Про затвердження Положення про Управління справами Державної митної служби України

У зв'язку з уведенням у дію нового штатного розпису, керуючись Положенням про Державну митну службу України, затвердженим Указом Президента України від 24.08.00 N 1022/2000,

1. Затвердити Положення про Управління справами Державної митної служби України, що додається.

2. Уважати таким, що втратив чинність, наказ Держмитслужби України від 08.08.03 N 543 "Про внесення змін до наказу Держмитслужби України від 02.12.02 N 670".

3. Контроль за виконанням наказу покласти на т.в.о. заступника Голови Служби Мудрого С.І.

1.1. Це Положення розроблено на підставі Положення про Державну митну службу України й визначає компетенцію Управління справами Державної митної служби України, а саме його права, завдання, функції, відповідальність, організаційну структуру.

1.4. Управління підпорядковується заступнику Голови Служби, який згідно з розподілом обов'язків між заступниками Голови Служби здійснює загальний контроль за діяльністю Управління.

1.5. Структура та штатний розпис Управління затверджуються Головою Служби в межах установленої штатної чисельності й фонду заробітної плати центрального апарату Держмитслужби.

1.6. До складу Управління входять загальний відділ, відділ листів і організації прийому громадян, сектор контролю виконання доручень вищих органів влади та Голови Служби, сектор роботи з документами.

1.7. Особовий склад Управління призначається на посади й звільняється з посад наказами Держмитслужби за поданням начальника Управління. Особовий склад добирається із числа кваліфікованих спеціалістів з відповідною освітою та досвідом роботи, як правило, з кадрового резерву.

1.8. Особовим складом Управління здійснюється чергування в надурочний час відповідно до графіка, який затверджується начальником Управління.

1.9. Діяльність Управління провадиться відповідно до планів роботи Держмитслужби та Управління.

1.10. Управління має печатку встановленого зразка (з найменуванням "Управління справами"), інші печатки й штампи.

1.11. Управління при виконанні покладених на нього завдань і функцій взаємодіє з іншими структурними підрозділами Держмитслужби.

2.1. Документаційне забезпечення діяльності Держмитслужби відповідно до Єдиної державної системи документаційного забезпечення (ЄДСДЗ), інших нормативно-правових актів.

2.2. Організація та здійснення діловодства й архівної справи, у тому числі й щодо документів з грифом "Для службового користування", у Держмитслужбі.

2.3. Організаційне забезпечення прийому громадян і роботи з їх зверненнями в Держмитслужбі.

2.4. Створення сприятливих умов для прискорення документообігу, скорочення часу проходження й виконання документів.

2.5. Організаційно-методичне керівництво та впровадження в митній службі України єдиного порядку роботи з документами.

2.6. Здійснення контролю за дотриманням виконавцями строків виконання доручень органів державної влади вищого рівня та керівництва Держмитслужби, наказів Держмитслужби, розгляду запитів і звернень народних депутатів, заяв і звернень громадян.

2.7. Виконання інших завдань, визначених керівництвом Держмитслужби.

Управління відповідно до покладених на нього завдань виконує регулятивну, правозастосовну, нормотворчу, контрольну, організаційну та аналітичну функції з питань діловодства й архівної справи.

3.1. Забезпечує прийом, реєстрацію, попередній розгляд і своєчасне передання керівництву Держмитслужби та доведення до виконавців документів, що надходять від органів державної влади вищого рівня, державних та господарських органів, митних органів, підприємств і організацій, структурних підрозділів Держмитслужби, а також звернень громадян.

3.2. Здійснює контроль за дотриманням строків виконання доручень органів вищого рівня, наказів Держмитслужби й доручень Голови Служби та його заступників, строків розгляду звернень громадян. Узагальнює матеріали про хід виконання контрольних доручень та аналізує стан виконавської дисципліни.

3.3. Організує діловодство, контролює його стан, здійснює методичне керівництво цією роботою в митній службі України.

3.4. Контролює дотримання вимог Інструкції з діловодства в митній службі України, затвердженої наказом Держмитслужби від 28.12.02 N 747, порядку обліку, використання й зберігання документів з грифом "Для службового користування" відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893.

3.5. Здійснює в установленому законодавством порядку прийом громадян, реєстрацію та попередній розгляд їх письмових звернень, скарг, надає керівництву Держмитслужби пропозиції щодо поліпшення цієї роботи.

3.6. Контролює та аналізує відповідно до вимог нормативно-правових актів стан роботи зі зверненнями громадян в Держмитслужбі. Узагальнює звіти з питань роботи зі зверненнями громадян.

3.7. Реєструє, розсилає та формує в справи накази Держмитслужби з основної діяльності та про відрядження.

3.8. Складає зведену номенклатуру справ, подає її на затвердження Голові Служби.

3.9. Здійснює організаційно-методичне керівництво роботою митних органів з питань архівної справи.

3.10. Організує проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, подає на розгляд Центральної експертної комісії Держмитслужби акти про відбір для знищення документів Держмитслужби.

3.11. Зберігає та використовує в установленому порядку гербову печатку з найменуванням організації.

3.12. Забезпечує зберігання, облік та видачу структурним підрозділам Держмитслужби номерних бланків, аналізує дані про їх використання.

3.13. Здійснює оформлення й розсилку вхідної та вихідної кореспонденції Держмитслужби, безпосередню доставку кореспонденції до органів державної влади вищого рівня.

3.14. Здійснює контроль за станом діловодства в частині документів з грифом "Для службового користування" у структурних підрозділах Держмитслужби.

3.15. Забезпечує друкування й тиражування документів, у т.ч. документів з грифом "Для службового користування".

3.16. Готує проекти наказів з питань, віднесених до компетенції Управління.

3.17. Бере участь у роботі з підвищення кваліфікації посадових осіб митної служби України з питань діловодства й архівної справи.

3.18. Разом зі структурними підрозділами Держмитслужби й Департаментом інформаційних технологій та митної статистики здійснює заходи щодо автоматизації діловодства й удосконалення довідково-інформаційного забезпечення.

3.19. Забезпечує роботу приймалень керівників Держмитслужби.

3.20. Забезпечує в межах своїх повноважень виконання вимог законодавчих і нормативно-правових актів з питань охорони державної таємниці та конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Управління справами має право:

4.1. Здійснювати контроль за дотриманням структурними підрозділами Держмитслужби та митними органами України строків виконання документів, строків розгляду й вирішення питань, порушених у письмових зверненнях, інформувати про результати цього контролю керівництво Держмитслужби.

4.2. Перевіряти стан діловодства в підрозділах Держмитслужби.

4.3. Брати участь у комплексних та тематичних перевірках митних органів України.

4.4. Отримувати від митних органів України звіти й інформацію з питань діловодства та виконавської дисципліни.

4.5. Надавати митним органам України методичні рекомендації з питань удосконалення діловодства й документального забезпечення їх діяльності.

4.6. Брати участь у заходах щодо підготовки кадрів і підвищення кваліфікації працівників митних органів України.

4.7. Вести листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, громадянами, установами, організаціями, підприємствами та митними органами України в межах компетенції Управління.

4.8. Для вирішення покладених на Управління завдань звертатися до керівництва митних органів України з питань залучення фахівців їх структурних підрозділів, методичне забезпечення та координація діяльності яких здійснюються Управлінням.

4.9. Надавати пропозиції керівництву Держмитслужби про заохочення або застосування стягнень і заходів дисциплінарного впливу до працівників митних органів України.

5.1. Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом Держмитслужби.

5.2. Начальник Управління:

5.2.1. Здійснює загальне керівництво роботою Управління.

5.2.2. Забезпечує виконання завдань, покладених на Управління, і наказів Держмитслужби в частині, що стосується компетенції Управління.

5.2.3. Затверджує положення про структурні підрозділи Управління та посадові інструкції його особового складу.

5.2.4. Надає пропозиції керівництву Держмитслужби про призначення на посади й звільнення з посад працівників Управління, про їх заохочення та застосування до них дисциплінарних стягнень і заходів дисциплінарного впливу.

5.2.5. Розглядає й погоджує кандидатури на посади керівників діловодних служб митних органів України.

5.2.6. Забезпечує взаємодію Управління зі структурними підрозділами Держмитслужби з питань організації та ведення діловодства.

5.2.7. Готує проекти доручень, вказівок і запитів митним органам України з питань, що належить до компетенції Управління, контролює їх виконання.

5.2.8. Погоджує проекти наказів Держмитслужби з основної діяльності, розпорядчих і нормативно-правових актів у питаннях, що належать до компетенції Управління.

5.2.9. Здійснює організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою зі зверненнями громадян в Держмитслужбі.

5.2.10. Контролює дотримання працівниками Управління вимог Законів України "Про державну таємницю"; "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та інших нормативно-правових актів України.

5.2.11. Забезпечує контроль за виконанням підрозділами Держмитслужби та митними органами України вимог нормативно-правових актів з питань діловодства й роботи зі зверненнями громадян.

5.2.12. Подає Голові Служби на затвердження акти про знищення документів і справ, строк зберігання яких закінчився, які не мають історичної цінності й у зберіганні яких немає практичної потреби.

5.2.13. Виконує інші завдання, визначені керівництвом Держмитслужби.

5.3. Начальник Управління має право:

5.3.1. Запитувати й одержувати в установленому порядку від структурних підрозділів Держмитслужби, митних органів України, фізичних і юридичних осіб необхідні для виконання завдань, покладених на Управління, інформацію та довідкові матеріали.

5.3.2. Надавати відповідно до своєї компетенції відомості, пропозиції та зауваження структурним підрозділам Держмитслужби, митним органам України, іншим державним і недержавним органам, громадянам.

5.3.3. Самостійно встановлювати організаційні принципи й схеми роботи Управління та його підрозділів і видавати відповідну організаційну документацію в межах Управління.

5.3.4. Вимагати від особового складу Управління додержання вимог законодавства, своєчасного виконання доручень керівництва Держмитслужби й Управління, інформувати керівництво Держмитслужби про порушення зазначених вимог посадовими особами Держмитслужби.

5.3.5. Підписувати листи Управління, візувати документи в межах своєї компетенції.

5.3.6. Уносити в установленому порядку подання про:

- призначення на посади або звільнення з посад працівників Управління;

- присвоєння їм спеціальних звань;

- заохочення їх або притягнення до дисциплінарної відповідальності;

- зміни в структурі та штатній чисельності Управління.

5.4. Начальник Управління несе відповідальність за:

- незабезпечення виконання покладених на Управління завдань і функцій, передбачених цим Положенням;

- неналежну організацію діяльності Управління, недотримання особовим складом законності в службовій діяльності;

- низький рівень трудової та виконавської дисципліни в Управлінні;

- негативні наслідки своїх розпоряджень, доручень, самостійно прийнятих рішень під час виконання службових обов'язків і за бездіяльність;

- недотримання вимог нормативних документів з охорони праці;

- недотримання вимог законодавства щодо забезпечення охорони державної таємниці, конфіденційної інформації, що є власністю держави, та за невжиття працівниками Управління заходів для виконання вимог законодавчих і нормативно-правових актів з цих питань.

5.5. Начальник Управління має одного заступника начальника Управління - начальника загального відділу.