Про затвердження типових форм первинного обліку науково-інформаційної діяльності та Інструкції про порядок їх використання і застосування

З метою забезпечення єдиної методології організації обліку показників науково-інформаційної діяльності

1. Затвердити такі документи (додаються):

1.1. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності:

N НТІ-1 "Журнал зведеного обліку показників довідково-інформаційного фонду";

N НТІ-2 "Паспорт бази даних";

N НТІ-3 "Картка користувача органу НТІ, НТБ, організації";

N НТІ-4 "Журнал обліку робіт, що виконуються в режимі "Запит-відповідь";

N НТІ-5 "Журнал зведеного обліку показників довідково-інформаційного та бібліотечного обслуговування";

N НТІ-6 "Журнал обліку обслуговування за міжбібліотечним абонементом";

N НТІ-7 "Журнал обліку заходів щодо поширення досягнень науки й техніки, виробничого досвіду";

N НТІ-8 "Журнал обліку видань";

N НТІ-9 "Журнал обліку науково-аналітичних робіт".

1.2. Інструкцію про порядок використання і застосування типових форм первинного обліку науково-інформаційної діяльності.

2. Ввести в дію з 1 січня 1999 року зазначені форми та Інструкцію про порядок їх використання та застосування.

3. Держкомстату України довести вищезазначені документи до міністерств із метою забезпечення ними підпорядкованих підприємств та організацій.

1.1. Інструкція про порядок використання і застосування типових форм первинного обліку науково-інформаційної діяльності затверджена наказом Держкомстату та Міннауки України від 07.08.98 N 272/219. Розроблена на підставі узагальнення досвіду роботи органів науково-технічної інформації (далі - НТІ), науково-технічних бібліотек (далі - НТБ), служб науково-технічної інформації підприємств, організацій різних форм власності, надалі - організації, які мають довідково-інформаційний фонд (далі - ДІФ) та займаються науково-інформаційною діяльністю.

1.2. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності, затверджені наказом Держкомстату та Міннауки України від 07.08.98 N 272/219, призначені для використання в органах НТІ, НТБ, організаціях, які займаються науково-інформаційною діяльністю згідно з Законом України "Про науково-технічну інформацію".

1.3. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності використовуються для забезпечення єдиної методології організації обліку показників науково-інформаційної діяльності, вірогідності та зіставлення відомостей у цьому напрямку в органах НТІ, НТБ і організаціях різних форм власності та господарювання.

1.4. В інструкції затверджено Перелік показників науково-інформаційної діяльності, що підлягають обов'язковому обліку (далі - Перелік показників) в органах НТІ, НТБ, організаціях, які займаються науково-інформаційною діяльністю або мають у своїй роботі цей напрямок діяльності (додаток).

1.5. Типові форми первинного обліку науково-інформаційної діяльності є додатковими до існуючих первинних облікових форм бібліотечної документації, які використовують органи НТІ, НТБ, організації.

База даних - сукупність взаємопов'язаних даних, організованих згідно зі схемою бази даних так, щоб з ними міг працювати користувач.

Брошура - книжкове видання обсягом понад 4, але не більше 48 сторінок.

Бібліографічний опис - сукупність бібліографічних відомостей про документ, його складову частину чи групу документів, наведених за певними правилами, необхідних і достатніх для загальної характеристики й ідентифікації документа.

Бібліографічна довідка - довідка, яка вміщує добірку (список) бібліографічних описів, відповідно до зробленого запиту.

Видання - документ, призначений для розповсюдження вміщеної в ньому інформації, підданий редакційно-видавничій обробці, одержаний друком або тисненням, поліграфічно самостійно оформлений, з вихідними даними.

Видача копій та оригіналів - кількісний показник усіх видів документів (книг, періодичних і продовжуваних видань, спецвидів та ін.) або їхніх копій, доведених до споживачів різними формами (видами) бібліотечного та інформаційного обслуговування за певний період.

Депозитарний фонд - бібліотечний фонд, що підлягає постійному зберіганню в бібліотеках-депозитаріях.

Депонування - форма збору та розповсюдження наукових робіт, яка передбачає зберігання рукописів у бібліотеці чи інформаційному органі, сповіщання читачів про прийняття рукописів на зберігання і надсилання їх копій за вимогою.

Довідково-інформаційний фонд (ДІФ) - сукупність упорядкованих первинних документів і довідково-пошукового апарату, призначених для задоволення інформаційних потреб.

Довідково-пошуковий апарат (ДПА) - сукупність упорядкованих вторинних документів, створюваних для пошуку першоджерел.

Звіт науково-технічної документації з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт - науково-технічний документ, який вміщує систематизовані дані про науково-дослідну роботу й описує або процес, або результати науково-технічного досліду, або становище науково-технічної проблеми.

Інформаційна послуга - здійснення певного технологічного процесу науково-інформаційної діяльності й доведення отриманого кінцевого результату до споживачів задля задоволення їхніх інформаційних потреб.

Інформобслуговування - галузь професійної інформаційної діяльності, спрямованої на задоволення різноманітних інформаційних потреб.

Інформобслуговування в режимі "Запит-відповідь" - спосіб організації довідково-інформаційної роботи, при якому на кожний інформаційний запит оперативно готується й видається разова відповідь.

Книга - книжкове видання обсягом понад 48 сторінок.

Конструкторська документація - сукупність графічних та текстових документів, де зазначені склад та побудова виробів і вміщені всі потрібні відомості для їх розробки, виготовлення, контролю, приймання, експлуатації та ремонту.

Користувач - особа, яка користується інформаційними послугами для одержання інформації чи рішення певних завдань.

Міжбібліотечний абонемент (МБА) - бібліотечний абонемент, заснований на взаємному використанні фондів бібліотек країни згідно з установленими правилами.

Науково-інформаційна діяльність - сукупність дій, спрямованих на задоволення потреб громадян, юридичних осіб і держави у науково-технічній інформації, що полягає в її збиранні, аналітично-систематичній обробці, фіксації, зберіганні, пошуку й поширенні.

Носій магнітного запису - фізичне тіло, в якому інформація записується (зберігається) через зміну його магнітного стану.

Мікроносій - репрографічна копія у вигляді мікрофільму або мікрофіши, що містить одне або кілька мікрозображень документа на рулонній або форматній плівці, читання яких можливе тільки за допомогою оптичних приладів.

Патентна документація - сукупність документів (витягів із них), які містять відомості про результати науково-технічних і проектно-конструкторських розробок, заявлених або визнаних відкриттями, винаходами, промисловими зразками, про патентовласників, власників дипломів про відкриття та посвідчень про реєстрацію промислових зразків, корисних моделей і товарних знаків.

Періодичне видання - серійне видання, що виходить через визначені проміжки часу з постійним для кожного року числом номерів (випусків), без повторів у змісті, однотипно оформленими, нумерованими і/або датованими випусками, під одним і тим же заголовком.

Промисловий каталог - каталог, що вміщує систематизований перелік промислової продукції.

Тематична довідка - бібліографічна довідка, яка містить бібліографічну інформацію за певною темою.

Фактографічна довідка - невиданий вторинний інформаційний документ, в якому на основі пошуку, відбору, оцінки, аналізу та узагальнення фактографічної інформації наведені відомості, що характеризують стан окремого питання (проблеми) в галузі науки, техніки та виробництва в країні й за кордоном.

Фактографічні дані - дані, що характеризують який-небудь факт чи подію. Такі дані подаються в структурованому вигляді; над ними можна виконувати різноманітні допустимі операції.

3.1. У типових формах первинного обліку науково-інформаційної діяльності для обліку показників згідно з Переліком показників передбачено обов'язкові для заповнення графи, які визначені підсумковим результатом.

3.2. Типові форми первинного обліку містять ширше коло показників, які дозволяють контролювати в організації терміни виконання робіт, основні етапи проведення тощо.

3.3. Типові форми первинного обліку можна доповнити додатковими графами в тому разі, коли потрібно відобразити специфічні особливості науково-інформаційної діяльності, але без зміни граф, які є обов'язковими для обліку визначених у Переліку показників.

3.4. Типові форми первинного обліку залежно від загальної постановки обліку в органах НТІ, НТБ, організаціях можна вести в журнальному вигляді, картковому або у вигляді ведення окремих файлів у системі автоматизованого обліку з роздрукуванням, при потребі, облікових форм, підсумкових даних.

3.5. Кількість типових форм первинного обліку в органі НТІ, НТБ, організації визначається залежно від напрямків науково-інформаційної діяльності, які присутні в кожному з них.

3.6. Типові форми первинного обліку ведуться згідно з відповідним поясненням, які наведені в інструкції нижче.

4.1.1. Застосовується для зведеного обліку всіх документів, які надійшли в ДІФ органів НТІ, НТБ, організацій за визначений період. До складу ДІФ зараховуються всі види опублікованих і неопублікованих документів на всіх видах носіїв.

Рекомендуються такі підрозділи формування ДІФ:

книги й брошури;

періодичні видання;

патентна документація;

нормативно-технічна документація;

промислові каталоги; конструкторська документація;

звітна науково-технічна документація з науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт;

депоновані рукописи;

переклади науково-технічної документації.

4.1.2. Типова форма ведеться працівником, відповідальним за формування ДІФ в організації. Дані про надходження беруться з різних форм щоденного чи періодичного обліку, що існують в організації (книги сумарного обліку, інвентарної книги, реєстраційних картотек, актів про надходження і вибуття та інших), які обов'язково ведуться для сумарного обліку фонду за видами наявних документів або документів, що надходять у ДІФ.

4.1.3. Типова форма заповнюється в міру потреби залежно від обсягів документів, які надійшли та сумуються за рік.

4.1.4. Зміст граф форми такий:

4.1.5. Органи НТІ, НТБ, організації можуть вести облік надходження і вибуття також за спецвидами науково-технічної літератури та документації окремо залежно від організаційно-методичної постановки роботи з фондом.

4.1.6. Підсумовуються дані за графами 02-54 за поточний рік.

4.2.1. Застосовується для обліку баз даних (далі - БД) загального користування, які створено чи придбано органом НТІ, НТБ або організацією.

4.2.2. Паспорт на кожну БД ведеться працівником, який експлуатує придбану БД або відповідає за БД власної генерації.

4.2.3. Паспорт заповнюється: на лицьовому боці під час купівлі та оприбуткування придбаної БД в організації або при закінченні формування й передачі в експлуатацію БД власної генерації; зворотний бік - в міру поновлення БД.

4.2.4. На лицьовому боці паспорта розміщуються постійні дані про БД в полях, зміст яких такий:

4.2.5. Зміст граф звороту паспорта, де розміщують поточні відомості про БД, такий:

4.2.6. Підсумовуються дані за графами 06, 07 за поточний рік.

4.3.1. Застосовується для обліку кількості підприємств, організацій різних форм власності, що звернулися до органу НТІ, НТБ, організації за будь-яким видом інформаційних послуг.

4.3.2. Типова форма ведеться працівником, який відповідає за взаємодію і зв'язок з користувачами науково-технічної інформації.

4.3.3. Типова форма заповнюється: лицьовий бік - при першому звертанні для задоволення інформаційної потреби; зворотний - у міру надання послуг користувачеві.

4.3.4. На лицьовому боці типової форми записуються: найменування організації, поштова адреса та банківські реквізити.

4.3.5. Зміст граф звороту форми такий:

4.3.6. Підсумовуються дані за графою 16.

4.4.1. Застосовується для обліку всіх типів запитів, що надійшли в орган НТІ, НТБ, організацію в будь-якому вигляді (телефоно- або телетайпограми, листів, за допомогою електронного зв'язку, а також усно при відвідуванні).

4.4.2. Типові форми ведуться працівниками, які відповідають за виконання конкретних видів запитів.

4.4.3. Типова форма заповнюється в міру надходження запитів і їх виконання: графи 01-05 заповнюються при реєстрації запиту, 06-11 - після виконання запиту.

4.4.4. Зміст граф форми такий:

4.4.5. Обов'язковими для заповнення є графи 05, 06, 07, 08, 09, 10.

4.4.6. Підсумовуються дані за графами 06, 07 за поточний рік за категоріями І/Д.

4.5.1. Застосовується для обліку абонентів органів НТІ, НТБ, організації, відвідувань ними ДІФів, видачі документів ДІФу та їхніх копій за різними видами та режимами обслуговування.

4.5.2. Типова форма за всіма видами обслуговування ведеться працівником, який відповідає за довідково-інформаційне та бібліотечне обслуговування, або заповнюється на основі відомостей, що надаються у цій же формі фахівцями, відповідальними за окремі види обслуговування.

4.5.3. Типова форма заповнюється в міру обробки первинних облікових документів, які визначені в даному органі НТІ, НТБ, організації.

4.5.4. Зміст граф форми такий:

4.5.5. Підсумовуються дані за графами 05, 06, 17 за поточний рік.

4.6.1. Застосовується для обліку кількості абонентів міжбібліотечного абонементу (далі - МБА) органів НТІ, НТБ, організації, кількості документів, що запитані та видані по МБА даним органом НТІ, НТБ, організацією, а також документів, що були запитані та одержані з інших органів НТІ, НТБ, організацій.

4.6.2. Типова форма ведеться працівником, який відповідає в органі НТІ, НТБ, організації за МБА.

4.6.3. Типова форма заповнюється в міру завершення технологічних етапів проходження бланків-замовлень, як відправлених, так і одержаних.

4.6.4. Зміст граф форми такий:

4.6.5. Підсумовуються дані за графами 03, 05, 09 за поточний рік.

4.7.1. Застосовується для обліку науково-технічних заходів як виду науково-інформаційної діяльності щодо поширення досягнень науки й техніки, виробничого досвіду, їх впровадження, а також щодо підвищення рівня знань науковців і фахівців різних галузей економіки.

4.7.2. Типова форма ведеться працівником, відповідальним за організацію заходів.

4.7.3. Графи 01, 02, 03 заповнюються при плануванні проведення заходу, інші - після його завершення.

4.7.4. Зміст граф форми такий:

4.7.5. Підсумовуються дані за графами 03, 08 за поточний рік.

4.8.1. Застосовується для обліку матеріалів, що видаються органом НТІ, НТБ, організацією. Обліковуються як видання на замовлення, так і власні видання організації, що оприлюднюються й поширюються будь-яким засобом або депонуються.

4.8.2. Типова форма ведеться редактором або іншим працівником, який відповідає за організацію випуску видань.

4.8.3. Типова форма обліку заповнюється в міру надходження затверджених до друку матеріалів на виготовлення.

4.8.4. Зміст граф форми такий:

4.8.5. Підсумовуються дані за графами 03, 06, 07 за поточний рік. Після підсумку загальної кількості видань у графі 03 вказують у т.ч. кількість видань, які підготовлені для органів державного управління й місцевого самоврядування.

4.9.1. Застосовується для обліку наукових робіт в галузі науково-технічної інформації, а також аналітичних робіт (неопублікованих матеріалів), що виконуються в ході інформаційного забезпечення співробітниками органу НТІ, НТБ, організації замовників, у т.ч. за запитами органів державного управління й місцевого самоврядування.

4.9.2. Типова форма ведеться виконавцем робіт або працівником, який відповідає за цей напрямок діяльності органу НТІ, НТБ, організації.

4.9.3. Графи 01, 02, 03, 08 заповнюються до початку роботи над темою, тобто при підписанні договору на виконання наукових, аналітичних робіт, надходженні замовлення або згідно з планом робіт організації; інші - після завершення роботи над темою.

4.9.4. Зміст граф форми такий:

4.9.5. Підсумовуються дані за графою 04 за поточний рік, у т.ч. вказується кількість робіт, які підготовлені для органів державного управління й місцевого самоврядування.