. На керівника Канцелярії покладається персональна відповідальність за:
- забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в установі;
- виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб Канцелярії;
10. Механізація і автоматизація діловодних процесів
10.1. Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
10.2. Механізація і автоматизація діловодних процесів здійснюється на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів і забезпечується СЕД Держенергоефективності України.
10.3. СЕД впроваджується на всіх етапах діловодного процесу.
10.4. СЕД сумісна і передбачає можливість об'єднання в єдину систему.
10.5. Склад програмного забезпечення і засоби, що використовується в Агентстві, здійснюється відповідно до чинних нормативно-правових актів.
10.6. Комплекс технічних засобів забезпечує збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об'єднання їх в єдину систему.
10.7. Голова Держенергоефективності України несе відповідальність за ефективність використання СЕД в роботі з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.
Додаток 1
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації в Канцелярії Держенергоефективності України
1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Норми витрати матеріалів.
9. Поздоровні листи і запрошення.
10. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
11. Наукові звіти за темами.
12. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
13. Форми статистичної звітності.
14. Службові та доповідні записки між структурними підрозділами Агентства.
_______________
* Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 10, 11, 12, 13, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Агентства.
Додаток 2
(Державний Герб України)
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)
01601, м. Київ, провулок Музейний, 12;
тел. 590-59-60, 590-59-74, факс 590-59-61, 590-59-75
Додаток 3
(Державний
Герб
України)
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)
пров. Музейний, 12, м. Київ, 01601,
тел. (044) 590-59-60; 590-59-74
факс (044) 590-59-61, 590-59-75
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ (Державний STATE AGENCY ON ENERGY
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ Герб EFFICINCY AND ENERGY
(Держенергоефективності України) України) SAVING OF UKRAINE
(SAEE)
пров. Музейний, 12, м. Київ, 01601,
тел.: (044) 590-59-60; 12, Muzeynyi lane, Kyiv, 01601
ф/т: (044) 590-59-61, 590-59-75 tel.: (+38044) 590-59-60;
tel./fax: (+38044) 590-59-61,
590-59-75
Додаток 4
(Державний Герб України)
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)
НАКАЗ
_______________________ N ____________________
Приклад зворотного боку останнього аркуша наказу
Держенергоефективності України
ПОГОДЖЕНО:
Перший заступник Голови (підпис) (П.І.П.)
(або заступник Голови за напрямком)
Директор Департаменту (підпис) (П.І.П.)
нормативно-правового забезпечення
Директор Департаменту (інше) (підпис) (П.І.П.)
Начальник Управління бюджетної (підпис) (П.І.П.)
політики та бухгалтерського обліку
Начальник Відділу адміністративно- (підпис) (П.І.П.)
господарського забезпечення
Виконавець - посадова особа на рівні начальника відділу і
вище (оформлюється маленькими літерами розмір шрифту 10
друкарських пунктів та проставляється в лівому нижньому куті
після реквізиту "погодження").
Наприклад:
Начальник Відділу кадрів та діловодного (підпис) (П.І.П.)
забезпечення
Додаток 5
ДЕРЖАВНЕ АГЕНТСТВО З ЕНЕРГОЕФЕКТИВНОСТІ
ТА ЕНЕРГОЗБЕРЕЖЕННЯ УКРАЇНИ
(Держенергоефективності України)
ВІДПУСКНА ЗАПИСКА N ____
"Дозволяю" Має чинність наказу
Голова Голові Держенергоефективності України
Держенергоефективності Пашкевичу М.О.
України від __________________________________
__________ Пашкевич М.О. (посада, підрозділ, прізвище,
ім'я та по батькові)
"___" __________ 20__ р.
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
ЗАЯВА
1. Прошу надати мені щорічну відпустку з "___" _________ 20 р. по
"___" ___________ 20 р. _____________________________ та
матеріальну допомогу на оздоровлення. "___" ___________ 20 р.
_________________________________________________________________
(підпис працівника)
Не заперечую проти надання щорічної відпустки з
"____" _____________________ 20 р. __________________
_________________________________________________________________
(підпис керівника підрозділу, прізвище, ініціали)
"____" _____________ 20__ р. __________ _________________________
Заступник по напрямку (підпис) (прізвище, ініціали)
2. Надати щорічну відпустку за період з "____" __________ 20__ р.
по "____" _____________ 20__ р. на _______ днів, додаткову
відпустку: за ненормований робочий день ______ днів, за вислугу
років ______ днів, всього відпустки на _______ (календарних,
робочих) днів, з виплатою матеріальної допомоги на оздоровлення.
з "____" _____________ 20__ р. по "____" _____________ 20__ р.
Начальник Відділу кадрів
та діловодного забезпечення ________________ "___" ______ 20__ р.
Відмітка бухгалтерії ____________________________________________
Додаток 6
СКЛАД
реквізитів організаційно-розпорядчих документів
1. Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
2. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
3. Найменування структурного підрозділу (за потреби).
4. Індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку.
5. Назва виду документа.
6. Дата.
7. Індекс.
8. Місце складення або видання.
9. Гриф обмеження доступу до документів.
10. Адресат.
11. Гриф затвердження.
12. Резолюція.
13. Заголовок до тексту.
14. Відмітка про контроль.
15. Текст.
16. Відмітка про наявність додатків.
17. Підпис.
18. Гриф погодження.
19. Візи.
20. Печатка.
21. Відмітка про засвідчення копій.
22. Прізвище виконавця і номер його телефону.
23. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
25. Відмітка про надходження документа.
Додаток 8
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що підлягають затвердженню в Держенергоефективності України
Акти (перевірок і ревізій, списання, передачі справ, ліквідації установ тощо).
Завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
Звіти (про діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
Нормативи (використання води, матеріалів, електроенергії, тепла; чисельності працівників тощо).
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).
Протоколи (засідань, нарад, комісій тощо).
Розцінки на здійснення робіт.
Статути державних підприємств (об'єднань), контракти.
Структура і штатна чисельність.
Форми уніфікованих документів.
Штатні розписи.
Інші документи відповідно до чинного законодавства.
Додаток 9
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, на які ставиться гербова печатка
Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати.
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату, про зміни до річного кошторису з планом асигнувань тощо).
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, представлення інтересів, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо).
Завдання (технічні тощо).
Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
Звіти про використання паспортів бюджетних програм.
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо) кошториси, плани асигнувань за бюджетними програмами.
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).
Норми питомих витрат ПЕР, нормативи використання води.
Платіжні доручення.
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).
Посвідчення про відрядження.
Протоколи (погодження планів поставок).
Реєстри (чеків, бюджетних доручень, юридичних та фінансових зобов'язань).
Специфікації (виробів, продукції тощо).
Статути державних підприємств (об'єднань).
Титульні списки.
Штатні розписи.
Інші документи, які згідно з чинним законодавством повинні бути завірені гербовою печаткою.
Додаток 10
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
---------------------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище, ім'я,| Місце | Місце і | Дата і | Термін | Термін |
|п/п| по батькові | роботи та | мета | номер |відрядження|фактичного |
| | | посада |відрядження|посвідчення| |перебування|
| | | | | про | | у |
| | | | |відрядження| |відрядженні|
|---+---------------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
---------------------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 11
ПЕРЕЛІК
документів із зазначенням строків виконання
Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання органом виконавчої влади або інший строк, установлений Верховною Радою України
Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів
Додаток 12
ПЕРЕЛІК
документів, не виконаних
________________________
(найменування та індекс структурного
____________________________________
підрозділу)
у встановлений термін, за станом на _____________________ 19 р.
--------------------------------------------------------------------------
|NN| Звідки |Короткий| Термін |Прізвище | Причини | Стан | Коли |
|пп|надійшов | зміст |виконання|і посада |невиконання|виконання| буде |
| |документ,| | |виконавця| в строк | |виконано|
| | номер і | | | | | | |
| | дата | | | | | | |
| |документа| | | | | | |
--------------------------------------------------------------------------
Керівник діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Примітка. Графи шоста, сьома і восьма заповнюються у структурному підрозділі.
Формат А4 (210х297)
Додаток 13
ЗВЕДЕННЯ
про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, за станом на _____________ 19 р.
----------------------------------------------------------------------------------
|NN|Найменування| документи на контролі |
|пп| та індекс |----------------------------------------------------------------|
| |структурних |всього| надійшло у | з них |
| |підрозділів | |попередньому|--------------------------------------------|
| | | | місяці |виконані|виконуються| з |Прострочені|
| | | | | | у термін |продовженим| |
| | | | | | | терміном | |
| | | | | | | виконання | |
----------------------------------------------------------------------------------
Керівник діловодної служби Підпис Ініціали прізвище
Дата
Примітка. Для організацій з документообігом понад 25 тисяч зведення може бути доповнене графами за видами документів (накази, рішення колегії тощо).
Формат А4 (210х297)
Додаток 14
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_________________ N ________
(місце складання)
на ____________ рік
__________________________________________________
Найменування розділу
------------------------------------------------------------------
|Індекс справи| Заголовок | Кількість | Строк |Примітки|
| | справи | справ | зберігання | |
| | (тому, | (томів, |справи (тому,| |
| | частини) | частин) | частини) і | |
| | | |номери статей| |
| | | |за переліком | |
------------------------------------------------------------------
Найменування посади керівника
структурного підрозділу Підпис Ініціали, прізвище
ПОГОДЖЕНО* ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК структурного Керівник архівного підрозділу
підрозділу установи
___________ N ______ (особа, відповідальна за
архівний підрозділ установи)
Підпис Ініціали, прізвище
Дата
_______________
* У разі наявності ЕК структурного підрозділу.
Формат А4 (210х297)
Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у
_________ році в структурному підрозділі
------------------------------------------------------------------
|За строками зберігання |Усього | У тому числі |
| | |--------------------------------|
| | | таких, що |з позначкою "ЕПК"|
| | | переходять | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Постійного | | | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Тимчасового | | | |
|(понад 10 років) | | | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Тимчасового | | | |
|(до 10 років включно) | | | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 15
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
Підпис Розшифровка підпису
Дата
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
__________ N ________
на ___________ рік
------------------------------------------------------------------
|Індекс справи| Заголовок | Кількість | Строк |Примітки|
| | справи | справ | зберігання | |
| | (тому, | (томів, |справи (тому,| |
| | частини) | частин) | частини) і | |
| | | |номери статей| |
| | | | за | |
| | | | переліком** | |
------------------------------------------------------------------
_________________________________________________________________
Найменування розділу*
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Віза керівника архівного
підрозділу установи
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК Протокол ЕПК
___________ N ______ ___________ N ______
_______________
* Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, - напряму діяльності).
** Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані. Формат А4 (210х297) Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у _________ році в установі
------------------------------------------------------------------
|За строками зберігання |Усього | У тому числі |
| | |--------------------------------|
| | | таких, що |з позначкою "ЕПК"|
| | | переходять | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Постійного | | | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Тимчасового | | | |
|(понад 10 років) | | | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Тимчасового | | | |
|(до 10 років включно) | | | |
|-----------------------+-------+--------------+-----------------|
|Разом | | | |
------------------------------------------------------------------
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Підсумкові відомості передано у відомчий архів
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Ініціали, прізвище
Дата
Додаток 16
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника установи
Підпис Розшифровка підпису
Дата
АКТ
___________ N ___________
_________________________
(місце складання)
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду
На підставі _____________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
із зазначенням строків їх зберігання)
_________________________________________________________________
відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної
цінності та втратили практичне значення, документи фонду
N _______
_____________________________
(найменування фонду)
-------------------------------------------------------------------------------
|NN|Заголовок| Дата |Номери описів|Індекс справи|Кількість| Строк |Примітки|
|пп| справи |справи|(номенклатур)| (тому, | справ |зберігання| |
| | або | або |за рік (роки)| частини) за | (томів, | справи | |
| |груповий |крайні| |номенклатурою| частин) | (тому, | |
| |заголовок| дати | | або номер | | частини) | |
| | справ |справ | | справи за | | і номери | |
| | | | | описом | |статей за | |
| | | | | | |переліком | |
-------------------------------------------------------------------------------
Разом __________________________________ справ за __________ роки
(цифрами і літерами)
Описи справ постійного зберігання за _______ роки затверджені, а
з особового складу погоджені з ЕПК
_________________________________________________________________
(найменування архівної установи)
_________________________________________________________________
(протокол від ____________ N _____________)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів Підпис Розшифровка підпису
Дата
СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
від __________ N ______________
Документи у кількості _____________________________________ справ
(цифрами і літерами)
вагою _______________ кг здано в ________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________ на переробку за
приймально-здавальною накладною від _____________________________
N ______________________
Найменування посади особи,
яка здала документи Підпис Розшифровка підпису
Дата
Формат А4 (210х297)
Додаток 17
------------------------------------------------------------------
|20| | Код держархіву __________|
| | | Код установи __________|
| | | |
| |_|__________________________________________________________ |
| | | ______________________ | Ф N _____________________ | |
|30| | ______________________ | Оп N _____________________ | |
| | | ______________________ | Спр N _____________________ | |
| |_|__________________________________________________________ |
|5 | | (найменування архіву) |
| | | |
| |_|__________________________________________________________ |
| | | _______________________________________________________ |
|50| | _______________________________________________________ |
| | | _______________________________________________________ |
| | | _______________________________________________________ |
| |_|__________________________________________________________ |
| | | (найменування установи і структурного підрозділу) |
|35| | |
| |_|_____________________ СПРАВА N _________ том N ___________ |
| | | |
|15|_|__________________________________________________________ |
| | | _______________________________________________________ |
|70| | _______________________________________________________ |
| | | _______________________________________________________ |
| | | _______________________________________________________ |
| | | |
|__|_|__________________________________________________________ |
| | | (заголовок справи) |
| | | |
|25| |__________________________________________________________ |
| | | (дата) |
| | | |
|__|_|__________________________________________________________ |
| | | |
| | | На ____________ аркуш. |
|20| | Зберігати ____________ |
| | | |
|__|_|_________________________________ |
| | | | Ф N ________________ | |
|30| | | Оп N ________________ | |
| | | | Спр N ________________ | |
|--+-+-------+------------------------+------------------------- |
| | | | 60 | |
|20| | -------------------------- |
| | | |
------------------------------------------------------------------
-<--------------------------------------------------------->-
Додаток 18
_________________________________________________________________
(найменування установи)
_________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис Розшифровка підпису
Дата
ОПИС N
_____________________________________________
(назва розділу)
------------------------------------------------------------------
|NN | Індекс |Заголовок| Дата |Кількість| Строк |Примітки|
|пп | справи | справи | справи |аркушів у|зберігання| |
| | (тому, | (тому, | (тому, | справі | справи | |
| | частини) |частини) |частини) | (томі, | (тому, | |
| | | | |частині) |частини), | |
| | | | | |стаття за | |
| | | | | |переліком*| |
------------------------------------------------------------------
У цей опис включено _______________________________________ справ
з N _______ по N ____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади укладача опису Підпис Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Найменування посади керівника Протокол ЕК**
діловодної служби структурного підрозділу
Підпис Розшифровка підпису __________ N _______
_______________
* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.
Передав ___________________________________________________ справ
(цифрами і літерами)
та ___________________________ реєстраційно-контрольних карток до
(цифрами і літерами)
документів*
Найменування посади особи
структурного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ______________________ справ та _________________________
(цифрами і літерами) (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.
Найменування посади особи
архівного підрозділу Підпис Розшифровка підпису
Дата
_______________
* Передаються разом із справами канцелярії.
Формат А4 (210х297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового складу
структурного підрозділу установи
