Про затвердження Примірного положення про структурний підрозділ з документального забезпечення Головного управління МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь

З метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації в головних управліннях МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь, підвищення якості їх відпрацювання та з урахуванням вимог Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої, постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153,

1. Затвердити Примірне положення про структурний підрозділ з документального забезпечення Головного управління МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь, що додається.

2. Начальникам головних управлінь МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь привести у місячний строк власні акти у відповідність із цим наказом.

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора Адміністративного департаменту Пачківа І.В.

1. Загальні положення

1.1. Структурний підрозділ з документального забезпечення Головного управління МНС в Автономній Республіці Крим, областях, містах Київ та Севастополь утворюється начальником Головного управління (далі - начальник Головного управління) з метою забезпечення єдиного обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації. Структурний підрозділ з документального забезпечення підпорядковується начальнику Головного управління.

1.2. Структурний підрозділ з документального забезпечення (далі - Підрозділ) у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Положенням про МНС України, Інструкцією з діловодства в МНС, Положенням про Головне управління, актами МНС та Головного управління, а також цим Положенням.

1.3. Структуру Підрозділу і граничну чисельність його працівників визначає начальник Головного управління.

1.4. Положення про Підрозділ та посадові інструкції працівників Підрозділу затверджуються начальником Головного управління (підписуються начальником Підрозділу).

1.5. Призначення, переміщення і звільнення працівників Підрозділу здійснюється наказом начальника Головного управління відповідно до чинного законодавства.

1.6. У разі відсутності одного із працівників Підрозділу (відпустка, відрядження, хвороба) його функції тимчасово виконує інший працівник Підрозділу.

2. Основні завдання Підрозділу

2.1. Документальне забезпечення діяльності Головного управління.

2.2. Організація діловодства, встановлення єдиного порядку роботи з документами в усіх структурних підрозділах Головного управління.

2.3. Забезпечення чіткої організації централізованої реєстрації документів та діловодного контролю за їх виконанням.

2.4. Обов'язкова реєстрація у Підрозділі всіх документів, що надходять до Головного управління та видаються ним.

2.5. Ведення архівної справи в Головному управлінні.

2.6. Підготовка проектів наказів і доручень керівництва Головного управління з питань, що належать до компетенції Підрозділу.

3. Функції Підрозділу

Підрозділ згідно з покладеними на нього обов'язками:

3.1. Забезпечує прийом, реєстрацію, облік, зберігання та відправку, оперативний розшук, інформування за документами, своєчасний розподіл документів та кореспонденції для доповіді начальнику Головного управління та його заступникам.

3.2. Доводить у визначені строки до відома структурних підрозділів Головного управління, підвідомчих організацій накази начальника Головного управління, вказівки заступників начальника Головного управління відповідно до порядку, визначеного Інструкцією з діловодства у МНС.

3.3. Здійснює контроль за якістю, правильністю підготовки, оформлення документів та вживає заходів до скорочення термінів проходження документів, узагальнює і аналізує відомості з документообігу в Головному управлінні.

3.4. Здійснює реєстрацію вихідних документів, підготовлених управлінням з питань наглядово-профілактичної діяльності та управлінням (відділом) Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки, які направляються за межі апарату Головного управління.

Реєстрація вихідних документів здійснюється у встановленому порядку в окремих журналах, відповідно до номенклатури справ Головного управління з присвоєнням відповідного індексу особи, що має право першого підпису вихідних документів.

Категорично забороняється реєстрація та відправка зазначених вихідних документів в іншому порядку.

3.5. Здійснює діловодний контроль за строками виконання документів.

3.6. Складає зведену номенклатуру справ Головного управління.

3.7. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності Головного управління, для передачі на державне зберігання:

приймає документи від структурних підрозділів Головного управління, впорядковані відповідно до діючих правил, через два роки після завершення їх виробництва;

здійснює облік і забезпечує повну схоронність прийнятих на зберігання справ;

організовує і здійснює експертизу цінності документальних матеріалів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі у державний архів;

уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в Головному управлінні та підрозділах, що належать до сфери його управління;

засвідчує негербовою печаткою документи у випадках, передбачених Інструкцією з діловодства у МНС;

видає у встановленому порядку справи та копії документів заінтересованим організаціям і окремим особам з метою службового та наукового використання документальної інформації; видає архівні довідки, дає консультації;

готує зведені описи справ постійного зберігання та по особовому складу;

складає акти на знищення документів, строки яких закінчились;

здійснює передачу справ постійного зберігання Головного управління до місцевих державних архівів;

організовує роботу архіву Головного управління відповідно до Положення про державний архівний фонд України та інших нормативно-правових документів з архівної справи.

3.8. Веде облік бланків наказів і листів Головного управління, у встановленому порядку контролює їх використання за призначенням.

3.9. Забезпечує використання за призначенням та зберігання печаток управління з питань наглядово-профілактичної діяльності та управління (відділу) Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки у встановленому законодавством порядком.

3.10. Забезпечує організацію навчання працівників діловодної служби Головного управління та його організацій для підвищення їх кваліфікації.

3.11. Здійснює регулярну перевірку стану діловодства в Головному управлінні.

4. Права і обов'язки Підрозділу

Підрозділ має право:

4.1. Отримувати безоплатно інформацію, документи і матеріали з питань компетенції Підрозділу, необхідні для виконання Головним управлінням покладених на нього завдань.

4.2. За погодженням з керівниками Головного управління залучати спеціалістів інших структурних підрозділів до підготовки проектів службових документів.

4.3. Вимагати від структурних підрозділів Головного управління матеріали, які необхідні для виконання покладених на Підрозділ завдань.

4.4. Повертати на доопрацювання документи, подані з порушенням Інструкції з діловодства у МНС.

4.5. Вносити начальнику Головного управління проекти наказів Головного управління, планів, заходів, доповідні записки та інформації, а також надавати відвідувачам роз'яснення з питань його компетенції.

4.6. Перевіряти стан діловодства та архівної справи у структурних підрозділах Головного управління та вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.

4.7. Здійснювати контроль за виконанням встановлених правил впорядкування архівних документів у структурних підрозділах Головного управління.

5. Підрозділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, постійно взаємодіє з іншими структурними підрозділами Головного управління, а також із структурними підрозділами з питань документального забезпечення обласних державних адміністрації, підприємств, установ та організацій.

6. Підрозділ у своїх відносинах з іншими структурними підрозділами Головного управління керується Положеннями про МНС, Положенням про Головне управління, актами МНС та Головного управління, цим Положенням.

7. Керівництво

7.1. Підрозділ очолює начальник Підрозділу, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом начальника Головного управління відповідно до чинного законодавства.

7.2. Начальник Підрозділу підпорядковується начальнику Головного управління і є прямим начальником працівників Підрозділу, керує їх діяльністю і несе відповідальність за своєчасне та якісне виконання завдань і функцій, покладених на Підрозділ.

7.3. Начальник Підрозділу:

здійснює організаційно-методичне керівництво, координацію і контроль за діяльністю Підрозділу з покладених на нього завдань згідно з Положенням про Підрозділ;

бере участь у розробці проектів актів Головного управління з питань, що належать до компетенції Підрозділу;

організовує чітке виконання встановленого єдиного порядку роботи з документами у Підрозділі, інших структурних підрозділах Головного управління;

щоденно разом з спеціалістами структурних підрозділів Головного управління готує поштову кореспонденцію на підпис начальнику Головного управління;

координує роботу працівників Підрозділу залежно від ситуацій, що виникають, а також з питань надання методичної допомоги структурним підрозділам Головного управління щодо правильного ведення діловодства, удосконалення форм і методів роботи з документами;

за погодженням з начальником Головного управління проводить роботу з добору і розстановки кадрів у Підрозділі, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації, належну трудову і виконавську дисципліну;

подає пропозиції начальнику Головного управління про призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників Підрозділу,

своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень, сприяє підвищенню кваліфікації працівників; визначає в оперативному порядку завдання і розподіляє їх між працівниками Підрозділу;

вносить на розгляд начальника Головного управління пропозиції з питань, що належать до компетенції Підрозділу;

несе персональну відповідальність за виконання покладених на Підрозділ завдань і функцій, якість та строки виконання документів і забезпечує виконання планів роботи Підрозділу;

здійснює попередній розгляд і розподіл документів, які надходять від центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ і організацій;

організовує діловодний контроль за виконанням документів;

при необхідності здійснює літературне редагування актів та інших документів, які подаються на підпис начальнику Головного управління, з наступним візуванням;

розробляє номенклатуру справ для подальшого затвердження начальником Головного управління;

має право вимагати від виконавців своєчасного представлення проектів наказів начальника Головного управління, інформацію про виконання завдань керівництва Головного управління, повертати ці та інші документи у разі подання їх з порушенням вимог Інструкції з діловодства у МНС;

забезпечує контроль за належним оформленням документів для подання на підпис начальнику Головного управління;

несе персональну відповідальність за використання за призначенням та зберігання печаток управління з питань наглядово-профілактичної діяльності та управління (відділу) Державної інспекції цивільного захисту та техногенної безпеки;

здійснює контроль за якістю, правильністю підготовки та оформленням документів, узагальнює та аналізує відомості з документообігу в Управлінні;

забезпечує дотримання єдиного порядку відбору, обліку документів для передачі на державне зберігання;

організовує експертизу цінностей документальних матеріалів;

організовує передачу у встановленому порядку справ постійного зберігання Головного управління до державного архіву;

будує свої відношення з працівниками структурних підрозділів Головного управління на діловій основі, володіє почуттям такту при спілкуванні;

постійно вдосконалює організацію своєї роботи та підвищує професійну кваліфікацію;

сумлінно виконує свої службові обов'язки, проявляє ініціативу, творчість у роботі;

не вчиняє дій, що можуть бути розцінені як використання свого службового становища в корисних цілях у власних інтересах, а також дій, які відповідно до чинного законодавства вважаються корупційними;

забезпечує відповідно до своєї компетенції ефективну роботу та виконання завдань Головного управління.

7.4. Начальник Підрозділу повинен знати:

структуру Головного управління і характер його діяльності;

роль усіх структурних підрозділів та їх працівників;

порядок організації управлінської діяльності;

нормативно-правові документи, що стосуються діяльності Головного управління;

практику застосування чинного законодавства;

основи архівної справи;

Інструкцію з діловодства у МНС;

правила ділового етикету;

правила та норми охорони праці та протипожежного захисту;

основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби.