Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України в новій редакції

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що:

проекти рішень або інформація про їх виконання стосовно актів та доручень Президента України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України до Міністерства, подаються до Кабінету Міністрів України у строк визначений Кабінетом Міністрів України;

датою виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України, вважається день реєстрації вихідних документів.

4.9.2. Під час проходження документа в Міністерстві обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування Міністерства, дата надходження документа, індекс документа; на документах, що не підлягають реєстрації, індекс не проставляється);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, посада і підпис виконавця), наприклад:

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.9.3. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотньому боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва Міністерства або керівника відповідного структурного підрозділу.

Засвідчуються копії лише тих документів, які створюються в Міністерстві.

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

4.10.3. На копіях документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.

На копіях документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа, перед підписом. Назва додатка у тексті повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

- додатки, які затверджуються або вводяться в дію відповідними розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, які є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити. Сторінки додатка нумеруються окремо.

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження комплексний план заходів за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо позначаються грифом:

У разі наявності кількох додатків, на них проставляються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровими позначеннями не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Додатки до положень, порядків, інструкцій тощо, що затверджуються розпорядчим документом, візуються керівником структурного підрозділу, який є розробником документа на лицьовому боці останнього аркуша.

Наприклад:

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Штатний розклад ... на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат ... на 3 арк. у 3 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то позначка про наявність додатка оформлюється таким чином:

Додаток: висновок комісії від 31.01.2009 N 9 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книга, журнал), кількість аркушів не зазначається;

якщо є велика кількість додатків, на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 45 арк.;

якщо додаток направляється не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляється за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

4.12. Вимоги до документів, що створюються в Міністерстві

4.12.1. У структурних підрозділах Міністерства готуються тільки службові документи.

4.12.2. Текст документів, набраних на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання або для доповіді, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження", відокремлюються один від одного двома міжрядковими інтервалами, наприклад:

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів на комп'ютері використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текс" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ".

1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис"; 7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається заступником Міністра, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо у структурних підрозділах за допомогою засобів оргтехніки.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом - документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (копіювальне бюро) за такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 11);

документи на розмноження передаються у копіювальне бюро разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи копіювального бюро. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії

Засідання Колегії проводяться відповідно до затвердженого плану роботи та згідно з Положенням про колегію Міністерства охорони навколишнього природного середовища України.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюється відповідно до плану роботи Міністерства з урахуванням асигнувань та кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці на ім'я Міністра або профільного заступника визначає: куди, на який термін і з якою метою необхідно відрядити працівника.

Проект наказу та посвідчення про відрядження подається на підпис Міністрові або профільному заступнику, як правило, за три доби до початку відрядження.

Наказ і посвідчення про відрядження підписує Міністр або профільний заступник. Відрядження за кордон здійснюються лише з дозволу Міністра, а в разі його відсутності - особи, яка виконує його обов'язки.

Реєстрація службових відряджень здійснюється у діловодній службі. Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 12).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і разом із звітом про відрядження подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує звіт про відрядження та авансовий звіт, який здається до бухгалтерії Міністерства.

5.1. Вихідні документи обробляються і відправляються централізовано діловодною службою в день її одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у діловодній службі.

Після реєстрації комплект документів повертається до структурного підрозділу, що його підготував для зняття копій, формування комплектів для відправки та зняття з контролю.

5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

відповідність бланка вимогам державного стандарту;

правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

зазначення адреси кореспондента;

наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

наявність віз на копіях документів, що залишаються в структурному підрозділі, що виконував документ.

наявність на документі відміток про додатки;

відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.

5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першого аркуша проставляється штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну і повну поштову адресу.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку).

5.7. Документи, що доставляються кур'єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в Міністерстві. В інші установи надсилаються їх завірені копії.

5.8. Вихідні документи реєструються в єдиному журналі. В журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, короткий зміст документа, найменування структурного підрозділу, виконавець вихідного документа, хто підписав документ, куди надіслано документ.

5.9. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати до діловодної служби не пізніше 16 години, а в п'ятницю і передсвяткові дні - до 15.45.

6.1. Завдання і порядок здійснення контролю за виконанням документів

6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язковий контроль встановлюється за виконанням:

- Законів України та Постанов Верховної Ради України;

- доручень комітетів Верховної Ради України;

- Указів, розпоряджень і доручень Президента України;

- постанов, розпоряджень, доручень, протоколів засідань Кабінету Міністрів України;

- запитів і звернень народних депутатів України;

- листів, пропозицій, звернень і скарг громадян;

- власних рішень Міністерства.

6.1.3. Відповідальність за своєчасне виконання документів і доручень покладається на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців.

Відповідальність за невиконання документа несуть особи, визначені наказом Міністерства та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим, якщо в резолюції не обумовлено інше.

6.1.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один з перших заступників або заступник Міністра відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади.

6.1.5. Керівники структурних підрозділів Міністерства призначають відповідальних працівників, на яких покладається безпосередній контроль за виконанням документів в підрозділах.

6.1.6. Контроль за виконанням документів вищих органів здійснює Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади за допомогою електронної системи документообігу "Мегаполіс".

6.2. Терміни виконання документів

6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 13).

6.2.2. У разі коли строк виконання у документі не зазначено, відповідальна за виконання установа самостійно визначає строк і порядок виконання виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляє співвиконавцям.

6.2.3. Міністр особисто (відразу після реєстрації документа) розглядає і встановлює термін виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України.

6.2.4. Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі коли з об'єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник відповідальної за виконання установи визначає можливий новий строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.

Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених постановами Верховної Ради України та актами Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа відповідно керівникові апарату Верховної Ради України чи Главі Секретаріату Президента України за сім днів до закінчення встановленого строку.

6.2.5. Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

6.3. Організація контролю виконання

6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль, розробку планів контролю програмних документів, що охоплюють тривалий час, передбачають поетапне виконання та мають декілька співвиконавців, формування картотеки контрольованих документів;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії;

- зняття документів з контролю;

- формування картотеки виконаних документів.

6.3.2. Контроль за виконанням документів контрольної групи здійснюється за допомогою автоматизованої системи "Мегаполіс" та на реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких виготовляються при взятті на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю на лівому полі першого аркушу проставляється штамп "Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а додатковий примірник реєстраційної картки вміщується до контрольної картотеки.

6.3.3. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запису або під час перевірки структурного підрозділу - виконавця вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.

6.3.4. Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади, за допомогою автоматизованої системи "Мегаполіс", періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки невиконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до Сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади.

6.3.5. Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади забезпечує контроль, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів вищих органів влади. У діловодній службі здійснюється контроль за зверненнями громадян. Контроль за виконанням особистих рішень керівництва здійснюється безпосередніми виконавцями. Про результати перевірки в структурних підрозділах стану виконавської дисципліни заступник Міністра, що відповідає за цей напрямок роботи Міністерства, або особа яку він визначає відповідальною, доповідає на колегії двічі на рік.

Завідувач Сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади у разі потреби інформує Міністра, заступників Міністра про всі факти затримки виконання документів; про документи, термін виконання яких вже надійшов, доповідає негайно; готує довідки про стан виконання документів контрольної групи для розгляду на апаратній нараді щотижня.

6.3.6. Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів влади щоп'ятниці подає в структурні підрозділи Міністерства перелік документів, які підлягають виконанню наступного тижня, а керівникам структурних підрозділів - перелік документів, які не були виконані в установлений термін (додаток 14, 15, 16).

6.3.7. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

6.3.8. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може та посадова особа, яка поставила його на контроль.

6.4. Підготовка власних рішень (наказів) Міністерства

6.4.1. Накази Міністерства видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, рішень колегії Міністерства, а також за дорученнями керівництва Міністерства або за ініціативою структурних підрозділів з найважливіших питань діяльності Міністерства (додаток 17).

6.4.2. Структурний підрозділ, якому доручено підготувати проект наказу, здійснює його комплексну підготовку, яка включає:

розгляд питань, забезпечення встановлення конкретних завдань, виконавців і термінів виконання;

погодження проектів документів із заінтересованими структурними підрозділами Міністерства, а при необхідності - з іншими установами.

6.4.3. Проект наказу повинен бути завізований на окремому аркуші (аркуш погодження) заступниками Міністра відповідно до їх функціональних повноважень (нормативного характеру - обов'язково першим заступником Міністра відповідно до розподілу обов'язків), керівниками заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, керівником діловодної служби.

Візування проектів наказів Міністерства здійснюється керівниками структурних підрозділів протягом одного дня.

При наявності зауважень до проекту наказу проект візується з висновками, зміст яких стисло викладається на окремому аркуші.

6.4.4. Додатки до проектів наказів підписуються або візуються керівниками структурних підрозділів, які їх готують.

6.4.5. Підписані накази з додатками реєструється у діловодній службі та передаються безпосереднім виконавцям для доведення всім заінтересованим, які після опрацювання протягом 10 днів повертаються до діловодної служби з реєстрами розсилки. Датою видання наказу є дата його підписання та реєстрації.

Нумерація наказів здійснюється за допомогою порядкових номерів у межах календарного року.

6.4.6. Проекти наказів, складені разом з кількома організаціями, друкуються не на бланках Міністерства. Над заголовком до тексту таких наказів зазначаються повні найменування цих організацій, підписи керівників розміщуються на останньому аркуші на одному рівні. Керівники підписують таку кількість примірників, щоб кожна організація, Міністерство, інший центральний орган виконавчої влади мали оригінальний підписаний примірник наказу з печаткою.

7.1. Складання номенклатури справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Міністерства, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

7.1.3. Існує три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна. В Міністерстві застосовується індивідуальна номенклатура справ, яка, як правило складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.4. Номенклатура справ розробляється на підставі вивчення документів і аналізу діяльності Міністерства і кожного його структурного підрозділу.

При цьому користуються Положеннями про Міністерство і його структурні підрозділи, штатним розписом, номенклатурою та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, класифікаторами, відомчими і типовими переліками з зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуються план роботи Міністерства на рік, на який складається номенклатура тощо.

7.1.5. Номенклатура справ складаються структурними підрозділами Міністерства і затверджуються їх керівниками із залученням працівників підрозділу та особи, яка відповідає за діловодство.

7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу Міністерства складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково заповнюються грифи погодження з експертною комісією (ЕК) і завідуючим архівом Міністерства:

перший примірник - зберігається у структурному підрозділі;

другий примірник - передається у Діловодна служба;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково погоджується із завідуючим архівом Міністерства і підписується керівником структурного підрозділу (додаток 18).

7.1.7. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться Відділом документального забезпечення та роботи із зверненнями громадян в єдину (зведену) номенклатуру справ Міністерства.

Зведена номенклатура справ складена за структурним принципом підписується завідуючим архівом, який несе відповідальність за своєчасність та якість її складання і правильність оформлення.

Підприємства, установи та організації, які належать до сфери управління Міністерства, складають окремі номенклатури справ, які не включаються у зведену номенклатуру справ Міністерства.

7.1.8. Зведена номенклатура справ складається наприкінці поточного року (не пізніше листопада-грудня) і після її обов'язкового погодження з ЕК Міністерства і експертно-перевірної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади і управління України (далі - (ЕПК ЦДАВО України) та затвердженням керівництвом Міністерства, вводиться в дію з початку нового календарного року (додаток 18).

7.1.9. Зведена номенклатура справ складається у 4-х примірниках, на кожному з яких заповнюється гриф погодження з архівним органом. Примірники номенклатури розподіляються так:

перший примірник - зберігається у справі Відділу документального забезпечення та роботи із зверненнями громадян;

другий примірник - передається в архів Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій примірник - надсилається до ЦДАВО, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий примірник - розподіляється за розділами між всіма структурними підрозділами для практичної роботи.

7.1.10. Зведена номенклатура справ, так як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку, не пізніше листопада-грудня, переглядається, аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи.

Вона підлягає перескладанню та повторному перезатвердженню у разі змін у структурі, функціях роботи Міністерства, або один раз на п'ять років.

Якщо таких змін не було, то про це повідомляється архівний орган, з яким було погоджено номенклатуру, вона передруковується і вводиться в дію з 1 січня наступного року.

7.1.11. У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по Міністерству, повинні включатися всі без винятку справи і документи, що створюються в діяльності Міністерства.

У номенклатуру включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові контрольні картотеки до документів.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питань. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

Справи громадських організацій розміщуються в кінці номенклатури після справ основних структурних підрозділів.

7.1.12. У номенклатуру справ не включаються збірники законодавчих актів та рішень Уряду України, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші друковані видання.

7.1.13. Розділами номенклатури справ Міністерства є назви структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів розміщується відповідно до затвердженої структури Міністерства або штатного розпису.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. Уразі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.14. Найменування у номенклатурі повинні у стислій формі конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у цих справах. Основною частиною найменування (заголовка) справи є виклад питання (предмету), з якого вона заводиться.

7.1.15. Всім структурним підрозділам за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення - індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу з номером справи цього підрозділу.

7.1.16. Протягом усього терміну дії номенклатури в ній своєчасно проставляються відмітки про заведення, передачу справ в інші установи для провадження. Ці відмітки слід робити у графі "Примітки".

7.1.17. Після закінчення діловдного року номенклатура справ закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується завідуючим архівом.

7.2. Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. При формуванні справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (при їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення у справи чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового термінів зберігання.

Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи Міністерства, документи постійного і тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу.

По закінченні року або перед переданням справи в архів Міністерства документи повинні бути розкладені в окремі справи, згідно з номенклатурою:

в одній справі - документи постійного, в іншій - документи тимчасового термінів зберігання;

- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші документи, в їх логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання в діючу номенклатуру;

- документи створені за допомогою ПК, групувати у справи на загальних підставах;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки) і міцно підшита у швидкозшивач;

- справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу оправляються в тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять бухгалтерські документи підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками чи дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Під час оправлення або підшивання документів справи не дозволяється торкатися їх тексту. Якщо текст документів надруковано надто близько до їх лівого краю, то потрібно наростити корінці документів папером тієї самої якості, що й носії тексту документів.

7.2.3. Документи всередині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або у їх поєднанні.

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо положення, інструкції затверджені як самостійний документ, то їх групують у самостійні справи.

Накази з основної діяльності, накази з особового складу і накази про відрядження групуються у різні справи.

7.2.5. Документи засідань Колегії групуються у дві справи:

- рішення і документи до них (доповіді) довідки та ін.;

- документи з організації засідання (порядок денний, проекти та довідки з питань, тощо).

- рішення групуються в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що мають відношення до одного протоколу, систематизуються за порядком денним.

Справи формуються і зберігаються у секретаря колегії протягом 3 років.

7.2.6. Доручення вищих органів влади і документи, пов'язані з їх виконанням, формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом - запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження.

7.2.10. Особові рахунки робітників і службовців та інші подібні документи систематизуються в межах року, за алфавітом прізвищ.

7.3. Оперативне зберігання документів

7.3.1. Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі в архів Міністерства зберігаються за місцем їх формування у справи.

З метою підвищення оперативності пошуків документів справи розміщуються у відповідності з номенклатурою справ. На обкладинках справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. Зберігання справ у структурних підрозділах забезпечується керівниками структурних підрозділів і співробітниками, відповідальними за діловодство.

7.3.3. Справи повинні знаходитись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повна схоронність документів.

7.3.4. Видача справ у тимчасове користування за межі Міністерства проводиться за дозволом Міністра або його заступників. На видану справу заводиться картка - замісник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для розписів в одержанні і прийомі справи.

7.3.5. Вилучення документів із справ постійного терміну зберігання забороняється. У виключних випадках вилучення документа допускається тільки з дозволу Міністра з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

7.4. Видача документів у тимчасове користування за межі Міністерства

7.4.1. Документи з Міністерства видаються в тимчасове користування:

працівникам структурних підрозділів Міністерства, іншим установам.

7.4.2. Документи Міністерства видаються для користування поза його межами, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця.

Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.

7.4.3. Видавання справ з Міністерства в тимчасове користування іншим установам оформляється актами (додаток 19) і реєструється в окремій книзі.

7.4.4. Кожна справа, що видається з Міністерства, повинна мати аркуш користування документами (додаток 20). На місце виданої справи вміщується картка-замінник справи (додаток 21).

7.4.5. Акти про видавання справ у тимчасове користування іншим установам складаються у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видається замовнику.

Акт підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками.

Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.

7.4.6. Перед видаванням справ з Міністерства та після їх повернення проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності представників установ, що передають та одержують справи.

7.4.7. Вилучення справ з Міністерства або окремих документів зі справ і передавання їх у постійне користування іншим установам забороняється.

В окремих випадках на постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, Міністерство за письмовою вказівкою керівництва Міністерства здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів. Про вилучення оригіналів справ або документів складається акт у двох примірниках (додаток 22), перший з яких залишається в Міністерстві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

8.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання повинні структурними підрозділами, у яких вони знаходились на виконанні, здаватися в архів Міністерства для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архів за погодженням з Міністром.

8.2. Підготовка документів до наступного зберігання проводиться в структурному підрозділі, що відповідав за їх виконання, та використання, і включає такі види робіт:

- експертиза цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передача справ до архіву Міністерства і забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів та відбору їх на державне зберігання.

8.4. Для організації і проведення експертизи цінності документів створюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК).

8.5. Експертиза цінності документів щорічно проводиться на підставі номенклатур справ і Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41 та зареєстрованого в Мін'юсті 17.09.98 за N 576/3016. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період; акти про виділення документів і справ для знищення, що не відносяться до національного архівного фонду (далі - НАФ), розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. При передачі документів на державне зберігання, акти затверджуються Міністром, після погодження описів справ постійного терміну зберігання Експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) Центрального державного архіву (додаток 23).

8.7. Після затвердження акта про виділення документів для знищення, зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу Міністерства господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.8. Документи Міністерства групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого терміну зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону (або швидкозшивач), нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; засвідчувального напису справи (N розділу опису); оформлення обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового зберігання сформовані у справи не підшиваються, а аркуші нумеруються і проводиться уточнення елементів оформлення обкладинки.

8.10. Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинка справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 24).

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

8.13. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться запис:

"є документи за _______ роки".

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). При позначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

8.15. На обкладинці проставляється номер справи по опису і, за погодженням з архівом, номер опису і фонду.

8.16. У разі зміни назви Міністерства (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).

8.17. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання робляться чітко, чорними, світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу (додатки 25, 26, 27, 28).

8.19. Описи справ, зазначених у пункті 8.18 цієї Інструкції категорій як Міністерства в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 29).

8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі спеціаліста, відповідального за постановку архівної справи.

8.21. При складанні опису справ структурного підрозділу слід дотримуватись таких правил:

- номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням великої початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу структурного підрозділу N 19, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2002 році, будуть мати номери: 19 П-2002; 19 Т-2002; 19 о/С-2002;

- графи опису заповнюються згідно з відомостями, внесеними на обкладинку справи. Опис на справи тривалого зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком";

- графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передавання справ іншим структурним підрозділам Міністерства, про наявність копій тощо;

- систематизація справ структурного підрозділу, що вносяться до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і Міністерства в цілому;

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і Міністерства в цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під самостійним номером;

- при внесенні до опису підряд справ з однаковим заголовком пишеться повністю лише заголовок першої справи, а всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22. Описи ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

В кінці опису робиться підсумковий запис, де зазначається (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).