Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України в новій редакції

Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 (із змінами), Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004, та з метою удосконалення порядку опрацювання документів органів вищого рівня

1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України в новій редакції (далі - Інструкція), що додається.

2. Першим заступникам Міністра, заступникам Міністра, керівникам структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів у системі Міністерства та його територіальних органів прийняти Інструкцію для використання в роботі.

3. Керівникам структурних підрозділів центрального апарату, урядових органів у системі Міністерства та його територіальних органів забезпечити доведення Інструкції до всіх співробітників і безумовне дотримання вимог зазначеної Інструкції.

4. Установити, що керівники структурних підрозділів Міністерства несуть персональну відповідальність за додержання вимог Інструкції співробітниками підпорядкованих їм підрозділів.

5. Відділу документального забезпечення та роботи зі зверненнями громадян Департаменту забезпечення діяльності Міністерства кадрової роботи провести тиражування Інструкції у достатній кількості та довести даний наказ до працівників центрального апарату Міністерства, керівників урядових органів державного управління в складі Міністерства, Рескомприроди Криму, територіальних органів та спеціальних підрозділів Мінприроди.

6. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Мінприроди від 30.08.2005 N 309.

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

1.1. Інструкція з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Міністерства і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження або створення до відправлення або передачі в архів.

1.2. Викладені в Інструкції правила щодо порядку здійснення діловодних процесів в Міністерстві розроблено відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, актів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 (із змінами).

1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства та поширюється на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (далі - ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

1.4. У центральному апараті Міністерства застосовується повна централізація діловодства.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві покладається на заступника Міністра відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Загальне діловодство в Мінприроди здійснюється діловодною службою (за виключенням документів вищих органів влади). Документообіг та контроль за виконанням доручень вищих органів влади здійснює Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади.

У структурних підрозділах Міністерства ведення діловодства здійснює відповідальний за діловодство працівник, який затверджується наказом.

1.6. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється заступником Міністра, який в межах наданих йому повноважень, зобов'язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України та Верховної Ради України;

вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління Міністерства, різних відомостей, звітів, зведень та інших даних не передбачених нормативно-правовими актами документів, якщо це не викликано необхідністю;

забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті Міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення діловодних служб сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби Міністерства та структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті Міністерства та в організаціях, що належать до сфери його управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.7. Діловодна служба розробляє обов'язкові для виконання всіма структурними підрозділами центрального апарату Міністерства та організаціями, що належать до сфери його управління, проекти нормативно-правових актів з питань ведення діловодства, присвоює індекси, здійснює контроль за обов'язковим додержанням вимог Інструкції, всебічно сприяє механізації, автоматизації ділових процесів, надає структурним підрозділам організаційно-методичну допомогу в усунені виявлених недоліків.

Стан діловодства у структурних підрозділах Міністерства перевіряється один раз на рік (у лютому - березні за минулий рік) комісією, затвердженою наказом Мінприроди. Про наслідки перевірки складається акт, який доводиться до відома керівника структурного підрозділу та керівництва Міністерства для вжиття відповідних заходів.

1.8. Керівники структурних підрозділів у межах наданих їм повноважень зобов'язані:

забезпечувати дотримання працівниками підрозділу вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування, не допускати листування з питань, які можна вирішити шляхом особистих контактів або внаслідок інформаційних зв'язків. Листування між структурними підрозділами Міністерства не допускається;

постійно сприяти вдосконаленню діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення робочих місць сучасним обладнанням та локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

організовувати підвищення кваліфікації всіх спеціалістів підрозділу щодо роботи з документами з використанням засобів оргтехніки;

ознайомлювати новоприйнятих працівників з цією Інструкцією;

покладати на період відсутності працівника, відповідального за діловодство (відпустка, хвороба та ін.), ведення цієї роботи на спеціально визначену для цього посадову особу;

у разі звільнення або переходу на іншу роботу працівника, відповідального за діловодство, організовувати передачу справ, документів і реєстраційно-контрольних карток за актом призначеному на цю посаду працівникові.

1.9. Усі службові документи, що знаходяться на виконанні, повинні зберігатися в шафах і столах. У разі звільнення, переводу на іншу роботу, перебування у відпустці або перед відрядженням спеціаліста всі наявні у нього службові документи передаються іншій посадовій особі, визначеній керівником підрозділу.

1.10. Використання працівниками Міністерства службових документів і відомостей, пов'язаних з діяльністю Мінприроди, у засобах масової інформації і на телебаченні здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про інформацію" з дозволу керівництва Міністерства.

Відповідальний за ведення діловодства забезпечує облік і проходження документів у встановлені терміни та забезпечує контроль стану їх виконання.

1.11. У разі звільнення працівника, а також його відпустки, відрядженні чи тривалій відсутності, всі невиконані службові документи передаються на виконання особі, яка його заміщає, з відміткою в реєстраційно-контрольних картках.

1.12. Діловодство та листування в межах України ведеться державною мовою, а за межами держави - однією з міжнародних мов.

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення таких документів у Міністерстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У Міністерстві визначається конкретний перелік документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.3. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів - наказів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних центральних органів виконавчої влади або установ, можуть прийматися спільні нормативно-правові акти.

Накази мають нормативний або організаційно-розпорядчий характер.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів у Міністерстві є: Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Міністерством покладених на нього завдань і функцій;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Міністерства від вищих органів державної влади, доводяться до підвідомчих організацій за формою, встановленою автором документа. Якщо спосіб доведення не визначено, Міністерство це питання вирішує самостійно за допомогою:

надсилання ксерокопій розпорядчих документів органів вищого рівня разом із супровідним листом;

видання самостійних розпорядчих документів (наказів), в яких викладається зміст розпорядчого документу органу вищого рівня стосовно завдань Міністерства;

надсилання листів, якщо розпорядчий документ органу вищого рівня не потребує конкретизації завдань для Міністерства і підвідомчих йому організацій.

2.6. У всіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегії Міністерства, на зборах, засіданнях, нарадах фіксується в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегії Міністерства провадяться в життя наказами, які доводяться до виконавців.

2.9. Міністерство під час здійснення оперативних зв'язків з підприємствами, установами та організаціями, що належать до сфери його управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, доручення (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або електронною поштою шляхом відповідної фіксації такого процесу.

3.1. Приймання документів

3.1.1. Загальні документи, що надходять до Мінприроди, приймаються у діловодній службі. Документи, що надходять до Мінприроди з вищих органів державної влади приймаються в Секторі контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади.

Працівникам структурних підрозділів Міністерства забороняється безпосередньо приймати кореспонденцію від вищих органів державної влади, підприємств, установ і організацій.

3.1.2. Діловодною службою розкриваються всі конверти за винятком тих, які мають напис "особисто".

Під час розкриття конвертів перевіряється їх цілісність, відповідність номерів на документах і конвертах. У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті та у випадках, коли дата, поставлена на документі, відрізняється від дати на поштовому штампі конверта. Конверти обов'язково зберігаються до листів з пропозиціями, заявами і скаргами громадян, а також до судових, позовних заяв апеляційних і касаційних скарг, кореспонденції з правозахисних органів.

3.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатам.

3.1.4. Звернення громадян, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання, не підписані, визнаються анонімними, реєструються та списуються до архіву Міністерства і подальша робота з ними не проводиться.

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи (крім анонімних), що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду у діловодній службі. Попередній розгляд документів з вищих органів державної влади здійснюється Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади. Розгляд іншої кореспонденції здійснюється у діловодній службі начальником або особою, яка її заміщає.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства або керівниками структурних підрозділів відповідно до функціональних повноважень, визначення необхідності реєстрації документів та встановлення термінів їх виконання з наступною передачею структурним підрозділам Міністерства.

3.2.3. Попередній розгляд документів здійснюється обов'язково у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення вищих органів державної влади, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи Міністерства, наказом про розподіл функціональних повноважень між Міністром і його заступниками, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

3.2.5. Міністру відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, порядок денний засідань Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".

Міністром та його заступниками першочергово розглядаються Закони України, акти та доручення Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти вищих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом.

Інші документи передаються до структурних підрозділів виконавцям. Якщо документи не належать до компетенції відповідного структурного підрозділу Міністерства, урядового органу у системі Мінприроди, відповідальний виконавець протягом трьох днів з дня отримання такого документа (у разі терміновості - якнайшвидше) готує обґрунтовану доповідну записку з викладенням підстав для передачі документа за належністю.

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

3.3.2. Реєстрація документів здійснюється централізовано у діловодній службі, за винятком документів, що підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах за призначенням (бухгалтерія, кадрова служба, Сектор контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади тощо). Перелік документів, що не підлягають реєстрації у діловодній службі, наведено у додатку 1.

3.3.3. Реєстрація законів України, актів, доручень та рішень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України проводиться Сектором контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади.

3.3.4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та власні рішення Міністерства, за винятком документів оперативного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також тих, що враховуються у функціональних структурних підрозділах.

3.3.5. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в Міністерстві, так і ті, що надходять від підприємств, установ, організацій і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК (окрім тих, що надійшли електронною поштою).

3.3.6. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в Міністерстві один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.3.7. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту. Окремо реєструються:

закони України, акти, доручення та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України;

накази з кадрової діяльності (з особового складу);

накази Міністерства з основної діяльності;

накази про надання відпусток, відрядження працівників, акти ревізій, бухгалтерські документи тощо.

3.3.8. Під час реєстрації документам надаються умовні позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах груп документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, кореспондентами, датою тощо. Складові частини реєстраційного індексу мають послідовність, викладену вище і відокремлюються одна від одної косою рискою.

3.3.9. Реєстрація документів здійснюється до їх розгляду керівництвом Міністерства. Після розгляду вони передаються у діловодну службу для перенесення в ПК тексту резолюції і передачі виконавцям.

Документи можуть бути зареєстровані після розгляду відповідними посадовими особами. У такому випадку одночасно з даними про документ вноситься текст резолюції, індекс підрозділу - виконавця.

3.3.10. Для реєстрації всіх вхідних документів у Міністерстві застосовується система документообігу "Мегаполіс". Для реєстрації доручень вищих органів державної влади та звернень громадян застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, наведена в додатку 2.

3.3.11. Реєстраційні картки групуються у довідкові картотеки. Ці картотеки створюються окремо на кожний календарний рік і складаються з двох частин - невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуку документів в процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина - для пошуку виконаних документів з певного питання.

3.3.12. Не дозволяється приймати до виконання документи, на яких відсутній штамп реєстрації.

3.3.13. Закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України а також інші документи, в міру можливості, реєструються в автоматизованому режимі шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс, його короткий зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа - відповіді). Склад реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

При реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизований реєстраційний банк даних забезпечує працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення їх на дисплей.

Пошук інформації проводиться на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Діловодна служба забезпечує можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А-3 (297 х 420), А-4 (210 х 297) та А-5 (148 х 210).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи оформляються на бланках Міністерства.

Бланки Міністерства, департаментів, самостійних управлінь та відділів виготовляються згідно з вимогами державного стандарту ДСТУ 4163/2003 (додатки 3, 4, 5, 6, 7)

Бланки документів повинні мати такі поля (мм):

ліве - 30;

верхнє - не менше 10;

праве і нижнє - не менше 8.

Бланки виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою персонального комп'ютера.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій дозволяється оформляти не на бланках.

У Міністерстві встановлюються такі форми бланків: наказ, лист з реквізитами українською мовою.

4.1.3. Для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, складається з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

4.1.4. Зміст документів повинен викладатися стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст має бути пов'язаний із змістом раніше підготовленого документа з цього питання.

4.1.5. Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за родом ознак. Табличні тексти найчастіше використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

4.1.6. Проекти законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України складаються згідно з вимогами Регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 липня 2007 р. N 950 (зі змінами).

4.1.7. Проекти нормативно-правових актів розробляються з урахуванням необхідності подальшого вдосконалення діючих актів Міністерства.

Якщо з даного питання раніше видано декілька нормативно-правових актів, то слід передбачити в проекті об'єднання діючих норм з одночасною відміною раніше виданих актів.

4.1.8. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України - за рішенням Міністра на одного із його заступників відповідно до розподілу обов'язків;

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Міністерства.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі зазначені посадові особи.

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службові документи, що складаються в Міністерстві, повинні мати обов'язкові реквізити і відповідний порядок їх розміщення (додаток 4, 5): найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, короткий зміст до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа до складу обов'язкових реквізитів може бути доповнено інші реквізити, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" та наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2005 N 34/5 "Про вдосконалення порядку державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та скасування рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів", заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10) для запису про державну реєстрацію (додаток 8).

4.2.2. Найменування Міністерства повинно відповідати найменуванню, зазначеному у Положенні про нього. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документів (наказ) зазначається друкарським або машинописним способом і повинна відповідати змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він повинен бути максимально коротким і точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "Про що?", "Щодо чого?", "Чого?" Наприклад: Протокол (чого?) засідання комісії ..., Наказ (про що?) про створення ...

Якщо у документі йдеться про декілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовок документа розміщується з лівого боку аркуша під датою документа.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Усі службові документи датуються.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 31 березня 2009 року слід писати: 31.03.2009.

Якщо порядковий номер місяця або число складається з однієї цифри, то перед нею проставляється "0". Наприклад, 23 січня 2009 року слід писати: 23.01.2009. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 24 липня 2009 року видання (прийняття) і вступу в силу розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником, якщо в документі не вказаний інший строк вступу його в силу.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.

Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.

4.3.4. Обов'язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, в разі внесення змін і доповнень до попередніх резолюцій обов'язково проставляється дата повторного розгляду, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).

4.3.5. Дата підписання документа проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

У разі датування спільного листа за підписом декількох виконавців дата ставиться нижче підпису.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних Міністерством документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку:

вхідних документів - порядковий реєстраційний номер, через дріб - індекс кореспондента у межах групи документів, що реєструються, індекси виконавців. У разі необхідності зазначаються індекси з питань діяльності, індекси за номенклатурою справ;

вихідних документів - порядковий реєстраційний номер, через дріб індекс структурного підрозділу-виконавця і через тире індекс року.

Виняток складають індекси розпорядчих документів, якими є їх порядкові реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян доповнюються першою літерою прізвища автора документа.

4.4.4. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 224/06-15/24 або 31/07/26.

4.4.5. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

4.4.6. На документі, що готувався або виконувався кількома структурними підрозділами, в індексі зазначається номер підрозділу, який несе відповідальність за організацію виконання даного документа.

4.5. Погодження документів

4.5.1. З метою визначення доцільності документа, його обґрунтованості, відповідності чинному законодавству і правовим актам здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як всередині Міністерства (із структурними підрозділами, службовими особами, які у відповідності з їх компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті), так і за його межами (з підвідомчими і сторонніми організаціями).

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, Кабінету Міністрів України проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться у строк визначений їх розробниками.

Проекти документів, підготовлені структурними підрозділами Міністерства, погоджуються з установами, організаціями і службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питання, що порушене в проекті.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає в себе особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ та дату візування.

У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Під час підготовки документів обов'язково необхідне погодження співвиконавців.

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві (з обов'язковим розшифруванням підпису).

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна позначка за такою формою:

Про зауваження обов'язково доповідається особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів Міністерства обов'язково перевіряються юридичною службою на відповідність їх законодавству і погоджується ними.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження проставляється нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали і прізвище та дату погодження, наприклад:

Проекти нормативно-правових актів Міністерства перевіряються юридичною службою на відповідність їх законодавству і візуються його керівником, або особою, яка виконує його обов'язки, на другому примірнику на лицьовому боці проекту акта.

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження здійснюється колегіальним органом, гриф погодження оформляється таким чином:

4.5.7. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

4.6. Засвідчення документів

4.6.1 Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи, що надсилаються на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, а також накази Міністерства підписуються Міністром, а у разі його відсутності - особою, на яку покладено виконання обов'язків відповідно до наказу.

Інша кореспонденція підписується заступниками Міністра відповідно до їх функціональних повноважень.

4.6.3. Документи, що надсилаються на адресу підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління Мінприроди, підписуються Міністром та його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів відповідно до їх компетенції.

Документи, що надсилаються за кордон, в залежності від їх адресату і змісту, підписуються Міністром чи його заступниками.

Підписання керівниками структурних підрозділів Міністерства нормативних актів не допускається. Документи підписуються посадовими особами Міністерства відповідно до їх компетенції, яка визначається наказом про розподіл функціональних повноважень між Міністром і його заступниками.

4.6.4. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку і скорочене - на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком органам вищого рівня підписуються всі примірники.

4.6.6. У разі надсилання документа одночасно кільком центральним органам виконавчої влади, організаціям, що належать до сфери управління Міністерства, підписується тільки оригінал, який залишається у справах Міністерства, а на місця розсилаються копії.

4.6.7. Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписи проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади.

Наприклад:

4.6.8. Якщо підписується документ кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

4.6.9. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

4.6.10. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписування документи з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.11. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено у додатку 9.

4.6.12. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Розпорядчий документ видається у тому випадку, коли ведення затверджуючого документа потребує додаткових приписів і роз'яснень.

Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися наказом Міністерства.

Грифи затвердження розташовуються у правому верхньому кутку першого аркуша документа і оформляються належним чином.

4.6.13. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

4.6.14. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

4.6.15. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

4.6.16. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться на положеннях (статутах) установ, підприємств і організацій, договорах, посвідченнях, довіреностях.

4.6.17. Право підпису і перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається окремим наказом Міністерства.

Печатка, яка відтворює найменування Міністерства або його структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи (наприклад: Міністерство юстиції України), а також на посвідченнях про відрядження осіб, які прибули до Міністерства, на підписи керівників структурних підрозділів, на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання тощо.

Печатка кадрової служби проставляється на витягах з наказів, довідках з місця роботи, копіях трудових книжок тощо.

Відбиток печатки повинен захопити останні кілька літер найменування посади і початок особистого підпису посадової особи, яка підписала документ. Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено в додатку 10.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

У разі потреби в реквізиті "Адреса" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується декільком організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа одному кореспонденту, наприклад;

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений Міністром або його заступниками, керівниками структурних підрозділів Міністерства, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на окремих аркушах або спеціальних бланках, або на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, Кабінету Міністрів України здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які розробляються керівником Сектору контролю та перевірки виконання актів і доручень вищих органів державної влади і подаються на затвердження керівникові установи разом із зазначеними документами.