Про затвердження нормативних документів стосовно архівної справи у Міністерстві

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", з метою своєчасної організації підготовки та проведення експертизи цінності документів, їх відбору і підготовки для передачі на державне зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади України та у зв'язку із змінами організаційно-штатної структури Міністерства

1. Затвердити Положення про архівний підрозділ Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, що додається.

2. Затвердити Положення про експертну комісію Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи, що додається.

4. Департаментам та самостійним структурним підрозділам Міністерства у місячний термін розробити положення про експертні комісії своїх підрозділів відповідно до Положення про експертну комісію МНС.

5. Визнати такими, що втратили чинність, накази МНС України від 17.11.2003 N 442 "Про затвердження нормативних документів стосовно архівної справи у Міністерстві", від 15.05.2007 N 328 та від 12.09.2007 N 634.

6. Наказ довести до керівників департаментів та самостійних структурних підрозділів Міністерства.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Антонця В.М.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" та наказу Державного комітету архівів України від 06.08.2002 N 58 "Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації" у Міністерстві діє архівний підрозділ для тимчасового зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою або іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.

2. Архівний підрозділ є складовою частиною відділу документального забезпечення Департаменту організаційно-контрольної роботи Міністерства.

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією України і Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", іншими актами законодавства України, Державного комітету архівів України, МНС, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Інструкцією з діловодства у МНС та цим Положенням.

4. Основним завданням архівного підрозділу є:

- прийняття документів на паперових та інших носіях від структурних підрозділів та забезпечення їх зберігання;

- контроль за своєчасним передаванням документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) на архівне та державне зберігання справ;

- контроль за правильністю складання номенклатури, формування документів у справи та визначення строків їх зберігання;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання описів документів постійного зберігання, що відносяться до НАФ, справ з особового складу, а також схвалення актів про виділення до знищення справ (документів), які не віднесені до складу НАФ;

- створення та вдосконалення довідкового апарату архівного підрозділу;

- організація користування документами, видача в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам, інформаційне забезпечення їх потреб;

- підготовка і передавання документів (справ) Національного архівного фонду до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників центрального апарату Міністерства, які відповідають за роботу з документами.

5. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства своєчасного передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами;

- повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;

- давати структурним підрозділам Міністерства рекомендації з питань, що належать до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати від структурних підрозділів Міністерства відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво Міністерства про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в Міністерстві, у разі розгляду на них питань роботи з документами.

6. Архівний підрозділ працює за планом роботи (річним).

7. Архівний підрозділ очолює керівник (особа, відповідальна за архів).

У своїй діяльності керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, МНС, Положеннями про МНС, про архівний підрозділ та Інструкцією з діловодства у МНС України;

керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) призначається та звільняється з посади наказом Міністра.

7.1 Функціональні та посадові обов'язки

Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) при виконанні своїх посадових обов'язків керується наступними документами:

- Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи";

- Положенням про архівний підрозділ Міністерства;

- Положенням про експертну комісію Міністерства;

- рекомендаціями Державного комітету архівів України;

- Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

- Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів та змін і доповнень до нього.

Крім того:

- несе персональну відповідальність за комплектування архіву документами та їх зберігання згідно із затвердженою номенклатурою справ;

- організовує роботу з прийому за описами від структурних підрозділів Міністерства на зберігання в упорядкованому стані закінчених у діловодстві документів, їх обліку і зберігання, проведення експертизи цінності;

- щороку готує для розгляду експертною комісією річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу, що виділені для знищення, не віднесені до НАФ, у зв'язку із закінченням строків їх зберігання;

- готує документи до передавання їх на зберігання до Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (далі - ЦДАВО України);

- видає документи структурним підрозділам Міністерства в тимчасове користування, веде реєстраційний журнал видачі документів та стежить за своєчасним поверненням документів до архівного підрозділу;

- видає, в установленому порядку, копії документів та архівні довідки;

- веде облік використання документів, які зберігаються в архіві;

- перевіряє якість зберігання, правильність формування та оформлення справ у діловодстві Міністерства;

- бере участь у розробленні нормативно-методичних документів з архівної справи та організації документів у діловодстві;

- складає зведену номенклатуру справ Міністерства;

- бере участь у перевірці ведення діловодства та архівної справи в структурних підрозділах Міністерства;

- несе персональну відповідальність за технічний стан персонального комп'ютера, за зберігання і правильне використання закріплених за посадою печаток і штампів, стежить за санітарним і протипожежним станом робочого місця, раціонально використовує матеріально-технічне приладдя, меблі тощо.

7.2 Права і відповідальність

Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) повинен знати:

- структуру Міністерства;

- цільову роль усіх структурних підрозділів Міністерства та їх співробітників;

- порядок організації управлінської діяльності;

- практику застосування чинного законодавства;

- правила та норми охорони праці та протипожежного захисту;

- основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби.

Керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) має право брати участь в організації та проведенні інструктивних нарад (семінарів) з питань, що належать до його компетенції.

Взаємовідносини зі співробітниками та іншими працівниками структурних підрозділів Міністерства керівник (особа, відповідальна за архівний підрозділ) будує на підставі Положення про архівний підрозділ.

8. Кваліфікаційні вимоги

На посаду керівника архівного підрозділу (особи, відповідальної за архів) може бути прийнята особа з вищою освітою відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста, стажем роботи за фахом не менш 3 років або стажем роботи за фахом в інших сферах управління не менш 5 років.

9. До складу документів архівного підрозділу входять:

- закінчені у поточному діловодстві документи на паперових носіях, віднесені до НАФ, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Міністерства;

- науково-технічна, електронна документація, створена у Міністерстві або одержані ним на законних підставах;

- особові архівні фонди працівників Міністерства;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу Міністерства;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи за кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі Міністерства окремо.

10. Документи на паперових носіях передаються із структурних підрозділів Міністерства до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві, в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Державним комітетом архівів України (далі - Держкомархів).

Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу Міністерства одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі Міністерства:

для управлінської документації, центральних органів виконавчої влади і Міністерства - 15 років;

для документів з особового складу - 75 років;

для науково-технічної документації - 25 років;

для електронних документів - 5 років після виготовлення.

Строки тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі Міністерства можуть бути змінені з дозволу ЕПК Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України, до якого зазначені документи надходять на державне зберігання, чи ЦБПК Держкомархіву.

1. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", постанови Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 року N 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" і Порядку утворення та діяльності експертних Комісій з визначення цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2002 року N 1739, у Міністерстві утворюється експертна комісія (далі - ЕК) для проведення попередньої експертизи цінності документів, пов'язаних із внесенням їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилученням документів з нього.

2. ЕК є дорадчим органом. Її рішення набувають чинності після затвердження керівництвом Міністерства. Рішення є обов'язковим для виконання структурними підрозділами Міністерства.

3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням про ЕК.

4. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує голова ЕК, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Основними завданнями ЕК є:

- розгляд номенклатури справ структурних підрозділів, прийняття рішень про схвалення та подання на погодження до, архівного підрозділу Міністерства, фондоутворювачами яких вони є;

- розгляд описів, документів постійного зберігання, з особового складу та тимчасового зберігання документів, віднесених до НАФ, схвалення та подання на розгляд експертно-перевірочної комісії Центрального державного архіву вищих органів влади (далі - ЕПК ЦДАВО України);

- розгляд і затвердження актів про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, строки зберігання яких закінчилися;

- розгляд актів про невиправні пошкодження документів;

- розгляд пропозицій структурних підрозділів Міністерства про встановлення строків зберігання документів, не передбачених чинними переліками, та про зміну строків зберігання документів, затверджених чинними переліками;

- складання анотованих переліків унікальних документів.

6. ЕК має право:

- давати вказівки структурним підрозділам Міністерства з питань проведення експертизи цінності документів та підготовки їх для передавання на архівне та державне зберігання;

- вимагати від керівників структурних підрозділів Міністерства розшуку відсутніх документів НАФ і підготовки матеріалів розслідування причин втрати;

- вимагати від структурних підрозділів Міністерства відомостей, необхідних для визначення цінності і строків зберігання документів;

- заслуховувати на своїх засіданнях інформацію керівника діловодної служби про якість оформлення документів і формування справ у діловодстві, стан обліку та зберігання документів НАФ та документів тривалого (понад 10 років) зберігання, зберігання документів з особового складу;

- запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів Міністерства, а також - представників ЦДАВО України;

- інформувати керівництво Міністерства з питань, що входять до компетенції ЕК.

7. До складу ЕК, що затверджується наказом Міністерства, включаються директор Департаменту організаційно-контрольної роботи, начальник відділу документального забезпечення, керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів), досвідчені фахівці інших структурних підрозділів. Головою ЕК призначається перший заступник Міністра, а секретарем - керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів).

8. Секретар ЕК, за вказівками голови ЕК, забезпечує скликання засідань ЕК, складає план роботи, збирає пропозиції для внесення до порядку денного чергового засідання, складає протоколи, доводить до відома посадових осіб рішення ЕК, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.

9. Засідання ЕК проводяться за необхідністю, не рідше одного разу на рік і вважаються правомірними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу її членів.

Рішення приймаються більшістю голосів членів ЕК, присутніх на засіданні. Засідання ЕК оформляється протоколом, який підписується головою і секретарем, затверджується першим заступником Міністра.

10. У разі відмови голови ЕК підписати протокол засідання ЕК, вона може звернутися до ЕПК ЦДАВО України, чи ЦЕПК Держкомархіву України, рішення якої з цього питання є остаточним.